Jaarplan is vaak niet meer dan een papieren tijger
6 januari 2012 -
Jaarplannen van Nederlandse organisaties worden onvoldoende benut, blijkt uit Wendbaarheidsonderzoek dat in opdracht van Yacht is uitgevoerd door Market Response. 95 procent van de organisaties maakt (meer)jarenplannen. Maar deze blijven vervolgens bij meer dan een kwart van de organisaties in de kast liggen. Slechts 51 procent geeft aan dat het jaarplan daadwerkelijk wordt gebruikt.
Bij nog eens 23 procent van de respondenten is onduidelijk in hoeverre het jaarplan in de praktijk gebruikt wordt. Het kwartaalonderzoek van Yacht brengt deze keer in kaart op welke manier overheden en ondernemingen omgaan met de planningscyclus en doelen stellen in een wereld die gekenmerkt wordt door een steeds grotere mate aan onvoorspelbaarheid. Zijn hun plannen 'futureproof'? Houden ze rekening met verschillende scenario's en positieve of juist negatieve externe ontwikkelingen? Zijn de plannen bekend 'op de vloer' en weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht om de gestelde doelen te realiseren?
Slechts negen procent krijgt jaarplan werkend
Uit het onderzoek blijkt dat slechts een luttele negen procent van de organisaties over een jaarplan beschikt wat kwaliteit heeft, 'futureproof' is, bekend is bij alle medewerkers en de organisatie helpt haar doelen te bereiken, in goede en in slechte tijden. Organisaties hebben blijkbaar moeite een jaarplan werkend te krijgen. Minder dan de helft maakt het plan door zowel top down als bottom up informatie te verzamelen. Daarvan blijft vervolgens 28 procent over die aangeeft dat het plan ook gebruikt wordt. Slechts vijftien procent daarvan vertaalt het plan door naar de afdelingen. Tot slot beaamt slechts 9 procent dat de medewerkers weten wat er van hem/haar wordt verwacht op basis van het jaarplan.
Scenarioplanning maakt wendbaar(der)
Peter Hulsbos, algemeen directeur van Yacht: "Deze cijfers schetsen een zorgelijk beeld. Ze wijzen op een grote mate aan inefficiëntie bij Nederlandse organisaties. Men besteedt tijd en energie aan jaarplannen, maar in de praktijk worden ze niet ingezet om effectief sturing te geven aan de organisatie. Het zijn papieren tijgers. Uit ons onderzoek blijkt dat de jaarplannencyclus effectiever kan worden door in het jaarplan scenario's op te nemen. Maar waar vroeger een scenario werd ingezet om de wereld van over vijf tot tien jaar te begrijpen, is tegenwoordig een voorspelling van de wereld over een jaar al lastig. Het denken in verschillende kortere termijn scenario's is een must voor organisaties die in deze onzekere tijden houvast willen krijgen en een succesvolle koers willen varen."
Weinig organisaties klaar voor veranderingen
Het onderzoek laat ook zien hoe het met de wendbaarheid van organisaties in Nederland is gesteld. Slechts zestien procent van de organisaties in Nederland is duurzaam wendbaar en klaar voor veranderingen nu, of in de toekomst. 48 procent van de organisaties voorziet enkel in wendbaarheid op de korte termijn, maar is onvoldoende bedacht op verandering in de toekomst. Ruim een derde (36 procent) heeft een flinke inhaalslag te maken op het gebied van wendbaarheid.
Verschillen tussen branches
In de branche Industrie zijn processen naar verhouding beter ingericht op toekomstige veranderingen dan bij de overige branches, en ook HR-beleid en kennismanagement zijn hier beter op orde. Daarmee zijn organisaties in deze branche Industrie vaker structureel wendbaar, het houdt echter niet over want het percentage blijft steken op 22 procent. Na de branche Industrie is de zakelijke en financiële dienstverlening het meest wendbaar, gevolgd door de branche handel/distributie en de branche zorg. Binnen de branche Overheid/non-profit is de grootste inhaalslag nodig. 47 procent van deze organisaties is onvoldoende wendbaar en is niet ingericht op plotselinge veranderingen. Dit ligt met name aan de inrichting en aansturing van de organisaties, maar ook het HR beleid en kennismanagement zijn onvoldoende wendbaar ingericht.
Ben ook benieuwd naar de cijfers: presteren bedrijven met jaarplannen beter dan bedrijven zonder? En dan liefst op lange en op korte termijn.
Over het onderwerp 'jaarplan' schreef ik in november een blog: Jaarplannen en waarom je ze niet moet maken.
Altijd leuk als een onderzoek mijn gevoel bevestigt.
marco goertz
|
|
6
-
01
-
2012
|
12
:
54
uur
De reden dat in bijna alle gevallen een jaarplanning niet het gewenste rendement oplevert, heeft mijn inziens te maken met het aantal mensen dat er in gelooft. De inhoud van een jaarplanning wordt voor een belangrijk deel samengesteld op basis van informatie uit het verleden en tegen die tijd dat het op papier staat is het al weer achterhaald.
Op het gebied van mens en organisatieontwikkeling merk ik steeds vaker dat frustraties vooral op intermenselijk niveau liggen en voornamelijk worden veroorzaakt door het achter de feiten aanlopen. Deze stelling komt voornamelijk uit de monden van de managers, die vaak zelf de inhoud van de jaarplanning hebben samengesteld of deze van hogere hand opgelegd hebben gekregen.
Organisatie die teveel sturen op cijfers en jaarplanningen verstoren tegelijkertijd de sociaal en emotionele processen, waarin juist alle ingrediënten vertegenwoordigt zijn om snel en effectief in te spelen op kansen in de markt. Veel belangrijker is om naast het sturen op cijfers ook te sturen op die intermenselijke processen, omdat deze de fundering vormen van iedere organisatie, maar tot de dag van vandaag niet serieus genoeg genomen worden.
Het nut van een jaarplan is in onze situatie duidelijk. Als relatief nieuw bedrijf moeten wij vinger aan de pols houden betreffende omzet en kosten. Overigens denk ik dat wij dat in volgende jaren ook zullen doen. Waarom? Als je voor een jaar geen doelen beschrijft, kun je ook niet weten of je optimaal presteert.
Twee kanttekeningen:
1) Stuur op hoofdlijnen, de bedoeling is om richting en doelen te beschrijven, niet elke denkbare activiteit.
2) Monitor je prestaties door de actuals tegenover de forecast te zetten, dan weet je of je goed kan plannen.
Koen Verjans
|
|
6
-
01
-
2012
|
09
:
27
uur
De ham vraag blijft voor wat mij betreft onbeantwoord:
Presteren de bedrijven die een efficient jaarplan hebben en gebruiken ook financieel beter?
