Altijd, overal en veilig toegang tot mobiele apparaten = vooruit denken
20 april 2012 -
Het Nieuwe Werken is zo nieuw niet meer. Toch staat het nu weer midden in de belangstelling. Het gaat niet meer over praktische zaken als nieuwe kantoorpanden en flexplekken. Strategie staat nu centraal. Onder invloed van de toename van smartphones, tablets en supersnel internet wil een groeiend aantal medewerkers zelf bepalen waar ze werken, wanneer en op welk (mobiel) device. Hoe kan ICT Het Nieuwe Werken ondersteunen?
Esther Kuijper, productmanager bij UNIT4 IT Solutions geeft antwoord. Niet alleen tijd- en plaatsonafhankelijk werken maar ook ervaring van de medewerker (end user experience) is belangrijk bij Het Nieuwe Werken. Steeds vaker gebruiken medewerkers hun eigen (consumenten) apparatuur. Dat heet BYOD (Bring Your Own Device) of IT Consumerization. De nieuwe generatie is opgegroeid met social media. Ze vindt het niet meer dan normaal dat er verschillende mogelijkheden zijn om met elkaar te communiceren, ook zakelijk. De nieuwe generatie denkt er niet eens bij na dat hier een flink staaltje techniek achter zit. Het Nieuwe Werken verhoogt de arbeidsproductiviteit en het werkplezier, lost file-ergernissen op en is vriendelijker voor het milieu. Maar het is zaak na te denken over het beoogde resultaat en de ondersteuning die noodzakelijk zijn om dit te bereiken.
Vertrouwen en output
Hoe Het Nieuwe Werken organisatorisch is te realiseren, is een hoofdtaak voor het management en HR. Bij het Nieuwe Werken worden medewerkers aangestuurd op output en krijgen ze de vrijheid in hoe dit voor elkaar te krijgen. Maar de afdeling ICT moet hierin ondersteunen, want anders wordt Het Nieuwe Werken dood geboren of verzuipt voortijdig.
Cruciaal voor het succes is draagvlak op het niveau van de Raad van Bestuur. Als zij toegevoegde waarde ziet, dan opent dit de deuren voor constructief plaats-, tijd- en device-onafhankelijk werken. De ICT-afdeling moet dan klaar staan om te inventariseren wat hierbij komt kijken. Dus ook al is het Nieuwe Werken nog geen gemeengoed, een verkenning voor de ondersteuning kan geen kwaad.
Vraagstukken
Enkele vraagstukken waarover ICT zich moet buigen bij invoering en doorontwikkeling van Het Nieuwe Werken. Na elke vraag beknopt een of meerdere oplossingen:
- Is het draadloze netwerk bestand tegen een toename van het dataverkeer zonder dat de performance hieronder lijdt? Oplossing: denk aan een implementatie van WiFi dat krachtig genoeg is om het huidige en toekomstige dataverkeer te kunnen verwerken.
- Welke besturingssystemen ondersteunt uw organisatie: Windows, iOS, Android, BlackBerry, Linux, alle besturingssystemen of juist geen enkele (en ondersteunt u alleen de levering van applicaties)? Oplossing: vanwege de enorme toename van het gebruik van mobiele apparaten is het verstandig om een BYOD-beleid te maken. Dit dwingt je als organisatie om goed na te denken over zaken als veiligheid, privacy en ondersteuning van platforms en mobiele apparaten.
- Tot welke gegevens krijgen medewerkers toegang, vanaf welke devices en locaties? De oplossing ligt in Network admission control (NAC). (Mobiele) werkplekken van medewerkers en gasten ondergaan een check op de aanwezigheid van gewenste beveiligingssoftware voorafgaand aan toegang tot het bedrijfsnetwerk.
- Worden data vanaf de apparaten van de medewerkers gecheckt op kwaadaardige code voordat ze kritische systemen kunnen bereiken en infecteren of compromitteren). Hoe gaat uw organisatie om met apps: mogen medewerkers deze vrij installeren of zijn hiervoor richtlijnen noodzakelijk? Oplossingen hiervoor: BYOD-policy, een enterprise appstore (een virtuele winkel waarbij enkel door uw organisatie toegestane apps verkrijgbaar zijn) mobile device management (MDM, een oplossing voor het eenvoudig beveiligen en beheren van mobiele apparaten).
- Hoe ondersteunt u kennisdeling en dwingt u structuur af bij het samenwerken aan projecten vanaf verschillende locaties? Oplossing: business collaborator (die online samenwerking, bijvoorbeeld gezamenlijk werken aan documenten mogelijk maakt).
