Organisaties niet in staat technologie optimaal te gebruiken
17 oktober 2012 -
Een nieuw onderzoek van Ricoh Europe toont aan dat verouderende legacysystemen in de backoffice 79 procent van de Europese bedrijven tegenhouden om hun bedrijfskritieke documentprocessen volledig te stroomlijnen. Deze trend doet zich voor ondanks het feit dat de meeste bedrijven de transformerende kracht erkennen van nieuwe technologieën om hen te helpen beter te reageren op een snel veranderende markt.
Het wijst ook op het gebrek aan een totaalaanpak op het vlak van bedrijfstechnologie en bedrijfskritieke documentprocessen in Europa vandaag.
Nieuwe innovaties
Het onderzoek, deel twee van de Ricoh Document Governance Index 2012, toont aan dat Europese bedrijven wel zeggen dat nieuwe innovaties zoals smartphones en tablets hen wel helpen bij het beheren van hun bedrijfskritieke documentprocessen, maar dat ze daarentegen niet maximaal gebruik kunnen maken van die technologie omdat hun oudere systemen er geen volledige ondersteuning voor bieden. Het onderzoek bevestigt hoe verleidelijk nieuwe technologie kan zijn: 78 procent van de zakelijke leiders geeft toe dat ze investeren in nieuwe technologie voordat ze volledig op de hoogte zijn van de mogelijkheden van hun huidige systemen. Er werd ook een sterk verschil duidelijk tussen investeringen in technologie voor de front- en backoffice: nieuwe technologie vindt het vaakst zijn weg in de frontoffice en de integratie met de backoffice wordt hierbij vaak over het hoofd gezien. Deze onsamenhangende aanpak op het vlak van procesbeheer kan betekenen dat documentprocessen worden blootgesteld aan bottlenecks, dubbel uitgevoerde taken en beveiligingsrisico's.
Technologische verandering
Mark Boelhouwer, Director Strategy & Operations bij Ricoh Nederland: "Of bedrijven geloven dat tablets en smartphones de bedrijfshulpmiddelen van de toekomst zijn of dat ze denken dat een nieuwe innovatiegolf ze zal vervangen; het is duidelijk dat de door technologie gestuurde verandering niet meer te stoppen is en daarbij horen nu eenmaal nieuwe werk- en communicatiemethoden. Voor bedrijven is de uitdaging het plannen op de lange termijn en ervoor te zorgen dat iedereen in de organisatie op hetzelfde moment dezelfde reis volgt. Dat betekent dat de front- en backoffice volledig geïntegreerd moeten worden, dat informatie vlot toegankelijk moet zijn en dat samenwerking en kennisdelen probleemloos verlopen in de hele organisatie."
Cloud
Het onderzoek toont ook de verwarring aan die er momenteel heerst over hoe de cloud het best kan worden gebruikt om voordeel voor bedrijven op te leveren. Terwijl 70 procent van de Europese bedrijven de cloud gebruikt om mobiele toegang tot documentprocessen mogelijk te maken, gelooft slechts 50 procent dat de cloud het beheren van documentprocessen eenvoudiger maakt. Dit wijst op een gebrek aan planning bij zakelijke leiders die wel in de cloud investeren, maar niet de structuur
implementeren die noodzakelijk is zodat het nieuwe systeem de gewenste verbeteringen oplevert. Het betekent ook dat vele bedrijven geen profijt zullen halen van de voorspelde jaarlijkse boost van 160 miljard euro die de Europese Commissie voorspelt als het economisch voordeel van cloud computing voor het BBP van de EU tegen 2020.
Mark Boelhouwer besluit: '"Europese organisaties moeten nu handelen om hun bedrijfskritieke processen samen met de door hun gebruike technologie te controleren om te garanderen dat hun bedrijven zo efficiënt mogelijk werken. Er is een beter begrip nodig van de manier waarop kritieke documentprocessen werken, over hoe informatie stroomt binnen een bedrijf en hoe technologie hierbij helpt. Alleen zo kunnen mogelijke problemen gevonden en verholpen worden. De innovaties binnen de technologische wereld zullen sneller dan ooit tevoren gaan; daarom moeten bedrijven nu handelen om de concurrentie voor te blijven."
Over het rapport
Het rapport, opgemaakt door Coleman Parkes Research in opdracht van Ricoh werd samengesteld op basis van 1.075 interviews met C-level executives, directeuren en andere werknemers in Europa. Het is het tweede deel van een reeks rapporten over hoe bedrijven hun bedrijfskritieke documentprocessen koppelen aan hun beschikbare technologie en werknemers om zo een volledig verbonden organisatie te bekomen.
Download het onderzoek hier.
Een heel helder en interessant artikel. Het geeft een aardig inzicht hoe het met de ontwikkelingen van de laatste drie jaar gesteld is.
Cloud
Nog steeds, en wij zouden bijna zeggen begrijpelijk en terecht, is nog niet elke organisatie overtuigd van het nut van cloud. We geven u hier graag drie punten die naar onze mening onvoldoende dan wel niet goed en duidelijk zijn geregeld.
- Ownership
Wie is waar in de cloud verantwoordelijk voor en wie is waar op aan te spreken? Hier moet even een onderscheid maken tussen 'generic' en 'private' cloud. In de 'generic' cloud is er vaak sprake van meerdere partijen die 'bits & pieces' van data in beheer hebben.
- Back up
Er zijn verschillende methoden een backup te kunnen garanderen. Indien een organisatie ervoor kiest dit in eigen hand en beheer te houden is dat gedekt. Wanneer dit in handen van een externe partij wordt gegeven, zorg dan dat er een duidelijk test protocol is die periodiek word uitgevoerd. Te vaak gebeurd het namelijk dat backups niet op integriteit en recovery worden getest met als gevolg dat het niet voor het eerst zou zijn dat backups corrupt bleken te zijn. Met alle gevolgen van dien.
- Juridische aansprakelijkheid
Met name in de Generic cloud is de juridische verantwoordelijkheid een volkomen doolhof met als zekerheid dat een organisatie geen poot heeft om op te staan wanneer er zaken mis gaan.
- GEC
In de generic cloud is er geen enkele garantie dat data niet op plekken van een GEC terecht zal komen. In dat geval heeft u weer andere juridische uitdagingen met een groot land als de VS. Die stelt namelijk heel duidelijk dat bedrijven die (keten)zaken doen met GEC's, juridisch aansprakelijk kunnen worden gesteld in de VS.
Dit laatste zal voor de VS natuurlijk moeilijk zijn aan te tonen maar toch.
Nieuwe peripherals
Prachtig te zien dat nieuwe zaken op de markt integreren met bestaande systemen. Mobiele telefonie, Android, tablet, prachtige mogelijkheden. En die richting en ontwikkeling zal alleen maar sneller en goedkoper worden.
Ook al zijn die nieuwe peripherals in de praktijk soms nog best wel aan tekortkoming onderhevig.
