23 mei 2012 -
In een paar jaar is Bring Your Own een enorme trend geworden: Nederlanders lopen hiermee wereldwijd zelfs ver voorop. Misschien niet vreemd, als u zich bedenkt we in Nederland - meer nog dan in andere Westerse landen - Het Nieuwe Werken omarmen. Maar wat vreemd is, is dat de werkgevers die zo coulant zijn in het toestaan van eigen mobiele telefoons, laptops en tablets, een stuk terughoudender zijn met het inrichten van mobiele werkplekken.
Daarin lopen we juist achter op de rest van de wereld. Daarom geeft Nienke Schipper-Pauw van Citrix tien goede redenen om workshifting met beide armen te omarmen.
Vaste werkplek sterft uit
Nu de PC langzaam verdwijnt uit het kantoorbeeld sterft ook de vaste werkplek uit. Vroeger waren ze nog de uitzondering: vertegenwoordigers die zelden achter hun bureau zaten, maar met een laptop en mobiele telefoon het hele land doorreisden. Workshifting is nu meer de norm aan het worden dan de uitzondering: iedereen kan overal en altijd inloggen op het bedrijfssysteem.
Geen mobiele werkplekken
Maar ondanks dat we in Nederland de mond vol hebben van Het Nieuwe Werken, is er iets opvallends aan de hand: met het inrichten van die mobiele werkplekken wil het nog niet zo vlotten. Onderzoek van Vanson Bourne (in opdracht van Citrix) laat zelfs zien dat we achterlopen op andere Westerse landen: twee op de drie Nederlandse organisaties een flexibele werkomgeving ingericht voor zijn werknemers. Dat lijkt misschien best een goede score, maar het is best wel wat lager dan het wereldwijde gemiddelde van tachtig procent.
Er is dus nog wat evangelisatiewerk nodig: Nederlandse managers vinden het prima als we onze eigen apparaten gebruiken op de werkvloer, maar als het aankomt op het daadwerkelijk inrichten van een mobiele werkplek, dan wordt het lastiger.
Toch zijn er genoeg redenen om meer haast te maken met workshifting.
1. Uitbreiden Een nieuw kantoor openen of een bestaande vestiging uitbreiden is natuurlijk gemakkelijker als u niet veel meer nodig hebt dan een laptop en een mobiele telefoon. De technologie is al lang zo ver dat u vanaf elk mobiel apparaat kunt inloggen op een bedrijfsnetwerk en zo bij uw bestanden en programma's kunt. Dat maakt de drempel om uit te breiden net iets minder groot.
2. Fusies en overnames
U zou het misschien niet zeggen, maar IT is vaak een belangrijke reden waarom fusies en overnames niet slagen. Iedereen moet over op hetzelfde systeem: dat is niet alleen een nachtmerrie van een systeembeheerder, maar vaak ook van werknemers.
Door BYO kan iedere werknemer al op zijn eigen apparaat werken, met de opkomst van workshifting is ook de keuze van een besturingssysteem vrij; data en applicaties kunnen immers vanaf het datacenter worden geleverd naar elk apparaat. U kunt dus gewoon op uw iPad inloggen in uw Windows-omgeving - als u dat wilt.
3. Werk-privé-balans
Werknemers die altijd en overal kunnen werken hebben meer invloed op hun werk-privé-balans. Daar zijn wel wat voorwaarden aan verbonden: als de bedrijfscultuur nog steeds dicteert dat medewerkers veertig uur per week op kantoor moeten zijn (in plaats van dat ze worden afgerekend op het resultaat van hun werk), dan zal workshifting weinig bijdragen aan een betere werk-privé-balans. Ook blijkt uit een recent proefschrift dat sommige medewerkers die een sterke behoefte hebben aan structuur niet zo gebaat zijn bij flexibele afspraken met de werkgever.
