23 november 2012 -
U kent het vast wel: met mensen die (regelmatig) te laat binnen komen op een vergadering. Er is bijvoorbeeld een overleg gepland van een maar deelnemers komen vijf of tien minuten te laat binnenlopen, pakken eerst een kop koffie en gaan dan pas zitten. Een grote ergernis voor degenen die wel op tijd aanwezig zijn. Hoe kunt u hier mee omgaan? Op dit vraag gaat Carla van den Bos van vergaderendoejezo! in.
Beste Carla, natuurlijk ben ik het met je eens om de laatkomers van vergaderingen aan te pakken. De methodiek mag echter wat minder soft dan je in je artikel weergeeft.
Wacht nooit op de laatkomers. De deur op slot doen is onzin, net zo min als de aanvangstijd te verdoezelen. Wat helpt is dat de voorzitter publiekelijk aan de laatkomer vraagt om de ruimte te verlaten en eventueel weer aan te sluiten na de break. Start de vergadering met het inventariseren van de rondvraag. Laatkomers hebben hier dus niets in te brengen. Schuif ingezonden agendapunten van laatkomers door naar een volgende vergadering, zij zijn er immers niet! Als voorzitter ook figuurlijk ''een stalen hamer'' benutten, is de beste remedie tegen wanordelijk vergaderen waar laatkomers deel van uitmaken.
Het allerbelangrijkste is om normen af te spreken over vergaderen. Op tijd aanwezig zijn, voorbereiding, vergadertijd, indienen van agendapunten etc. Maak afspraken en houd je daaraan. De voorzitter geeft het voorbeeld!
Wat me opvalt aan dit stuk is dat het EHBO oplossingen aandraagt. Helaas wordt er geen aandacht besteed aan de oorzaak van het structurele gedragsprobleem, namelijk gebrek aan leiderschap van de ''daders''. Mijn advies zou zijn dat de voorzitter (maar ook de anderen) met de betrokkenen om tafel zou gaan zitten om te bespreken hoe het nu eigenlijk zit met hun leiderschap, betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Het probleem aanpakken op sociaal-emotioneel niveau dus. Laten ervaren dat het laat komen meer betekent, bijvoorbeeld minachting voor de anderen. En een gebrek aan integriteit. Iemand die te laat komt ''steelt'' mijn tijd en energie en dat vertel ik dan ook zo aan diegene. Dat laat ik ook niet per se afhangen van de voorzitter. Feedback op dit taalniveau zet mensen meer aan het denken dan een represaillemaatregel.
René Jager | Organisatie & leiderschap ontwikkeling
ik ben het grotendeels met je eens. Ik vind dat voorzitters strenger moeten omgaan met mensen die te laat komen. Dat staat ook letterlijk in het artikel hierboven.
Laatkomers zorgen er voor dat de vergadering onoverzichtelijk en langer wordt.
Tijdens een workshop over vergaderen vertelde een deelneemster het verhaal over de deur op slot doen. Mensen de vergadering uit sturen zou ik als voorzitter niet doen. Met mijn tips is het op een vriendelijkere en toch strenge manier op te lossen.
In bovenstaand artikel mist een woord, waardoor een zin nogal onduidelijk wordt.
De tweede zin moet zijn: 'Er is bijvoorbeeld een UUR overleg gepland van een maar deelnemers komen vijf of tien minuten te laat binnenlopen, pakken eerst een kop koffie en gaan dan pas zitten.'
hallo René,
dank je wel voor je reactie. En natuurlijk ligt een deel van het probleem bij de voorzitter. Ik raad hem of haar aan strenger te zijn.
Diegene die mij het probleem voorlegde mailde dat ze al met elkaar erover gepraat hadden. Toch blijven mensen te laat komen. Dan kom je al snel in wat jij 'EHBO-oplossingen' noemt en mijn advies om strenger te zijn.
Met vriendelijke groet,
Carla van den Bos
Vergaderen doe je zo!
Ellen
|
|
9
-
08
-
2013
|
17
:
11
uur
En wat als het in de bedrijfscultuur ingebakken zit? Dat met een vergadering van 20 man er 5 op tijd zijn en de rest te laat?
Probeer dan nog maar een de laatkomers aan te pakken. Veel makkelijker is het om dan zelf ook maar te laat te komen, dan is iedereen er op dezelfde tijd. En dat is waarschijnlijk hoe deze cultuur ooit ontstaan is.
Tom
|
|
12
-
08
-
2013
|
09
:
02
uur
Wat mij onaangenaam verrast is dat de overige leden van de vergadering buiten beschouwing worden gelaten. Een voorzitter zit een vergadering voor, niets meer en niets minder. De overige, op tijd komende deelnemers kunnen ook bij de te laat komende collega's aangeven dat het te laat komen storend werkt en ongewenst is.
Ik zou als deelnemer van de vergadering een voorstel indienen om het te laat komen de eerstvolgende keer als agendapunt te behandelen.
Notoire laatkomers, die na herhaalde aansporing nog steeds weigeren op tijd te zijn, kunnen voor de volgende vergaderingen worden geweigerd. Een 1 op 1 gesprek met laatkomers wil ook nog wel eens helpen. Anders de mededeling dat het met zijn of haar leidinggevende wordt kortgesloten en de deelnemer tot nader order van de vergadering wordt geweerd. De overige deelnemers zouden zich meer moeten laten horen, of actief worden uitgenodigd er iets van te vinden. Een vergadering is niet iets van de voorzitter maar van van alle genodigden.
hallo Els,
gelukkig is een bedrijfscultuur te sturen.
Door niet mee te doen met het 'een kwartiertje later komen, want iedereen doet het' kan je richting hieraan geven. Als de vergadering wel op tijd begint en de deelnemers duidelijk laten merken dat het vervelend is als mensen te laat komen verander je het. Het kost immers iedereen extra tijd. Een beetje strenger zijn en zeggen dat je als er om 15 uur een vergadering afgesproken is je ook om 15 uur wilt beginnen is de eerste stap. Succes ermee!
En Tom: ik ben het helemaal met je eens dat je met elkaar de vergadering maakt. Natuurlijk is het belangrijk dat alle deelnemers betrokken zijn bij een vergadering.
Ik ben me er dan ook niet van bewust dat de overige leden van de vergadering buiten beschouwing gelaten worden in de bovenstaande blog. Het voorbeeld gaat toch juist over een vergadering waarin al meerdere malen gezegd is door de deelnemers dat ze het niet prettig vinden als mensen te laat komen?
Een voorzitter heeft echter de macht om wél op tijd te beginnen en om geen aandacht te besteden aan de laatkomers. Na afloop een gesprek erover te voeren is, denk ik, ook de taak van een voorzitter. Die is verantwoordelijk voor de tijdsverloop in de vergadering.
