1 juni 2012 -
Hoe krijgt u meer grip op uw vergadering? Dat krijgt u door van te voren heel duidelijk het doel van de vergadering én van de aparte agendapunten vast te stellen. Bereid die goed voor. Hoe beter u de vergadering voorbereidt hoe meer grip u erop heeft en hoe meer u de resultaten krijgt die u wilt. Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! geeft aan de hand van een aantal vragen nog vier tips om uw vergadering goed voor te zitten.
Hoe wordt u de voorzitter zoals u wilt zijn? Dat is lastig natuurlijk. Eerst zult u moeten bepalen hoe u nu bent en hoe u wilt worden. Dan kunt u het pad bepalen waardoor u wordt zoals u wilt zijn. Denk hier goed over na. Wat mist u om de voorzitter te worden die u wilt zijn? Waarom mist u dat? Kunt u dat zelf bijspijkeren?
Hoe bereidt u vergadering effectiever voor?
Bij de meeste vergaderingen wordt de voorbereiding verwaarloost. Het begint pas als de voorzitter de vergadering opent. Dat is jammer. Men mist hiermee heel veel mogelijkheden om voor de vergadering al veel te doen. De tip van Carla van den Bos hierbij is om als u met een grote(re) groep vergadert die op te splitsen in kleinere. Dat kunnen werkgroepen op thema zijn of willekeurige groepen. De werkgroepen bereiden natuurlijk hun eigen thema's voor. De andere groepen bereiden samen belangrijke agendapunten voor de vergadering voor. Verdeel de agendapunten onder de groepen. Uit de groep rapporteert één iemand het terug in de vergadering. Voordelen hierbij zijn: veel werk wordt nu voor de vergadering gedaan, u creëert meer betrokkenheid onder de deelnemers, ze leren elkaar beter kennen en de vergadering is korter omdat maar één iemand van een groep praat en het allemaal goed voorbereid is. Nadeel is dat er voor de eigenlijke vergadering nog een keer vergaderd wordt.
Hoe houdt u de tijdsplanning beter in de hand?
Maak van te voren een goed doordachte tijdsplanning voor uw vergadering. Merkt u tijdens de vergadering dat een agendapunt meer tijd nodig heeft? Bedenk of een andere agendapunt doorgeschoven kan worden naar de volgende vergadering. Kan dat niet? Is de huidige discussie echt zo dringend? Zo niet: plan de rest van de discussie in de volgende vergadering. Is het wel dringend en u kunt niet schuiven met de andere agendapunten? Houdt de discussie kort en wees streng!
Hoe kunt u sneller besluiten op een manier, die gedragen wordt door de deelnemers?
Hierover is heel veel geschreven. Dit is een aanvullende tip die u veel tijd kan schelen bij de besluitvorming. Peil voor een besluit even hoe de meningen liggen. Doe het met handopsteken. Formuleer uw vraag duidelijk. Als u ziet dat er nauwelijks verschillende meningen zijn: ga niet uitgebreid in discussie. Men is het al met elkaar eens. Als u dit niet doet gaat iedereen alle argumenten voor en tegen de voorstellen vertellen aan elkaar, terwijl dat helemaal niet nodig is. Nu hoeft u alleen de juiste beslissing waar iedereen achter staat te formuleren.
Gedeeltelijk eens met de tips. Een goede voorbereiding is altijd nodig voor een geslaagd resultaat. Maar hand- of duimopsteken veroorzaakt vaak sociaal wenselijke reacties. Er zijn tegenwoordig hele goede applicaties die vergaderingen ondersteunen en dit gedrag weghaalt. Wetenschappelijk is ook bewezen dat de inzet van een Group Decision Support System zoals Spilter de vergadertijd met 50% kan reduceren. Je kan vooraf reeds informatie verzamelen, het proces wordt strak gestuurd,je ziet heel snel waar de overeenkomsten of de verschillen zitten waardoor de discussies inhoudelijker worden en je hebt direct de beschikking over de notulen.
Als ik groepen begeleid die effectief en doelgericht willen vergaderen stel ik een paar vragen vooraf:
Wie is de voorzitter?
Is het de gespreksleider of de teamleider/ leidinggevende? Door hier onderscheid in te maken voorkom je vermenging van belangen en geef je de leidinggevende èn de teamleden optimaal ruimte om expliciet vanuit hun eigen rol, belang èn opdracht argumenten in te brengen. Dit verhoogt de kwaliteit van besluiten en voorkomt onduidelijkheid in de uitvoering.
Wil je snel of effectief vergaderen?
Probeer niet te snel te vergaderen. Je vergadert om samen een doel te bereiken en als het goed is levert dat energie èn betrokkenheid op. Ik ben het helemaal eens met het belang dat Carla van den Bos hecht aan een duidelijke doelstelling van een vergadering en van afzonderlijke agendapunten. Je kunt een vergadering soms beter uitstellen als er geen duidelijk doel is.
Maak onderscheid in vergaderingen over uitvoering en over beleid. We praten heel wat af over zgn beleid, terwijl er al lang afspraken zijn en in de uitvoering van alles hapert. Daar hoeft niet een hele vergadering zich over te buigen. Daar moet de leidinggevende een besluit over nemen. Is het beleid niet duidelijk genoeg, dan kun je bijstellen. Zo voorkom je ook dat er in de uitvoering onduidelijk en langzaam beleid wordt bijgesteld. Met veel geklaag over onduidelijke communicatie tot gevolg; herkenbaar? Ik adviseer nadrukkelijk niet om aparte afdelingen voor beleid en uitvoering te maken! Ik adviseer: bepaal per agendapunt of het om beleid of uitvoering gaat, of je invloed hebt op het onderwerp (ligt het binnen je domein) en of er voldoende informatie is om een afgewogen besluit te nemen.
Beeldvorming of meningsvorming?
Maak als gespreksleider werkelijk onderscheid tussen beeldvorming (is het beeld duidelijk genoeg om je mening te kunnen vormen) en meningsvorming (wat zijn je argumenten). Het voorkomt onnodige en warrige discussies, helpt te focussen op het gemeenschappelijke doel omdat mensen minder argumenten van elkaar gaan herhalen.
Consent!
Het geeft ook lucht en bevordert creativiteit als je de ruimte hebt om in te stemmen met een voorstel waar je op dit moment geen overwegend en beargumenteerd bezwaar tegen hebt; Consentbeginsel. Als je weet dat je mèt argumenten je consent kunt onthouden of intrekken ervaar je meer ruimte om consent te geven. Immers, wie is het ooit helemaal ergens mee eens of oneens? Door consent toe te passen worden er meer argumenten uitgewisseld en dat komt zelfs de snelheid van vergaderingen te goede!
De wereld om ons hen verandert constant en dan moet je besluiten kunnen bijstellen. In sommige teams is dat not done, want dan het lijkt alsof je het eerder fout gedaan hebt. Maar fouten maken moet als je wilt leren! Het geeft lucht en bevordert creativiteit als je van elkaar weet dat je een besluit neemt waar je voor dit moment mee kunt instemmen. Bijstellen moet kunnen, maar wel met argumenten.
Naast de structuur van je vergadering heeft de structuur van je organisatie erg veel invloed op het gedrag van mensen. Maar dat is voor een andere discussie.
