Mét de medewerker verdwijnen ook de waardevolle gegevens
17 juli 2012 -
Eén op de drie medewerkers (32 procent) heeft meer dan eens vertrouwelijke kantoorinformatie meegenomen of doorgestuurd, blijkt uit een nieuw onderzoek van Iron Mountain. Gevoelige informatie is met name kwetsbaar wanneer medewerkers vertrekken - al dan niet gedwongen. Het onderzoek laat zien dat maar weinig medewerkers er moeite mee hebben vertrouwelijke informatie mee te nemen - en de meesten vinden dat ze niets verkeerds doen.
Van kwade opzet is amper sprake (zeven procent). Belangrijkste drijfveer is dat de stelende medewerker denkt dat het gestolene nuttig is voor zijn of haar nieuwe baan (72 procent). Daarna is de belangrijkste motivering dat de vertrekkende medewerker zich mede-eigenaar voelt, omdat hij of zij heeft meegewerkt aan de totstandkoming van de informatie (66 procent).
Favoriete doelen
De favoriete doelen van vertrekkende medewerkers, betreffen altijd gevoelige en waardevolle informatie die essentieel is voor het concurrentievoordeel van de onderneming, voor de merkreputatie en voor het klantvertrouwen.
Het meest onder de arm worden genomen:
1. het klantenbestand (51 procent)
2. presentaties (46 procent)
3. offertes (21 procent)
4. strategische bedrijfsplannen (achttien procent)
5. ontwikkelingsplannen voor producten en diensten (achttien procent)
Ontslag
Met een positieve blik op de onderzoeksresultaten, kun je concluderen dat vertrekkende medewerkers die informatie van hun voormalige werkgever meenemen, gericht zijn op hun werk en hun productie, en het amper kwaad bedoelen. Maar het algemene cijfer dat er in zeven procent van de gevallen sprake is van kwade opzet, verandert volledig wanneer er sprake is van ontslag. Dan blijkt een derde (31 procent) er geen wroeging bij te wanneer hij of zij vertrouwelijke informatie opzettelijk meeneemt of deelt.
Digitale forten
"Europese bedrijven moeten momenteel haast maken om hun informatiebeheer aan te laten sluiten bij de Europese regelgeving die in de maak is. Verontrustend is het dan om te zien dat tegelijkertijd mét vertrekkende werknemers, gevoelige informatie veelvuldig het bedrijf verlaat," zegt Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain Nederland en België. "Bedrijven die begaan zijn met hun informatieveiligheid, neigen ernaar digitale forten te bouwen. Ze vergeten hun mensen en wat er allemaal aan papier rondzwerft, is onze ervaring."
Corporate Information Responsibilty
"Dit onderzoek sluit aan bij onze eerdere bevindingen dat bedrijven dringend behoefte hebben aan een samenhangend informatiebeleid dat in nauwe samenspraak met personeelszaken wordt opgesteld en dat geborgd wordt in een Corporate Information Responsibilty-programma. Bij de vertrekregeling, hoort een stevige vertrekprocedure, vanuit de gedachte dat menselijke gevoelens het gedrag sterk kunnen beïnvloeden," zegt Strik.
Heldere richtlijnen
Gebrekkig informatiebeleid kan een belangrijke oorzaak zijn, blijkt ook uit dit Iron Mountain-onderzoek: slechts 57 procent van de ondervraagden gaf aan dat het helder is welke informatie vertrouwelijk is. 34 procent Gaf aan niet op de hoogte te zijn van enige richtlijn over welke informatie het kantoor niet mag verlaten.
Dàt krijg je dus als mensen zich niet betrokken voelen bij het bedrijf, bijvoorbeeld als ze steeds herleid worden tot een slechts kostenpost.Bewijs? Er wordt met geen woord gerept over de kennis en de ervaring dat een bedrijf verliest telkens een medewerker het bedrijf verlaat.
Als interim professional ontkom je er niet vaak aan in contact te komen met 'gevoelige' bedrijfsinformatie. Dat is nu eenmaal inherent aan de manier van acteren.
Het artikel hier geeft voor dat velen zich niet eens bewust zijn dat ze dat doen. Dat doet bij mij dan toch wel de wenkbrauwen fronsen. Als werknemer ben je wel degelijk op de hoogte dat je met bepaalde 'gevoelige' informatie in contact kunt komen.
Wanneer je afscheid neemt van die organisatie dan is het je duidelijk welke informatie je mee neemt en wat niet. Eenvoudig gesteld neem je je verrijkte ervaring mee, dat is heel normaal. Je neemt ook geactualiseerde ervaring met je mee. Ook dat is nu eenmaal wat erbij hoort.
Als je het lijstje bekijkt en de beredenering dat de betrokkenen het niet eens zo erg bleken te vinden, geeft weer hoe zeer er sprake is van vervlakking van ethiek en moraal.
Het zou voor veel organisaties een echte 'eyeopener' moeten zijn. Werk aan de winkel voor organisaties zou ik zo zeggen.
