Leer nieuwe vergadergenoten zo snel mogelijk kennen
11 mei 2012 -
Kent u dit: de vergadering is prima op elkaar ingespeeld en dan komt er een nieuw iemand bij? Dat er dan een pas op de plaats gemaakt wordt? Dat alles opnieuw uitgelegd moet worden? De dynamiek verstoord is? Carla van den Bos van Vergaderen Doe Je Zo! legt in dit artikel uit hoe u zo snel mogelijk nieuwe mensen kunt betrekken bij uw vergadering.
Elke vergadergroep verandert in de tijd. Mensen krijgen ander werk, gaan naar een andere afdeling, ze stappen uit een bestuur of de samenstelling van de raad verandert.
Rationeel weet iedereen dat het gezond voor het bedrijf of organisatie is om nieuwe mensen erbij te krijgen. Nieuwe mensen hebben nieuwe inzichten en brengen nieuwe dingen in. Het is ook goed om weer eens vraagtekens te zetten bij waarom het gaat zoals het gaat. Iets blijven doen omdat het zo gegroeid is is niet zo'n goede reden. Als dit ter discussie gesteld wordt denkt u er over na en bedenkt u hoe het idealer zou kunnen zijn.
Nieuwe mensen bij de vergadering
Hoe gaat u om met nieuwe mensen bij de vergadering? Heeft er wel eens over nagedacht? Is er een protocol voor? Of gaat het zoals het gaat? Iemand komt binnen en u ziet wel hoe het loopt? Het is nuttig om hier over na te denken. En om iets erover vast te leggen. Het gebeurt immers heel regelmatig. Bedenk eerst eens wat er gebeurt als iemand nieuw bij de vergadering komt. Hoe doet u dat? Stelt iemand hem of haar voor en zegt: 'u leert in de loop van de tijd wel waar we over praten'? Of heeft bijvoorbeeld de voorzitter een actievere rol? Die actievere rol kan zijn: scholing voor nieuwe mensen organiseren of een mentor zoeken die hem of haar helpt de eerste tijd. Het kan ook zijn dat juist de voorzitter hem of haar onder de hoede neemt en inpraat over het werk en de vergadering.
Inwerken
Nieuwe mensen op het werk worden ingewerkt. Dat zou kunnen inhouden dat ze ook ingewerkt worden over de vergaderingen. Dan is het allemaal geregeld.
Kies bewust hoe u nieuwe mensen in de vergadering begeleidt en doe het ook.
Als er veel verandert in de vergadergroep is het aan te raden er tijd en energie in te stoppen om met de hele groep elkaar beter te leren kennen. U kunt een teamactiviteit organiseren, waarbij iedereen aanwezig is en waarbij u elkaar beter leert kennen op een ontspannen manier. Ook aan het begin van een vergaderperiode is het nuttig wat vaker activiteiten naast de vergadering te plannen, een lunch of een borrel bijvoorbeeld.
Hoe beter u weet met wie u vergadert hoe soepeler en hoe sneller de vergadering gaat.
