Vergadering: vijf tips om polarisatie tussen ervaren rotten en groentjes te voorkomen
18 januari 2013 -
Als service aan de lezers van haar VergaderSter schrijft Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! artikelen over vragen die zij hebben. Deze keer over een vergadergroep waarin zowel mensen participeren die al heel lang bij de organisatie werken als mensen die daar net nieuw zijn.
Hoe gaat u om met, zoals een vraagsteller het formuleert, ‘de valkuil van een polarisatie tussen het oudere team (de ervaren rotten) en de nieuwkomers (de groentjes)'?
Van den Bos geeft u hieronder vijf tips om deze valkuil te vermijden:
1. Kies bewust hoe nieuwe mensen begeleidt worden en leg dat ook vast Zorg dat het inwerken in de vergadering geregeld wordt en dat bijvoorbeeld de 'nieuwe' een tijdje een sparringpartner krijgt uit de 'oude' groep.
2. Maak het bespreekbaar
De voorzitter heeft hierbij een grote rol. Hij of zij zorgt dat nieuwe mensen zich welkom voelen.
3. Doe activiteiten samen
Dat kan variëren van regelmatig een gezamenlijk lunch houden tot een training/workshop of een uitje. Door elkaar beter te leren kennen vervagen de grenzen tussen de mensen die elkaar al lang kennen en de nieuwkomers. Men kent immers iedereen nu. Als er al duidelijk twee groepen zijn: steek tijd in deze gezamenlijke activiteiten, bedenk wat de deelnemers leuk vinden om te doen en doe dat samen. Een activiteit op een andere locatie helpt ook. Iedereen is dan in een nieuwe omgeving.
4. Geef nieuwkomers gelegenheid om hun inzichten en kritiekpunten te delen Doe dit in een brainstormsessie. Laat iedereen ideeën spuien hoe het anders kan. Natuurlijk moet dit goed begeleid worden, misschien zelfs door iemand van buiten de organisatie. Anders kan het snel leiden tot verdere polarisatie tussen de groepen.
5. Sta open voor elkaar en respecteer elkaar
Voor de oudere garde: nieuwkomers kunnen een frisse wind door een organisatie laten gaan. Omdat ze niet gehinderd worden door de geschiedenis zien ze onderwerpen helder. Voor de nieuwkomers: maak gebruik van de ervaring en kennis van de oudere garde. Zij werken hier al lang en hebben veel meegemaakt in het werk.
Door de inzet van een Versnellingskamer/Group Decision Support System kan je de ideeen en meningen scheiden van de persoon. Je krijgt dan hele andere discussies die vaak veel inhoudelijker zijn. Wetenschappelijk is bewezen dat het gebruik van dergelijke tools een grote meerwaarde oplevert voor zowel de voorzitter als de deelnemers.
