4 april 2013 -
Veel HR-afdelingen onderschatten de kosten van HR-processen doordat ze hun functioneren niet meten en vergelijken. De werkelijke kosten zijn daardoor vaak niet zichtbaar bij organisaties. Een efficiëntere inzet, besparingen en verbeteringen van dienstverlening van de HR-afdeling blijven hiermee achter.
Dat concludeert ADP in het whitepaper ‘HR-uitdagingen en –oplossingen: Cost of Ownership verlagen door procesverbetering’.
Complexe kosten
De kosten van de HR-afdeling zijn vaak complex en variëren niet alleen sterk per organisatie, bedrijfstak, bedrijfscultuur en bedrijfsgrootte, maar ook per land. Het verwerken van persoonlijke gegevens van werknemers in Italië of Frankrijk neemt bijvoorbeeld meer dan 50 procent van de tijd in beslag die wordt besteed aan salarisverwerking, terwijl dit in Groot-Brittannië, waar het juridisch kader voor salarisverwerkingsactiviteiten minder complex is, aanmerkelijk minder is. Dit maakt het berekenen van de kosten niet altijd even makkelijk, zo blijkt uit de benchmarking database van ADP. De mate van complexiteit van de HR-processen bepaalt in sterke mate ook de benodigde expertise van de HR-afdeling.
Ook per branche zijn er grote verschillen, bijvoorbeeld bij de salarisverwerkingsprocessen. Voor per uur betaalde productiemedewerkers zijn deze processen bijvoorbeeld veel complexer dan die voor kantoorpersoneel. De totale kosten voor de salarisverwerking liggen daardoor dus hoger in de productiesector, waar grote aantallen per uur betaalde arbeiders werken, dan in de financiële dienstverlening.
Zichtbare en verborgen kosten
Over het algemeen zijn HR-afdelingen goed op de hoogte van de zichtbare kosten die zij maken, zoals directe arbeidskosten of systeeminstallaties. De minder zichtbare of verborgen kosten, zoals indirecte arbeidskosten en het opleiden van werknemers om HR-systemen te gebruiken, worden vergeten. Rieken Venema, Supervisor Business Consultancy bij ADP wijst erop dat het juist belangrijk is om ook die onzichtbare kosten in kaart te brengen: "Een meerderheid van de kosten die de HR-afdeling maakt, is niet duidelijk zichtbaar of verborgen. Wanneer die kosten niet worden meegenomen bij het maken van toekomstplannen loopt het HR-team een grote kans dat zij verkeerde beslissingen nemen."
Vooral in een tijd waarin steeds vaker wordt bezuinigd op personeelskosten en kwalitatief goed personeel schaars is, is inzicht in de werkelijke kosten van HR-processen van belang. Alleen dan zijn HR-afdelingen in staat om te bezuinigen op HR-verwerkingskosten. Aan de hand van de uitkomsten kunnen HR-afdelingen vervolgens de dienstverlening verbeteren, de productiviteit verhogen en beter gebruik maken van beschikbare middelen.
De whitepaper is erg interessant om door te nemen. Wij krijgen wel eens vragen van ondernemers hoe ze kunnen besparen op o.a. HR. Mijn payrolling collega's en ik gaan de whitepaper gebruiken ter aanvulling van ons advies.
Een zeer interessant artikel, zij het niet helemaal compleet. Er is wel degelijke een manier om het functioneren van HR inzichtelijk te maken, vooral waar het het aanname beleid van personeel is.
In de allereerste plaats, en dat vormt een steeds groter wordend probleem, heeft men geen duidelijk instrument een goede assessment te maken van een sollicitant. Aan de ene kant komt dit natuurlijk omdat een HR professional niet altijd even goed op de hoogte is van de inhoud van de betreffende discipline en aan de andere kant, ziet men de fout gemaakt dat men veel te veel met standaard vragen uit het boekje komt.
Vaak is HR niet meer, wat dit betreft, een vooruitgeschoven loket, met alle gevolgen van dien.
Een formule hiervoor is HR + LoP x 80 Hr x 1.5
Uur tarief + verlies van productiviteit, x , laat ons zeggen twee weken inwerktijd, maar ook nog eens het verlies van productiviteit van minstens een halve FTE, die de betreffende professional wegwijs moet maken dan wel op tempo te krijgen.
Die verborgen kosten kunnen wel degelijk omlaag wanneer men een goed instrument ter hand neemt die juist inzichtelijk maakt, wat men tijdens een sollicitatie traject in meer dan 80% van de gevallen niet boven tafel krijgt.
De werkelijke persoon die komt solliciteren en zaken zoals natuurlijke aanleg en hoe die persoon zich zal gaan gedragen. Natuurlijk niet tijdens de sollicitatie want dan zet iedereen natuurlijk een toneelgezicht op.
HR en advies beleid
Zou HR namelijk heel helder twee elementen op het netvlies hebben namelijk de verborgen kosten van bijvoorbeeld een nieuwe medewerker en nog eens een duidelijke persoonlijke inschatting en waarde voor de organisatie, wordt het geven van een gericht advies naar de betreffende manager die een sollicitant aan neemt, meer dan waardevol.
Waar het betreft de werkelijke inschatting van medewerkers en de wens of noodzaak van opleidingen is dat ook maar zeer povertjes geregeld. Natuurlijk is er enerzijds de wens en enthousiasme van de betreffende medewerken, aan de andere kant moet ondubbelzinnig vast staan of de persoonlijke en zakelijke competenties met elkaar in lijn zijn en dat een opleiding of cursus, wel een toegevoegde waarde heeft.
Met name die kosten kunnen nog wel eens aanzienlijk zijn en de werkelijke waarde weliswaar voor de medewerker maar niet voor de organisatie.
Gevolgen
De gevolgen van het ontberen van de juiste kennis en ervaring en tooling werkelijk een goede inschatting te kunnen maken van een medewerker of een sollicitant, die zijn aanzienlijk.
Eenvoudig voorbeeld
Momenteel is het, even de IT als voorbeeld nemende, zeer ernstig gesteld met de generieke en basis kennis van de IT bij de jongere garde. Zij kunnen aardig leren, makkelijk een certificaatje halen, zij zijn relatief goedkoop maar..... de gevolgen zijn aanzienlijk.
Zij hebben van visie, servicegerichtheid, oplossend vermogen bij processen en incidenten weinig tot geen kennis en ervaring. En dat vertaald zich dan vervolgens weer door langer aanhoudende storingen die steeds vaker voor gaan komen.
Door het wegsaneren van de 'duurdere' Kenniskern, hou je een weinig coherente slagvaardige organisatie aan over.
Een duidelijk voorbeeld wanneer HR niet duidelijk weet te maken dat de balans volkomen is uitgehold en dat ook inzichtelijk weet te maken.
De gevolgen?
we zien een steeds groter aanwas aan problemen en grootschalige incidenten doordat kennis niet meer voorhanden is of werd geborgd. En dat is mede toe te schrijven aan een tekort schietend HR beleid. Jammer genoeg.
