2 april 2012 -
Besluitvorming is essentieel bij de meeste vergaderingen. Het is dus ook essentieel dat iedereen weet waarover besloten wordt en op wat voor manier. Maar hoe werkt het en waarom kan het soms zo moeilijk zijn? Carla van den Bos van Vergaderendoejezo! probeert antwoord te geven op die vraag.
Het doel is besluiten te nemen die goed en efficiënt zijn. Dat zijn besluiten, die de betrokkenen begrijpen en het liefst ook door hen gedragen worden. Komt u niet tot een besluit? Dan levert het traject in ieder geval onderbouwde argumenten op. Hiermee kunt u verder gaan, eventueel meer informatie inwinnen en er later een besluit over nemen.
Meningsverschillen
Mensen verschillen nogal eens van mening. Dat gebeurt ook in vergaderingen. Als u een meningsverschil heeft, wilt u de ander overtuigen van uw standpunt door te argumenteren. Hiervoor is het belangrijk dat u gebruik maakt van goede argumenten en een heldere redenering. Argumenteren kunt u zowel mondeling als schriftelijk doen. Soms is de ander niet vatbaar voor uw argumenten. Vraag waarom en praat daar verder over.
Besluitvormingsproces
In het besluitvormingsproces zijn vijf stappen te onderscheiden:
1. beeldvorming: wat is het probleem of onderwerp waarover besloten moet worden;
2. voorstellen voor verschillende oplossingen door creativiteit en ervaringen uit het verleden;
3. oordeelsvorming: bekijken en toetsen van de verschillende voorstellen;
4. besluitvorming: kiezen van een oplossing;
5. planning en uitvoering van het besluit.
Er zijn ook vijf manieren om te besluiten. Welke u toepast hangt onder andere af van de verhoudingen binnen de groep en de machtsverhoudingen.
a. één persoon beslist;
b. een kleine groep beslist, bijvoorbeeld het bestuur van een organisatie;
c. de meerderheid beslist;
d. eenstemmigheid: er is een overeenstemming en niemand is echt tegen;
e. consensus: het besluit wordt gedragen door de groep.
De besluitvorming kan moeilijker worden door:
* verschillende belangen binnen de groep;
* verschillende waarden, normen, politieke ideeën en ervaringen binnen de groep;
* verschillende deskundigheid. Hierdoor worden er verschillende oplossingen aangedragen;
* risico’s, onzekerheden en lange termijn effecten kunnen soms slecht ingeschat worden;
* een besluit gaat vaak over dingen, die niet met elkaar te vergelijken zijn zoals geld en milieu, persoonlijke vrijheid en baanzekerheid;
* het gevoel speelt vaak een belangrijke rol.
Probeer dit alles duidelijk te krijgen. Zolang het helder is dat de één vanuit een linkse politieke achtergrond praat en baanverlies heel belangrijk vindt en de ander conservatiever is en het milieu voorop stelt is dat niet erg. Dan vallen er compromissen te maken. Als het onduidelijk is loopt de discussie vast op een soort 'welles-nietes'.
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.'
Twee andere belangrijke factoren die het besluitvormingsproces bemoeilijken zijn:
1. Er zijn teveel keuzemogelijkheden waardoor kiezen moeilijk wordt. En 2. Er is onvoldoende besef van de gewenste resultaten.
