24 januari 2012 -
Wie er mee vergadert bepaalt voor een deel de sfeer en ook hoe makkelijk de vergadering verloopt. Met elkaar vormt u immers de vergadering. Met alle personen, met alle verschillende karakters, ervaringen en achtergronden, moet u besluiten nemen. Met elkaar bepaalt u het beleid van uw organisatie. Het is dus belangrijk dat u begrijpt wie er aan tafel zit en waarom juist die persoon er zit.
Dit stelt Carla van den Bos van Vergaderendoejezo! Het lijkt heel duidelijk wie er onderdeel is van uw vergadering. Meestal is dat ook zo. U vergadert bijvoorbeeld met de mensen waarmee u aan een project werkt of met mensen van uw afdeling.
Afgevaardigden
Ingewikkelder wordt het bij vergaderingen waar afgevaardigden naar toe gaan. Dat geldt bijvoorbeeld voor interdisciplinaire vergaderingen of overleggen met andere groepen. Wie gaat er heen? En waarom? Is dat altijd dezelfde persoon? Is die persoon gekozen? Biedt hij of zij zichzelf aan? En hoeveel mensen willen naar de vergadering? Is het eigenlijk een negatieve keuze bij gebrek aan beter? Of is het duidelijk dat juist diegene gaat waarvan de kennis of ervaring aansluit bij de agendapunten van de vergadering? Het zijn nuttige onderwerpen om over te praten.
Bestuursvergaderingen
Daarnaast zijn er besturen. Wie is daar lid van? Hoe wordt iemand gekozen? Kan iemand zichzelf kandidaat stellen? Of wordt iemand gevraagd voor een bestuur? Door het bestuurslid dat aftreedt? Zo niet, door wie wordt diegene gevraagd zich kandidaat te stellen? Naar welke eigenschappen wordt gekeken? Bij een College van Burgemeester en Wethouders is dat duidelijk, maar bij andere besturen niet altijd. Het is goed om hier over te praten voordat u een bestuur kiest. Als u van te voren duidelijk maakt welke eigenschappen bestuursleden moeten hebben krijgt u de mensen die u wilt hebben. Anders is dat lang niet zeker.
Ondernemingsraden
Bij Ondernemingsraden gaat het ongeveer hetzelfde als bij besturen. Mensen worden gekozen. U kunt dus dezelfde vragen stellen. Ook hier is het soms zo dat er maar één kandidaat is. Hoe gaat het dan? Wordt er nog naar de kwaliteiten van die persoon gekeken of is men allang blij dat er iemand is?
Adviesraden
Bij adviesraden gaat het weer net wat anders. Sommige adviesraden worden aangesteld. Bij andere worden mensen gevraagd zich kandidaat te stellen. En bij weer andere worden deelnemers gekozen door de achterban. Hoe gaat die verkiezing? Wie stelt zich kandidaat? En waarom? Of wordt iemand gevraagd? Ook dit is interessant om te weten. Dan weet u immers hoe iemand in uw raad terecht gekomen is. En waarom.
Eerste vergadering
En dan is de eerste vergadering met veel nieuwe mensen een feit. Hoe doet u dat? Stelt iemand iedereen aan elkaar voor en zegt: 'u leert in de loop van de tijd wel waar we over praten'? Of heeft de voorzitter een actievere rol? Die actievere rol kan zijn: een scholing voor nieuwe mensen organiseren of een maatje zoeken die hen helpt de eerste periode. Ook kunt u een teamactiviteit organiseren, waarbij iedereen elkaar beter leert kennen. Kies bewust hoe u nieuwe mensen in uw vergadering begeleidt.
In het begin van een vergaderperiode is het ook nuttig wat vaker activiteiten naast de vergadering te plannen. Organiseer eens een lunch of een borrel. Hoe beter u weet met wie u vergadert hoe soepeler en hoe sneller uw vergadering gaat.
