HR- en inkoopprofessionals sceptisch over aanbestedingstrajecten
12 februari 2013 -
Een grote meerderheid van de HR- en inkoopprofessionals heeft wel eens het gevoel gehad dat een inschrijver een aanbieding doet die hij of zij niet kan of gaat nakomen. Bijna 90 procent zegt dit wel eens ervaren te hebben. Dat blijkt uit een onderzoek van Harvey Nash waaraan ruim 100 HR- en inkoopprofessionals van grote Nederlandse organisaties deelnamen.
Daarnaast hebben HR- en inkoopprofessionals wel eens het vermoeden gehad dat een inschrijver bewust valse beloftes deed, alleen met als doel de aanbesteding of tender te winnen (88 procent). Ook hebben de HR- en inkoopprofessionals steeds vaker het gevoel dat het beloofde kwaliteitsniveau op papier mooier lijkt dan deze in werkelijkheid is (90 procent). Tot slot laat het onderzoek ook zien dat bij ruim 60 procent contractmanagement momenteel onvoldoende geborgd is in de organisatie.
Meetbare vragen
"Wij ervaren in de praktijk dat HR- en inkoopprofessionals op een gezonde manier kritisch zijn over aanbestedingen. Deze resultaten liegen er echter niet om. Het is belangrijk dat het vertrouwen in een eerlijke beantwoording van de uitgezette aanbesteding hersteld wordt. Een goede manier om dit te bereiken is het waarborgen van strategisch contractmanagement. Zoals uit het onderzoek blijkt is er hier nog duidelijk ruimte voor verbetering. Strategisch contractmanagement begint bij het formuleren van objectieve, concrete en meetbare vragen in de aanbesteding. Daaraan gekoppeld het afspreken van meetbare KPI’s en strenge sancties op het niet nakomen hiervan. De realisatie van de KPI’s dienen vervolgens consequent periodiek te worden geëvalueerd. Op deze manier vindt er daadwerkelijk controle plaats op de beloftes die zijn gedaan," aldus Thijs Maters, Business Development Manager van Harvey Nash.
Leuk leuk. Vooral het woord KPI. Dit item kan beter worden vervangen door kwaliteit per individu. De professional die al enige tijd op zoek is naar een baan die past bij zijn persoonlijkheid heeft grote twijfel over de hr professional die alles uit het boekje doet in plaats van te kijken waar werkelijke kwaliteiten liggen bij werknemers. Daarbij ook nog eens te kijken dat deze persoon hoog in het management heeft kunnen wroeten en weet hoe corrupt dit is. HR verdedigd dit ook nog omdat men anders zelf een enkele reis uitgang kan verwachten. Personeelsuitjes voor teambuilding naar Italie. Na een week moet men nog bijkomen van de alcoholische versnaperingen. Firma eigenbelang en co? Kortom, leuk gevonden maar niet geschoten.
We fronsen de wenkbrauwen een beetje bij dit artikel. Het lijkt erop alsof er twee disciplines door elkaar worden gehaald.
HR is er vooral om professionals te begeleiden en te ondersteunen, namens het management of de betreffende organisatie uiteraard, de inkoop professional is er natuurlijk voor de tender zelf.
Valse beloftes
Hebben wij het hier over het doen van 'beloftes'? Ik kan me niet heugen ooit in een tendercontract dat woord tegen te zijn gekomen. Wel de pretentie alles naar de letter van overeenkomst, wet en mogelijkheden na te komen.
Als wij HR en inkoop even in de eigen spiegel laten kijken dan komen we vast ook wel pretentie en presentie tegen die niet helemaal in de haak zijn. Zaken waarvan na betekening van contract of tender plots is gebleken dat zaken beduidend anders lagen dan met eerder illustreerde.
Datzelfde zien wij met regelmaat van de klok terug bij HR in vacaturebeleid. Misrepresentie en het stellen van oneigenlijke wensen/eisen die in de praktijk vrijwel niet is in te vullen.