- In welke mate wilt u sociale media een rol laten spelen bij het nieuwe werken om plaats- en tijdonafhankelijke interacties en interventies te faciliteren? Oplossing: opstellen social media strategie.
- Krijgen medewerkers een device of mogen ze hun eigen apparaat gebruiken of zijn beide opties mogelijk? Oplossing: BYOD-policy, MDM
- Hoe gaat u dan om met het combineren van privé- en zakelijke data en apps op een enkele device? Of met verlies of diefstal daarvan? Oplossing: BYOD-policy, MDM.
Waar staat u?
Zoals hierboven beschreven, komt de ICT-afdeling voor nieuwe uitdagingen te staan bij plaats- tijd en device-onafhankelijk werken. Belangrijk is om prioriteiten te stellen. Want beleid creëert gevolgen. Er zijn vier fasen in het Nieuwe Werken:
1. Nog niet begonnen
Deze organisaties kennen een hiërarchische structuur, hebben een strikte scheiding tussen de verschillende afdelingen en hebben standaard voorwaarden. Voor deze organisaties is ICT een kernproces met standaard werkplekken. Er is geen ondersteuning voor mobiele apparaten. Voor dit soort organisaties is het van belang te inventariseren welke voordelen Het Nieuwe Werken kan bieden en of deze opwegen tegen de inspanningen. Dit is vooral een organisatorische stap aangezien het nieuwe werken meer verantwoordelijkheid legt bij de medewerkers. Maar die begint bij het besef dat Het Nieuwe Werken ook voordelen gaat opleveren. Steeds meer medewerkers willen het dus om veranderingen te omarmen is star vasthouden aan het verleden een verkeerde strategie. ICT kan daarin ondersteunen door te starten met een beleid. Waar begint u mee?
2. Beginner
Dit soort organisaties zien brood in Het Nieuwe Werken en hebben hierover al eerste afspraken gemaakt. Er zijn geen angsten met betrekking tot leiding geven op afstand. Ze beschikken over een draadloos netwerk, ondersteunen mobiele devices en hebben telewerkregelingen. Nieuwe aandachtsgebieden voor de ICT-afdeling zijn in deze fase: security, mobiel device management, mobile security, net infraprojecten, Wi-Fi 1.0, Beleid voor mobile devices: (al dan niet toestaan om eigen mobiele apparatuur zakelijk te gebruiken), filesharing en email faciliteitenEen volgende stap is te inventariseren of er interesse is in verdere ondersteuning voor online kennisdeling en de inrichting van flexplekken en plaatsonafhankelijk werken. De meerderheid van de bedrijven zit in de beginnersfase.
3. Gevorderden
Gevorderden op het gebied van Het Nieuwe Werken kennen flexibele arbeidsvoorwaarden, sturen op output en medewerkers hebben een hoge mate van zelfstandigheid. Voor dit soort organisaties is plaats-, tijds- en device onafhankelijk al gemeengoed. Er zijn standaard flexplekken, ondersteuning voor online kennisdeling en plaatsonafhankelijk werken. Ze kunnen door deze flexibiliteit goed anticiperen op krimp en groei. Aandachtsgebieden bovenop de eerder genoemde zaken voor de ICT-afdeling zijn hybrid computing, VDI (virtuele desktops) en applicatievirtualisatie en NAC (Network Admission Control).
4. Experts
Dit zijn de early birds in het Nieuwe Werken zoals de theorie dit beoogt. Het zijn organisaties met vertrouwen als uitgangspunt en werken intensief samen met sociale partners. Alle werkprocessen zijn gedigitaliseerd, ze werken nagenoeg papierloos en zijn volledig device onafhankelijk. Daarnaast worden sociale media zowel intern als extern ingezet. Medewerkers kunnen overal hun werk goed doen omdat ze de apparatuur en ondersteuning hiervoor ter beschikking hebben. Aandachtspunten voor de ICT-afdeling zijn mobile devicemanagement, social media, collaboration tools.
Klik hier voor een infographic over het onderwerp.
Prachtig artikeltje vol met wishfull thinking. Men kan natuurlijk blijven roepen dat HNW een soort antwoord op veel is, een soort toverwoord. Maar van de hele reële kant van het verhaal hoor je weinig tot niets.
1. Juist, HNW allerminst nieuw
In 1995/96 waren de organisaties Shell, Rabo en ABN Amro al bezig met de implementatie van 'flexibele werkplekken'. Shell deed dit omdat een expat onderweg ook 'useful' kon zijn en de banken omdat flexibel binnen het kantoor kunnen werken soms inspirerender kan blijken.
