25 januari 2013 -
Managers zijn continu bezig met plannen. Maar veel plannen worden nauwelijks gelezen laat staan dat ze worden uitgevoerd. Vaak zijn plannen niet scherp genoeg verwoord of is de samenhang tussen verschillende onderdelen onvoldoende duidelijk. Met de OGSM methodiek is dit verleden tijd, zo stellen Marc van Eck, Ellen Leenhouts en Judith Tielen, auteurs van Businessplan op 1 A4.
OGSM staat voor Objective, Goals, Strategies, Measures. Het is een businessplan op 1 A4 dat leidt van visie naar actie. De OGSM methodiek helpt om dromen, ideeën en plannen zo concreet te maken dat ze gehaald worden. Want dromen of plannen hebben is leuk, maar goede plannen hebben en deze waarmaken is veel leuker.
Managament by Objevtives
De OGSM methodiek is ontstaan vanuit het Management by Objectives-denken dat Peter Drucker halverwege de twintigste eeuw introduceerde. Dit is een bewezen managementmethodiek waarbij de doelen van organisatie en de doelen van de medewerkers aan elkaar verbonden worden door organisatiedoelen te vertalen naar subdoelen. Deze subdoelen zijn voor afdelingen en teams weer een hoofddoel. Zo weten medewerkers dat zij, met het bereiken van hun doel, een bijdrage leveren aan het hogere doel van de organisatie. Het samen overeenkomen van uitdagende maar haalbare doelen geeft medewerkers motivatie en empowerment. Zo wordt de kans groter dat een organisatie bereikt wat zij wil bereiken. De methodiek wordt door onder andere veel Fortune 500 organisaties wereldwijd gebruikt als hun belangrijkste tool voor strategische planning. Bekende voorbeelden zijn Procter & Gamble, Coca-Cola en Mars.
Vijf tips voor een businessplan op 1 A4 dat wél werkt.
1. Start met het beoogde einddoel
In de praktijk beginnen veel businessplannen met het optellen van acties en dan te bekijken waar dit de organisatie kan brengen. Deze ‘management by actions’ aanpak leidt tot mindere resultaten dan de ‘management by objectives’ methode van Drucker. Het OGSM begint dus met een duidelijke en krachtige verwoording van het kwalitatieve doel (de Objective) van de organisatie. Het geeft aan waar de organisatie wil staan aan het eind van een bepaalde periode. Dit is vaak één jaar, maar kan ook drie jaar zijn. Omdat de Objective leidend is voor alles wat volgt is het belangrijk dat alle betrokkenen hier overeenstemming over hebben. De Objective is dus het punt op de horizon dat de organisatie binnen de bepaalde tijdseenheid wil hebben bereikt. Een goede objective voldoet aan de volgende criteria:
• Hij moet ambitieus zijn, maar wel haalbaar
• Hij moet intellectueel juist zijn en emotioneel aantrekkelijk
• Het halen van de objective moet leiden tot volledige tevredenheid.
Een goed voorbeeld van een objective is er een die John F. Kennedy samen met de NASA formuleerde: ‘Onze landgenoten zijn trots op Amerika door als eerste een man op de maan te zetten’.
Het doel is duidelijk, en ook langs welke weg hier te komen.
2. Bepaal de kwantitatieve doelen
Een plan wordt gemaakt om het te realiseren. Dat geldt ook voor OGSM. Dus is het belangrijk om aan het eind van de rit wel te weten of de doelstelling is behaald. Maar ook tussendoor of het plan op koers is om op tijd te kunnen bijsturen indien nodig. Hiernaast is van belang dat alle betrokkenen dezelfde definitie hebben van de woorden uit de Objective. Vertaal daarom de Objective (het kwalitatieve doel) in kwantitatieve doelen (de Goals). Op basis hiervan kan aan het eind van de overeengekomen tijdsperiode worden bepaald of de Objective daadwerkelijk is behaald. De Goals zijn dus de coördinaten van het punt op de horizon, de Objective. Zorg dat de Goals SMART zijn, dat wil zeggen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaatgericht en Tijdgebonden.
3. Durf te kiezen Aangekomen bij de ‘S’ van Strategies. Maak specifieke keuzes hoe de Objective (en daarmee de Goals) te gaan halen. Kies maximaal vijf strategieën en maak een keuze alsof het uw eigen bedrijf is. Als er geen serieus alternatief is voor een strategie, is het geen strategie maar een feit. Scherp kiezen wat wel en niet te doen is de kunst van strategieën. Dit leidt tot focus, en de ervaring leert dat focus leidt tot resultaat. Alles een beetje doen of nog erger het ene doen en het andere niet laten, is kiezen voor middelmaat.
4. Zet visie om in actie
Zijn de strategieën bepaald, dan is het van belang om te meten of iedere strategie op koers ligt (en zo dus bijdraagt aan het halen van de Objective). In de laatste stap naar een inspirerend en gericht businessplan op 1 A4 wordt iedere strategie naar concrete actiestappen vertaald en wordt overeengekomen wie de actiestappen uitvoert en wanneer deze gereed zijn. Zo wordt de uitvoering van de acties, en dus de realisatie voor het businessplan zeker gesteld.
5. Speel niet vals, gebruik écht maar 1 A4
Geïnspireerd en gemotiveerd en wilt u ook aan de slag met een businessplan op 1 A4 dat wél werkt? Download hier gratis (http://businessopeners.nl/wp-content/uploads/2013/01/OGSM-Template.ppt) een OGSM template om uw Objective, Goals, Strategies en Measures helder op te schrijven op slechts 1 A4.
Het aangehaalde voorbeeld van objectives komt beter uit de verf als je Kennedy aanhaalt als:
that the United States should set as a goal the ''landing a man on the moon and returning him safely to the earth'' by the end of the decade.
Ik merk dat het bij mijn bedrijf ook nog schort aan een strak actieplan en een doel waar ik naar toe wil werken. Ik ga morgen dit aan mijn groep medewerkers voorleggen, om samen tot een actieplan te komen. We denken meestal op korte termijn (1-2 weken).
Ik zal morgen het artikel nogmaals lezen en de stappen voor mezelf even duidelijk opschrijven, zodat ik het duidelijk kan uitleggen aan de groep. Bedankt!