Feit blijft dat workshifting in elk geval de mogelijkheid biedt om werk- en privé-tijd slimmer in te richten. Het is aan werknemers en werkgevers zelf om de grenzen te bewaken en heldere afspraken hierover te maken - zie ook de oproep van Stichting TelewerkForumHNW hierover.
4. Aantrekken van goed personeel
De schaarste op de arbeidsmarkt zal de komende jaren steeds groter worden. Door de vergrijzing wordt met name de slag om pas afgestudeerde medewerkers belangrijk. En dat is nu precies het deel van de beroepsbevolking dat gevoelig is voor flexibel werken en het gebruik van de nieuwste technologie.
Bovendien hebben organisaties door workshifting toegang tot een grotere geografische doelgroep: ook kandidaten die verder dan een uur rijden of treinen van kantoor wonen worden aantrekkelijk. Zij hoeven immers niet elke dag naar kantoor te komen, maar kunnen ook thuis of in een flexkantoor hun werk doen.
5. Besparen van airmiles
Iedereen die in een internationale omgeving werkt, weet hoe moeilijk en kostbaar het kan zijn om medewerkers en klanten uit verschillende landen bij elkaar te brengen. Niet zelden zijn mensen veel langer onderweg dan de tijd die het kost om daadwerkelijk een meeting bij te wonen.
Workshifting houdt niet alleen in dat bedrijfsgegevens kunnen worden gedeeld met medewerkers waar ook ter wereld, maar ook dat virtuele meetings kunnen worden gehouden waarbij deelnemers tegelijkertijd presentaties of video's kunnen bekijken.
6. Besparen van kantoorkosten
Onroerend goed is vaak één van de grootste kostenposten van bedrijven. Workshifting beperkt het aantal vierkante meters dat een organisatie nodig heeft. De voorbeelden van Nederlandse bedrijven die 'kleiner gaan wonen' door flexplekken in te voeren zijn talrijk: Interpolis, SNS Reaal en Microsoft, om er maar een paar te noemen.
7. Concurrentievoordeel door flexibiliteit
Het flexibel kunnen inzetten van personeel op allerlei locaties kan een bedrijf een belangrijk voordeel geven ten opzichte van concurrenten. Denk aan een multinational die medewerkers kan stationeren in de buurt van belangrijke prospects, waardoor ze minder reistijd kwijt zijn en beter contact kunnen onderhouden. Ook maakt workshifting het eenvoudiger om een kantoor te openen buiten de landsgrenzen.
8. Betere klantenservice
Workshifting brengt medewerkers ook letterlijk dichter bij klanten. Denk aan een consultant die on-site bij een klant kan werken om extra ondersteuning te bieden of een sales-medewerker die op een beurs rechtstreeks orders kan verwerken.
9. Bescherming van bedrijfsgegevens
Het beschermen van gevoelige data wordt een steeds belangrijkere taak van IT-afdelingen, door de toename van het aantal mobiele devices en verschillende behoeftes van gebruikersgroepen (werknemers, partners, klanten, ZZP'ers, gedetacheerden). Workshifting houdt ook in dat gegevens centraal via een beveiligde verbinding worden geleverd aan mobiele apparaten, zodat deze niet hoeven worden opgeslagen op een harde schijf. In geval van diefstal of het beëindigen van een dienstverband kunnen alle gevoelige gegevens eenvoudig worden verwijderd uit een gebruikersprofiel.
10. Continuïteit
Een steeds groter deel van het werk van medewerkers speelt zich online af. Dat maakt het risico op uitval ook groter: een storing op de bedrijfsserver, in het netwerk of bij de telecomprovider kan enorme kosten en omzetverlies met zich meebrengen. Het centraal leveren van data vanuit een datacenter aan gebruikers vermindert het risico op storingen aanzienlijk: het is veel eenvoudiger om backups te maken zodat er altijd één locatie beschikbaar is voor het verstrekken van bedrijfsgegevens.
