15 maart 2013 -
In de transitie tussen de ‘oude’ en de ‘nieuwe’ manier van werken waarin veel organisaties zich nu bevinden, dreigen medewerkers in ondersteunende functies steeds meer grip op hun situatie en op henzelf te verliezen. Reden waarom organisaties nú moeten investeren in deze groep medewerkers om te voorkomen dat straks een groot deel ervan aan de zijlijn komt te staan.
Dat stelt Annemarie de Martines, expert op het gebied van managementondersteuning in de 21e eeuw. De Martines: "Neem als voorbeeld Els. Els is vijftien jaar geleden aangenomen als secretaresse. Het belangrijkste criterium was een grote typevaardigheid. Bovendien werd tijdens het sollicitatiegesprek gesteld dat men liever niet had dat de secretaresse op eigen initiatief teksten ging zitten verbeteren. Kortom, accuratesse in combinatie met volgzaamheid. Nu vijftien jaar later vraagt diezelfde werkgever aan diezelfde secretaresse om actief mee te denken, de workload van de leidinggevende te prioriteren en met verbetervoorstellen te komen ten aanzien van werkprocessen. Oftewel, snapsnelheid en snapvermogen in combinatie met een dosis assertiviteit.
Is het reëel wat deze werkgever vraagt? Kunnen al deze competenties in één persoon, al dan niet latent, aanwezig zijn? Wat heeft de secretaresse in die vijftien jaar gedaan om zich verder te ontwikkelen? Wat zijn op dat gebied haar drijfveren? Heeft zij zich afgevraagd waar zij energie van krijgt en komt ze in haar dagelijkse werk toe aan die energie? Wat heeft de werkgever de afgelopen vijftien jaar gedaan met Els? Is er in haar ontwikkeling geïnvesteerd? Is met haar gesproken over haar drijfveren en talenten? Of is er vanuit gegaan dat ze ‘vanzelf wel mee verandert’?"
Zelfredzaamheid "In een tijd waarin veel gevraagd gaat worden van de zelfredzaamheid van medewerkers, van verantwoordelijkheid nemen en resultaatgericht handelen, is het maar helemaal de vraag of alle medewerkers daar zelf toe in staat zijn. Met name medewerkers in ondersteunende functies die vooral gewend zijn vanachter de coulissen te opereren nu in één keer te vragen vol overgave op dat podium te gaan staan, is in mijn ogen te veel gevraagd," stelt De Martines. "In de praktijk ervaar ik dat veel ondersteuners worstelen met hun rol die aan het veranderen is." De Martines concludeert: "Aan HRM en leidinggevenden de schone taak hen te helpen met deze nieuwe rol door met hen in gesprek te gaan, in gezamenlijkheid vaststellen wat ze nodig hebben en hoe hun toekomst er uit gaat zien, hetzij binnen hetzij buiten de organisatie. Natuurlijk heeft de medewerker hierin zelf ook een rol te spelen. Maar laat de werkgever nu de eerste stap zetten. Er is zo veel meer uit ondersteuners te halen. Je moet het alleen wel willen zien."
Klopt, speelt al jaren. Jammer genoeg is ondersteuning en dan zeker secretaresses altijd de sluitpost als het gaat om opleiding, training, persoonlijke ontwikkeling en HNW. En managers zijn meestal niet toegerust om ondersteuners te begeleiden in deze processen. Management hierbij begeleiden en helpen kan iets toevoegen. Maar ook hier geldt dat er vaak geen geld beschikbaar wordt gesteld, of geen tijd, of niet voldoende het belang onderkend,of moeilijk kunnen helder maken wat er nu precies speelt. Vaak wordt er van ondersteuning meer proactiviteit (erg subjectief gegeven) gevraagd, of meer meedenken, zonder dat helder is wat daarmee wordt bedoeld. Hoe kan een ondersteuner weten dat hij/zij proactief genoeg is of voldoende meedenkt? Hoe weet je en meet je dat? Dat vraagt keuzes, tijd en aandacht (en dus geld) dat organisaties moeten willen vrijmaken.
