Bedrijven vinden digitale factuurverwerking (nog) te duur en te ingewikkeld
1 februari 2013 -
Een belangrijk deel van de bedrijven en organisaties vindt het elektronisch verwerken en archiveren van inkomende facturen nog te duur en te ingewikkeld. Dat blijkt uit een recent onderzoek van DDi Document Software. Uit het onderzoek van vorig jaar bleek dat voor 2012 de verwachtingen hooggespannen waren. Het is echter iets anders gelopen.
Hoe groot de mogelijkheden tot procesoptimalisatie en efficiency bij elektronische factuurverwerking ook zijn, voor veel organisaties die deze optie nog niet gebruiken blijkt het nog altijd een brug te ver. Terwijl deze organisaties volgens het onderzoek wel erkennen dat het proces van verwerken van papieren facturen te veel tijd kost (29,6 procent van de respondenten), regelmatig facturen zoek raken (18,5 procent) en er (te) weinig grip is op het totale proces (29,6 procent). Meer dan de helft van de respondenten (52 procent) is dan ook matig of niet tevreden over het proces zoals het nu verloopt. Thom Menssink, Commercieel Directeur DDi Document Software: ‘Redenen genoeg om zowel het proces als de alternatieven eens goed onder de loep te nemen.’ En dat doen de respondenten ook: meer dan 65 procent overweegt de stap te maken naar automatisering van het proces. Echter, daar hebben ze dan een termijn voor in gedachte die varieert van 6 maanden tot een jaar (50 procent) en de overige denken er zeker langer dan een jaar over te wille nadenken. Er is blijkbaar toch iets wat deze bedrijven tegenhoudt om sneller te handelen. En dat is de reële prijs die men in het algemeen over heeft voor het oplossen van de genoemde problemen. Deze bedraagt maximaal 10.000 euro (66,7 procent).
Verschuiving respondentengroep
Zo’n 70 procent van de respondenten ontvangt en verwerkt maximaal zo’n 10.000 facturen per jaar en de grootste groep respondenten komt uit de zorg (37 procent), uit transport & logistiek (29,6 procent). De derde grootste groep respondenten komt uit de financiële instellingen en dienstverleners (18,5 procent). Blijkbaar speelt de problematiek in deze drie groepen het meest. De overheid vormt deze editie slechts een klein percentage van de respondenten, dat zou kunnen betekenen dat die groep al in ruime mate is voorzien en daarvoor de enquête minder relevant is geworden. Dat klopt met eerdere onderzoeken waaruit naar voren kwam dat juist die groep al heel actief was met elektronisch factureren en -archiveren.
Het onderzoek wijst uit dat de bereidheid er wel is, maar de aarzeling over de investeringen is er aan de andere kant ook meteen. "Dat verbaast me nog steeds. De winst in efficiency, gebruiksgemak en inzicht is dermate groot dat de investeringen gemiddeld binnen een half jaar terug verdiend kunnen zijn. En dan heb ik het nog niet over de winst in compliancy, verantwoording ten aanzien van wet- en regelgeving. Iets wat tegenwoordig als bijzonder belangrijk wordt ervaren," aldus Menssink.
IT is een pracht vak met enorme mogelijkheden. In het verre verleden heb ik mee mogen schrijven aan een white paper bij een grote multinational in Nederland genaamd 'Clean Desk Policy'.
In het verlengde daarvan heeft deze multinational mij de mogelijkheid gegeven, we spreken hier 1998, om verder te kijken naar de mogelijkheden de papierberg verder terug te kunnen dringen. Dat is met IT gelukkig helemaal niet moeilijk en menig leverancier van software die u daarbij helpen kan.
Uiteraard zijn dat redelijk kostbare oplossingen. Ik heb daarnaast menig MKB-er bij gestaan met zeer eenvoudige en bruikbare oplossingen die hen geen enkele cent meer zouden kosten en zeker geen extra werk.
De reden? Omdat zij die software gewoon al bezaten of voor zeer weinig konden aanschaffen. In plaats van het maandelijks sturen van papieren offertes en nota's, ging dit nu digitaal, en ik ken eigenlijk geen enkele mkb-er, in de loop van de tijd, die er niet vrolijker van is geworden.
Ik ken zelfs mkb-ers die alleen nog maar digitaal willen werken omdat...... zij vrijwel niets meer op papier hebben anders dan belangrijke documenten namelijk de formele handtekeningen van klanten. De rest? Heel eenvoudig digitaal.
Nu kan ik me voorstellen dat vele commerciële partijen redelijk kostbare oplossingen willen verkopen. Dat is volkomen overbodig. Immers, de meest eenvoudige oplossingen zitten namelijk gewoon tussen de oren. Zo eenvoudig kan het zijn.
