2 april 2013 -
In de ogen van de meeste werkgevers kan de huidige werkomgeving niet meer zonder vergaderingen. Of wordt er maar gewoon vergaderd omdat er een vergadering gepland stond? Het nadeel van deze vergaderingen uit gewoonte is dat er veelal te weinig aandacht geschonken wordt aan de daadwerkelijke noodzaak zodat de kans groot is dat deze achteraf gezien eigenlijk helemaal niet als nuttig bestempeld wordt.
Het wordt dus de hoogste tijd om ook het vergaderen eens kritisch onder de loep te nemen en wellicht te kiezen voor het nieuwe vergaderen. Dat stelt Floor van Sandt.
Vergaderen op afstand
Het letterlijke om de tafel zitten gedurende een vergadering is erg ouderwets. Laat het doel van de vergadering de juiste vergadervorm bepalen. Het is namelijk niet altijd meer nodig dat iedereen werkelijk op dezelfde plek aanwezig is. Wanneer er spijkers met koppen geslagen moeten worden is een face-to-face vorm natuurlijk altijd de beste, maar wanneer het alleen om de voortgang van bijvoorbeeld een project of een opdracht gaat, is vergaderen op afstand een goede optie. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een conference call.
Seats 2 meet
Wanneer er toch gekozen wordt voor een face-to-face vergadervorm kunt u natuurlijk altijd kiezen voor uw eigen vertrouwde vergaderruimte, maar wellicht is een andere locatie veel inspirerender en geest verruimender, waardoor de vergadering veel efficiënter zal zijn. Deze locatie elders is ook een goed alternatief wanneer de deelnemers verspreid over het hele land wonen, dan kunt u bijvoorbeeld kiezen voor een centraal gelegen stad, of een mogelijkheid waar ze Seats2meet aanbieden. Hier kunt u niet alleen vergaderen, maar ook rustig werken zodat u meteen de kans heeft om met anderen te netwerken.
Online vergaderen
Met de steeds verdergaande ontwikkeling op het gebied van mobile devices is de opkomst van online vergaderapplicaties geen vreemde ontwikkeling. Online vergaderen kan in verschillende vormen zoals webinars, webconferences en webmeetings met elk een specifieke vorm van online software. Waar een webinar voornamelijk bedoeld is om informatie over te dragen is een webmeeting de meest ideale vorm van online vergaderen. Deelnemers kunnen namelijk echt participeren met de vergadering. Welke vorm dus het meest geschikt is, is afhankelijk van het doel van de vergadering.
Met bovenstaande mogelijkheden kost vergaderen minder tijd, krijgt u meer energie en leidt het sneller tot acties. Dit zorgt ervoor dat in de ideale vergadersituatie een vergadering niet meer als iets verplichts gezien wordt, maar juist als een efficiënt contactmoment met gemotiveerde deelnemers. Laat binnen uw bedrijf dit ideaalplaatje werkelijkheid worden.
Ongelooflijk dat er toch vergaderd wordt als men eigenlijk al weet dat deze niet bij zal dragen aan nieuwe actiepunten. Vandaag vergaderen mensen behoorlijk wat af, maar geven ze steeds vaker aan dat deze vergaderingen geen positief effect hebben. Daarom hoop ik dat bedrijven minder gaan vergaderen en weer gewoon gaan werken.
