Vier tips om het doel van uw vergadering te bepalen
1 maart 2013 -
Waarom vergadert u? Wat is het doel van uw vergadering? Is dat voor iedere deelnemer ook duidelijk? Praat u daarover met elkaar? Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! zet voor u op een rijtje wat het doel van een vergadering kan zijn en geeft meteen vier tips om dat doel te bepalen.
Vergaderdoelen kunnen zijn:
a. informatie geven,
b. informatie uitwisselen,
c. een mening vormen,
d. ideeën ontwikkelen,
e. besluiten nemen,
f. activiteiten plannen of een lange termijn planning maken.
Vaak heeft een vergadering meer doelen.
Duidelijk doel?
Soms lijkt het duidelijk wat het doel is. Als u in een adviescommissie zit is het doel om advies te geven. Maar wat voor advies geeft de commissie? En geeft u alleen advies als het gevraagd wordt? Of ook ongevraagd? Wat houdt een advies in? Hoe uitgebreid is het advies? Wat gebeurt er met het advies? Hoort de commissie wat er mee gebeurt? Zijn daar regels voor? Of gebeurt het elke keer anders?
Vier tips
Het kan ook veel complexer zijn. Als u deelnemers bent van een projectgroep is het doel een combinatie van alle hierboven opgesomde doelen. Ook bij een vergadering van een ondernemingsraad heeft u meestal meerdere van deze doelen.
Van den Bos geeft vier tips:
1. Bespreek het doel van uw vergadering. Laat het ook terug komen in uw evaluaties.
2. Als uw vergadering meerdere doelen heeft : zet op de agenda bij elk agendapunt het doel. Als het de deelnemers duidelijk is wat het doel van een agendapunt is bereiden ze het beter voor.
3. Maak als vergadergroep een jaarplanning. Dan ziet iedereen wanneer een onderwerp op de agenda komt en wat het ongeveer inhoudt.
4. Houd voor uzelf bij over welke agendapunten u in de loop van de tijd wilt praten. Dus maak ook een persoonlijke jaarplanning. Als een punt niet op de agenda komt kunt u het zelf aandragen. Zo houdt u voor ogen wat u echt belangrijk vindt.