Susan
|
|
15
-
03
-
2013
|
13
:
03
uur
Ik begrijp de mensen die graag ondersteuner willen blijven, maar doen wij alle ambitieuze ondersteuner, die graag management-assistent willen/wilden worden, niet tekort? Er zijn er voldoende die in eigen tijd studies gevolgd hebben om die stap hoger te kunnen maken. Waarom altijd weer de ''baas'' om geld vragen? Volg een opleiding in overleg met je baas, spreek af dat je studietijd krijgt en/of eventueel een bonus (ter waarde van een deel van de studie) als je de studie met goed gevolg hebt afgerond. Zelfredzaamheid is ook hier van belang. Geen initiatief op dit vlak (intrinsieke motivatie) hoe kun je je dan ooit in je werk ontwikkelen?
Sandra
|
|
15
-
03
-
2013
|
15
:
30
uur
Ik mag hopen dat de gestelde situatie een voorbeeld was. Bedrijven die eind jaren '90 richting het millennium nog secretaresses zochten met als belangrijkste kenmerk typevaardigheid, liepen in die tijd toch al aardig achter de feiten aan.
Wat wel een feit is, is dat de secretaresse van weleer simpelweg niet meer bestaat. Met de intrede van de computer en daarbij behorende veranderingen is er geen vak zo veranderd als het secretaressevak. Secretaresses zijn ook geen secretaresses meer in de zin van het woord. Het zijn community managers of office managers, communicatief sterk en hebben veel meer in hun mars.
Een goede werkgever heeft dat eind jaren '80, begin jaren '90 gezien en de secretaresse zelf ook. Bijscholen en verder ontwikkelen was in die tijd erg belangrijk en werd ook veel gedaan.
Desondanks zijn er nog steeds veel managers die de kwaliteiten van 'hun secretaresse' nog niet op waarde weten te schatten en zodoende (nog) niet optimaal gebruik kunnen maken van de kwaliteiten.
Wat zeker niet gemist mag worden is het feit dat secretaresses gewend zijn geweest zich dienstbaar op te stellen en zich te schikken naar een situatie. Het feit dat zij soms vinden dat ze niet als gelijkwaardig worden gezien ligt ook voor een deel aan henzelf. Terwijl een secretaresse tegenwoordig gewoon een professional is met haar eigen pittige takenpakket!
Sorry, maar hier zijn wij het niet mee eens. De situatie die je schetst komt misschien nog bij een enkeling voor, maar dat is nog geen 1% van de NL Secretaresses. En gelukkig maar!
De Secretaresse van nu - en sinds jaren - is een echte sparring partner, de vertrouwenspersoon van haar Directeur, degene die heel veel zaken voorbereidt, en niet alleen een vergadering en de notulen maakt. Nota bene is de Secretaresse, zeker op hoog niveau, degene die besluiten van haar Directeur meestal eerder weet dan het lijnmanagement!
De(ze) Secretaresse organiseert, anticipeert, prioriteert, signaleert en reageert.
Een Secretaresse die gewend is alles te regelen voor haar Direteur laat zich de kaas niet van het brood eten. Sterker nog, de(ze) Secretaresse heeft nogal een 'vinger in de pap', hoe tegenstrijdig dat ook lijkt.
Het is simpelweg een fantastische en uitdagende baan die je alleen kunt vervullen als je 'Secretaressebloed' hebt.
Dit artikel had zo gekopieerd kunnen zijn uit een blad van twintig jaar geleden. Hier kunnen we niets nieuws mee. Ik had een pittig artikel verwacht over de veranderingen door het werken in de cloud, met iPad en smartphone. Jammer. Dit gaat over van het heeeel oude werken naar het oude werken. Nu nog iets over de omschakeling die anno 2013 onderwerp van gesprek is.
