19 april 2012 -
Nederland viert vandaag Secretaressedag. Het vak is sterk in ontwikkeling. De traditionele secretaresse maakt plaats voor de assisting professional: die werkt zelfstandig, heeft een breed takenpakket en durft verantwoordelijkheid te nemen. Ze kan zich verder ontplooien en dat wil ze ook. Dit blijkt uit een onderzoek van Secretary Plus en kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO onder 600 vakvrouwen.
Secretary Plus en ECABO vroegen zo’n 600 medewerkers in secretariële beroepen naar hun ideeën over het vak. De resultaten staan in de publicatie ‘Wij houden niet van stilstaan: secretaresses en assistants over de ontwikkelingen in hun vakgebied’. Secretaresses zien hun taken steeds meer veranderen: het bieden van ondersteuning maakt plaats voor het zelfstandig uitvoeren van het werk. Dat komt goed uit: de meesten willen zich graag ontwikkelen. Het geeft meteen meer kans op waardering en respect.
Andere eisen
Traditionele secretariële taken zoals zakelijke correspondentie en postbehandeling nemen af. Managers regelen steeds vaker zelf hun zaken met hun smartphones en laptops. Dat stelt andere eisen aan de secretaresse van de toekomst als het gaat om bijvoorbeeld E-skills en de organisatie van het werk.
Snapsnelheid
Competenties als zelfstandigheid en verantwoordelijkheid durven nemen worden belangrijker. Het draait steeds meer om ‘snap-snelheid’ en ‘snap-vermogen’. Meer dan de helft van de 600 ondervraagden is het er helemaal mee eens dat die veranderingen gaande zijn. Wie vasthoudt aan haar oude manier van werken, redt het uiteindelijk niet.
Breed takenpakket
De meeste respondenten zijn overigens (heel) tevreden over belangrijke aspecten van hun huidige werk. Ze koesteren hun zelfstandigheid (88 procent), de flexibele werktijden (84 procent) en de contacten en sfeer in hun organisatie (83 procent). Ze hebben ook vrijwel allemaal een breed takenpakket. Ze hebben hun standaardtaken, maar ze doen ook nog van alles op het gebied van p&o, financiën, marketing en communicatie, intranet en internet. Een derde van de 600 ondervraagden coördineert, één op de vijf geeft leiding.
Veranderingen zijn een uitdaging
Negen van de tien hebben loopbaanwensen: ze willen zich vooral verder professionaliseren in het vak en willen meer verantwoordelijkheden en coördinerende taken. Dat het takenpakket van de secretaresse verandert, ziet meer dan de helft daarom als een uitdaging: ze kunnen zich beter ontwikkelen, het verdiept het werk en het geeft hen meer verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden.
Ook bedreigend
Eén op de zes vindt het bedreigend wat er allemaal op hen afkomt: het collegiaal contact wordt minder, medewerkers doen via ‘zelfservice’ steeds meer zelf en dat maakt de secretaresse in hun ogen wellicht deels overbodig.
De publicatie ‘Wij houden niet van stilstaan: secretaresses en assistants over de ontwikkelingen in hun vakgebied’ is kosteloos te downloaden.
Ik hoor absoluut bij de groep, die de veranderingen als een uitdaging ziet. De functie 'secretaresse' en de in opkomst zijnde functie 'office manager' zullen in de toekomst vast en zeker samen gaan.
De ontwikkelingen staan niet stil. We zitten als office managers in een pioniersfase. Hoe en welke technieken zouden geïmplementeerd kunnen worden, is de organisatie daar al aan toe, hoe gaan we om met de 'kinderziektes' die veel gadgets nog hebben. Ik vind dat een secretaresse/office manager een belangrijke stempel mag drukken op het effectief gebruik van wat de moderne kantoorwereld ons biedt en in de toekomst zal gaan bieden.