Natuurlijk zullen partijen dan overgaan tot het doen van toezeggingen die eigenlijk later anders worden ingevuld. Dat is namelijk de truc van tendering. Eerst zorgen dat je de tender binnen haalt en daarna onderhandel je vrolijk weer verder over verschillende invulling.
Daar waar IT zaken er mee zijn gemoeid, is de schade dan ook met regelmaat aanzienlijk. Maar HR en inkopers hebben een tikje boter op het hoofd als men reden denkt tot klagen te hebben. Het is aan hen, hun eigen kwaliteit en professionaliteit, door die zogenaamde 'loze toezeggingen' heen te prikken.
En daar kan het nog wel eens mis gaan blijkt in de praktijk. Dus niet boos zijn als een ander zich goed probeert te verkopen aan u.
Bram Lamens
|
|
13
-
02
-
2013
|
12
:
31
uur
Beste medewerker van NumoQuest,
Als je een toezegging doet terwijl je op voorhand al weet dat je die niet gestand gaat doen dan noemen wij dat in gewoon Nederlands ook wel 'liegen'.
Begrijp ik het goed dan zegt u dat inkoop uitlokt dat er gelogen wordt door inschrijvers op aanbestedingen. Dat zou namelijk de truc zijn van tendering.
Uw redenering is natuurlijk belachelijk. En voor de goede orde, inkopers zijn er gewoon op uit om de beste prijs-/ kwaliteitverhouding uit de markt te halen en niet de beste goochelaar. Maar voor ik leegloop; eigenlijk hoop ik dat uw branchegenoten u op deze plek aanspreken op de handelwijze die NumoQuest kennelijk bij aanbestedingen volgt.
Geachte heer Lamens, tikje jammer dat u zo scherp uit de bocht snijd. Als u een reactie persoonlijk wil maken, doe dit dan gewoon per mail.
U stelt het volkomen juist als u zegt, dat wanneer je op voorhand 'toezeggingen' doet, dat dat in gewoon Nederlands liegen heet. Die mening zijn wij namelijk ook toegedaan. We zien dit soort bewegingen maar al te vaak bij politici voorkomen. Toezeggingen doen waarvan je weet dat je die later niet zal of kan uitvoeren. Dat doen overigens de inkopers ook met regelmaat door de voorstelling van zaken die overigens niet altijd even compleet blijkt.
Het inkoop beleid en de aanbieders spelen gewoon een spel en een dergelijke trend maakt gewoon deel uit van het 'overall spel'. Overigens, wij houden ons verder niet bezig met tenders, we reageren hier slecht in open termen, zonder verpersoonlijking, op een publicatie.
We zien overigens die bewegingen in tal van tenders terug komen waarna na het betekenen van de contracten en gewoon een soort verreken spel op gang komt. Menig leverancier wil nu eenmaal de goedkoopste zijn en als je de letter van de contracten neemt, dan weet je vaak dat de premie voor de tender, de taakstelling vrijwel niet dekken kan. Er is dan zoiets als 'gokken op nacalculatie'. Soms pakt die positief uit, soms negatief.
Het gebeurd op grote, en tegenwoordig ook op kleine schaal. Je krijgt dan vacatures te zien die volkomen onjuist zijn opgesteld, spook vacatures en vacatures waarvan je weet dat ze als FTE nooit kunnen worden ingevuld. Wat je daarmee uit lokt is dat veel professionals hun reactie zullen toeschrijven naar de vacature in de hoop dat.
Ik ben het volkomen met u eens dat je dan weliswaar naar iets zoekt, maar tegelijkertijd weet dat je de juiste persoon domweg nooit zal kunnen vinden. Die roep hoor je nog wel eens waarop onze reactie dan weer is, als je iets onmogelijks vraagt, niet zeuren dat je het dan niet zult vinden.
Als u even goed naar de reflectie had gekeken dan had u het over onze 'belachelijke redenering' gehad. De rode draad van het betoog is namelijk dat er van rede en redelijkheid soms erg weinig te bespeuren is.
Mocht u toch nog persoonlijke aantijgingen hebben, stellen we graag voor dit per email af te handelen zonder de lezers van MOL hiermee lastig te vallen.
