7 juni 2012 -
Spreken in het openbaar: er zijn maar weinig managers die dit meteen goed of in ieder geval zonder meer of minder gezondespanning afgaat. Voor een extra steuntje in de rug en een goede voorbereiding, geeft Hugo Stienstra in zijn ‘Werken Vandaag’ blog tien bekende punten die de kop op kunnen steken bij het spreken in het openbaar- met de daarbij behorende oplossingen.
1. Heeft u een hekel aan toespraken of vindt u ze saai? Wees creatief. Begin een toespraak niet met: "Mijn naam is…", of "Ik ben…". Speel met deze woorden om u te introduceren: "Stel je voor…", "Klanten vertellen me…", "Als u iets nodig heeft ... dan". Voeg vervolgens uw bedrijfsinformatie toe en eindig uw introductie met uw naam. De luisteraars zullen zo’n introductie zeker waarderen.
2. Voelt u zich ongemakkelijk bij veel publiek?
Ga samen met een vriend naar uw presentatie toe en meng u samen in een gesprek. Wanneer u zich iets meer op uw gemak voelt, verspreidt u dan en voer een nieuw gesprek. Vergeet niet dat u zich ook in een gesprek kunt mengen, zonder iets te zeggen. Wees aanwezig, luister goed en vergeet uw negativiteit. Al snel zult u merken hoe het nare moment omgetoverd wordt tot een prettig moment.
3. Loopt u vast bij het maken van uw presentatie? Stel een alarm in op twee minuten. Zet alles wat in u opkomt, voor uw publiek, op papier. Vraag uzelf aan het einde af wat u wilt dat uw publiek weet én onthoudt wanneer ze uw presentatie verlaten. Schrijf dat op. Houd dus het einde in gedachten.
4. Weet u niet wat u met uw handen moet doen? Spreekt u te snel? Gaat u te snel door uw presentatie heen? Vertraag uw toespraak dan niet, maar verbeter uw oogcontact. Maak oogcontact voordat u begint met praten. Het is zoals bij sport: Richt eerst en presteer dan!
5. Bent u te afhankelijk van uw PowerPoint presentatie? Praat alleen wanneer u naar iemand kijkt. U kunt natuurlijk kijken naar uw notities of op het scherm, maar praat niet wanneer u dat doet. In de tijd dat u niet praat, kan het publiek de informatie verwerken.
6. Zit er een uitslover in het publiek?
Wanneer iemand in het publiek vervelend is of problemen veroorzaakt, stop dan met praten. Kijk in de richting van die persoon, wees stil en tel, in uzelf, tot drie. Maak vervolgens oogcontact met iemand anders en kijk niet meer terug. Vermijd contact met uitslovers. Ze zullen niet merken dat uw non-verbale signalen opzettelijk zijn. Ze zullen hard moeten werken om uw aandacht terug te winnen en de controle over te nemen.
7. Wilt u uw collega’s beïnvloeden tijdens een vergadering? Wanneer er om uw mening gevraagd wordt, vermijd zinnen met 'Ik'. In plaats daarvan moet u uw mening opstellen met drie onweerlegbare feiten. Hiermee bereikt u wederzijds begrip, hebben luisteraars meer aandacht en voorkomt u dat mensen te snel op hun gevoel afgaan en reageren met 'nee'. Druk deze drie feiten uit en volg met een beknopte mening door gebruik te maken van korte zinnen. Ga pas in op de details wanneer de luisteraars er klaar voor zijn.
8. Zijn conference calls een uitdaging voor uw spreken en luisteren?
Gebruik uw presentatiestem in plaat van uw normale stem. Bij het taalgebruik tijdens een presentatie, gebruikt u korte zinnen met meer pauzes. U zult merken dat u beter verstaanbaar bent. Wanneer u merkt dat veel luisteraars afdwalen, stop dan met uw presentatie en vraag om feedback: "Wat heeft u tot nu tot begrepen?". Spreek de luisteraars aan met hun naam, zodat het persoonlijker wordt.
9. Heeft u hulp of een gunst nodig? Uitleggen voor u iets vraagt, werkt het beste. Leg als eerste uit wat u nodig heeft en vraag daarna om hulp. Een voorbeeld hiervan is: "Kan ik uw auto maandag voor twee uur lenen?" tegenover "Mijn auto is bij de garage en ik kan geen huurauto op tijd meer krijgen voor de vergadering op maandagmiddag. Kan ik misschien uw auto lenen voor twee uur?".
10. Geeft de media u vijftien seconden van bekendheid?
U moet denken in ‘titels’. Bereid twee of drie belangrijke onderwerpen voor en laat ze horen. Zie de cameraman als uw vriend. Bijvoorbeeld: ‘Presenteren geeft professionals een uniek voordeel’ en ‘Communicatievaardigheden is zowel wetenschap als kunst’.
Over punt 3: na twee minuten lijkt me de presentatie toch niet af. Beter pak je een gestructureerde aanpak voor het maken van een presentatie. Begin absoluut met het doel voor ogen; het liefste vanuit de stap die het publiek moet maken.
NB Ik verwonder me over sommige punten... Het komt wat bij elkaar geraapt over. Bijvoorbeeld punt 9: wat heeft een auto lenen met spreken in het openbaar te maken?
