Tien tips om uw halfjaarcijfers tot leven te brengen
12 juli 2012 -
Veel beursgenoteerde bedrijven zien in tijden van crisis op tegen de presentatie van hun halfjaarcijfers. Want hoe brengt u slecht nieuws en houdt u tegelijkertijd medewerkers gemotiveerd en aandeelhouders tevreden? Volgens Farah Nobbe en Natalie Mieras van Nobbe | Mieras trainingen biedt de financiële presentatie een gouden kans om het verhaal achter de cijfers te vertellen en mensen gerust te stellen.
"Veel bestuurders leunen te zwaar op het feit dat ze voor een gemotiveerd publiek staan. Het klopt dus dat een CEO daarop inspeelt en de cijfers tot ver achter de komma presenteert. Maar juist in deze tijden van economische onzekerheid zijn aandeelhouders minder op zoek naar cijfers en willen ze met name gerustgesteld worden. De spreker moet dan extra aandacht schenken aan de presentatie en de cijfers tot leven wekken," zeggen Nobbe en Mieras, presentatie-experts en auteurs van het boek Meestersprekers.
Ook Paul Schnabel, directeur van het SCP onderstreept deze theorie. Hij presenteert bijna dagelijks statistieken en zegt daarover in het boek Meesterspreekers: "Je moet de cijfers als het ware uit de stijfheid van die getallen halen en laten zien dat het gaat over mensen. Over mannen, vrouwen, werklozen."
Tien tips om cijfers tot leven te brengen
1. Laat de relevantie zien
Laat zien wat de cijfers betekenen. Zeg niet dat het de onderneming tien fte gaat kosten als de omzet niet gehaald wordt. Zeg liever dat er veertien medewerkers ontslagen dreigen te worden.
2. Maak het visueel
Visualiseer de cijfers waar mogelijk. Laat de veertien medewerkers voor wie ontslag dreigt niet in de vorm van een getal, maar in de vorm van veertien poppetjes zien. Dat maakt meer indruk.
3. Laat de context zien
De cijfers komen pas in hun context tot leven. Laat een slide zien waarop alle 98 medewerkers te zien zijn, wederom in de vorm van poppetjes. Kleur de veertien poppetjes voor wie ontslag dreigt rood. Zorg dat mensen een gevoel voor verhoudingen krijgen.
4. Less is more
Het is niet nodig om alles te laten zien. Het publiek onthoudt toch maar een paar highlights. Wees volledig in de hand-out, niet in de presentatie. Wie minder vertelt heeft meer controle over wat er onthouden wordt.
5. Maak eenvoudige slides
Houd uw slides zo simpel mogelijk. Mensen hebben twee ‘kanalen’ waardoor informatie binnenkomt: een visueel en een verbaal kanaal. Als u teveel tekst en cijfers op een slide slaat zien dan raakt het verbale kanaal van de luisteraar verstopt en neemt hij minder op van wat er gezegd wordt. ‘Cognitive overload’ noemen wetenschappers dat.
6. Kies uw invalshoek Met dezelfde cijfers kunt u totaal verschillende verhalen vertellen. Kies. Bedenk welk verhaal u met deze cijfers wilt brengen en baseer uw presentatie hierop.
7. Denk na over de luisteraar
Denk na over het publiek. Wat zit hen in de weg om uw verhaal te horen? En wat helpt ze om mee te gaan in uw verhaal? Zorg dat er elementen in uw presentatie zitten die de toehoorder open en aandachtig maken. Neem weerstanden weg door tijdens de presentatie aandacht te besteden aan de zorgen van uw luisteraar.
8. Pas u aan aan het niveau van de luisteraar
Wat is het opleidings- en kennisniveau van uw publiek? Pas uw presentatie hierop aan. Een analist heeft totaal andere informatie nodig dan een magazijnmedewerker. Wees voorzichtig met jargon, en leg de assen altijd uit voordat u het gaat hebben over de curve.
9. Maak contact
Hoe meer aandacht u voor de luisteraar hebt, hoe meer indruk u zult maken. Dat lukt alleen als u goed voorbereid bent. Zorg dat u volledig vertrouwd bent met uw verhaal en de slides, zodat daar zo min mogelijk van uw aandacht naar uit gaat tijdens het presenteren.
10. Zorg dat u zichtbaar bent
Kom achter die decoratieve plant / katheder / tafel vandaan. Wie staat is sowieso overtuigender dan wie zit.