2. Spin off
De spin off hiervan was dat men met een telefoon modem van huis uit ook met de zaak kon worden verbonden. Tikkeltje dure aangelegenheid in den beginnen en relatief beperkt vanwege data overdracht.
3. Niet elke werkplek een geschikte werkplek
Niet elke werkplek is geschikt, hoe je het organisatorisch in wil regelen, om als flexibele werkplek te dienen. Dat gegeven is na de constatering na onderzoek ergens in 1996 echt nog niet veranderd.
4. Niet iedere medewerker geschikt
Voor een dergelijke manier van werken heb je zelfstandigheid, inzicht, en zelf discipline nodig. Het lijkt me duidelijk dat niet iedereen dit van nature bezit.
5. Flexibele werktijden
Wat de huidige stand van zaken in IT technische zin betreft, zijn er hele aardige mogelijkheden bij gekomen om bijvoorbeeld gebruik te kunnen maken van dagen thuis werken. Het omzeilen van de file, het productief kunnen zijn wanneer men ziek is. Men blijft namelijk, ook als men thuis ziek is, graag met de zaak verbonden.
Beveiliging
Een groot gebied van aandacht is discipline en veiligheid van de betreffende medewerkers. Zolang PC tablet, black berry en androids nog steeds niet voldoende te beveiligen blijken, even los van het gebruik van mogelijkheden zoals virtualisatie, dan denk ik dat je eens heel goed moet gaan nadenken over dat 'Slimmer Werken'.
Maar goed. Kniesoor die ik soms mag lijken. Als ik zie wat voor een slagveld de stand van zaken en gebruik van IT als budget sluitstuk of bespaarbeslag ten tijde van crisis veroorzaakt, denk ik dat we onze blikken even op andere zaken moeten richten.
- KPN vs Hacker
Na drie dagen pas concluderen dat de gepubliceerde lijst van de hacker helemaal niet eens van de KPN afkomstig was.
- KPN vs internet problemen
- 112 bereikbaarheid die er regelmatig uitvalt
- Brand bij een knooppunt van vodafone. Geen redundancy is heel goedkoop natuurlijk. Lange tijd geen telefoon/internet/sms brengt geen schadeclaims met zich mee, hebben we het even niet over de naam en reputatieschade.
- Continue problemen bij prorail met de IT die structureel zijn en niet meer incidenteel
- Miljoenen stroppen door verliesgevende projecten bij de gemeenten Rotterdam, Den Haag en Amsterdam, om er maar een paar te noemen.
- Falend C2000 systeem wat te laat veel te duur werd opgeleverd en nog steeds niet naar behoren werkt
- Het opgeleverde Justitie data netwerk dat door Opstelten al voor oplevering werd afgeschoten. We moeten helemaal opnieuw beginnen aldus opstelten
- Diginotar
- Het EPD debacle + 500 miljoen en counting. Het kost wat maar dan heb je uiteindelijk ook niets
- HR, P&O, Recruiters,Headhunters, tussenscharrelaars, cowboys die klagen 'de juiste kandidaat' maar niet kunnen vinden
- Leeftijds discriminatie, windowdressing, onmogelijk opgestelde vacatures, spook vacatures, opmerkelijke afwijzings redenen zoals 'U ben te ver door ontwikkeld voor..' 'Nee pardon wij zoeken een medior...' 'We nemen deze kandidaat maar niet overweging want hij zal wel een te hoog tarief hebben...., neen, hebben we hem niet gevraagd'. Of domweg niets van je laten horen. Dat is maar een beknopte bloemlezing van de eerder genoemde groep die IT professionals steeds vaker hebben.
- ZZP-ers die zowiezo niet in overweging worden genomen voor vacatures want stel je voor dat het allemaal toch een stuk beter zou gaan want dan zijn zij als eerste ....
- Allerlei columnisten die van alles en nog wat kwelen over de vergrijzing, uittredende babyboomers, de tekorten in de IT, maar niet in staat zijn zaken gewoon bij naam te noemen stel je voor dat je naam er toch aan zou komen te hangen.
Mijn beste auteur, ik denk dat IT land veel grotere en dringender problemen kent dan het weer bedenken van nieuwe gimmicks, gadgets die meer aanslag op de toch al beperkte beschikbaarheid van IT staff zal betekenen laat staan dat er al ervaren ondersteuning aanwezig voor zal zijn.
Ik zou zeggen doe je ogen dicht voor deze opsomming en je hebt een belofte. NAmelijk dat de druk binnen de IT alleen maar snel aan het toenemen is en maar weinig mensen werkelijk kennis van zaken hebben.
Ga vooral zo door. Ik hoef de rekening niet te betalen van voornoemde en aankomende voorbeelden.
