6 september 2012 -
Recent onderzoek van IDC, in opdracht van Ricoh, toont aan dat een verbetering van documentprocessen in organisaties direct kan resulteren in een verhoging van de omzet tot wel tien procent. Ontoereikende of niet goed lopende documentprocessen kunnen namelijk leiden tot het verlies van klanten, zo bleek uit het onderzoek.
69 procent van de respondenten zei dat ze waarschijnlijk minder zaken zouden doen met bedrijven met inefficiënte of ondoelmatige documentprocessen. 60 procent zei naar de concurrentie over te stappen, en 57 procent zou anderen aanraden geen zaken te doen met deze bedrijven.
Hogere omzet
Het goede nieuws is dat efficiënt ingerichte documentprocessen potentieel tot een hogere omzet kunnen leiden. Ruim acht van de tien respondenten gaf aan dat optimalisatie van document-gerelateerde, op de klant gerichte bedrijfsprocessen de omzet met gemiddeld met 10,1 procent zou doen stijgen. Dit kan worden bereikt door verbeterde communicatie met de klant, gestroomlijnde verkoopprocessen en het verbeteren van de klantondersteuning.
Betere klantineractie
Door verbeterde documentprocessen kan de interactie van een klant met een bedrijf over de hele linie worden verbeterd. Efficiënte processen hebben een positieve invloed op de klanttevredenheid omdat men zich dan beter kan richten op de behoeften van de klant. Dit is een essentiële factor voor klantenretentie en omzetgroei. Als klanten zich daarentegen geconfronteerd zien met inefficiënte en ondoelmatige documentprocessen, lopen ze mogelijk weg naar de concurrentie.
Betere bedrijfsprocessen
"De onderzoeksresultaten zijn waardevol voor managers die moeite hebben de verbetering van bedrijfsprocessen als prioriteit te stellen," aldus Mark Boelhouwer, Director Strategy & Operations van Ricoh Nederland. "Ze hoeven zich niet meer af te vragen of het aanpakken van documentprocessen genoeg rendement op hun investering zal opleveren. Met name in het huidige economische klimaat is ieder proces dat zowel de kosten drukt als de omzet verbetert, een win-winsituatie dat bovenaan de prioriteitenlijst zou moeten staan."
Tips
Ricoh adviseert meerdere benaderingen om met de mogelijkheden van documentprocessen omzetgroei te realiseren:
• Holistische benadering van de klanttevredenheid.De inkomende informatiestroom (input) wordt in een organisatie verwerkt en vervolgens op het juiste moment aan de juiste persoon geleverd (output). Waar past de klant in dit plaatje? Hoe kunnen klanten beter worden geïntegreerd in het proces zodat ze de nodige informatie op het juiste moment kunnen verkrijgen? En idem voor leveranciers en distributiepartners? Het proces staat hierbij voorop.
• Versterkte relaties door gestroomlijnde document- en informatieprocessen. Medewerkers staan dichter bij de klant, bijvoorbeeld doordat mobiele medewerkers die naar klantlocaties reizen meer controle en mogelijkheden hebben. Verbeterde document- of informatieprocessen kunnen ook bijdragen aan optimalisering van de communicatie in de toeleveringsketen, zodat de kans dat klanten weglopen kleiner wordt.
• Het proces staat voorop, maar het zijn de resultaten die tellen. De juiste zakelijke beslissingen kunnen alleen worden genomen als de juiste personen de juiste informatie op de juiste tijd ontvangen middels geoptimaliseerde processen. Anders zijn alle inspanningen zinloos.
