30 september 2011 -
Als u telefonisch gaat vergaderen, is voorbereiding heel belangrijk. Dat schreef Carla van den Bos van Vergaderendoejezo! in haar vorige artikel. "Maar het kan niet vaak genoeg geschreven worden. Bereid uw vergadering goed voor. Doe het
werk wat voor de vergadering kan ook echt voor de vergadering. Dus: doe mededelingen en technische opmerkingen over de notulen per mail."
Hieronder geeft ze de deelnemers aan telefonische vergaderingen nog zes tips:
1. Zoek een rustige omgeving en concentreer u op de telefonische vergadering.
2. Noem eerst uw naam als u iets gaat zeggen, dan weet iedereen bij wie de stem hoort.
3. Luister goed naar elkaar en val elkaar niet in de rede.
4. Houd u aan het onderwerp.
5. Houd uw bijdrage kort en houd u aan de tijdsplanning.
6. Luister goed naar de aanwijzingen van de voorzitter.
En dan nog vier extra tips voor de voorzitter:
7. Zorg dat er maar één iemand tegelijk praat.
8. Houd de deelnemers bij het onderwerp.
9. Zorg voor een korte vergadering. Als het wat langer duurt: las pauzes in of vergader in twee kortere sessies.
10. Let er goed op wie wat wil zeggen en deel dat ook mee. Zeg dus dat er drie mensen zijn die iets willen zeggen en vertel wie als eerste gaat praten, wie daarna en wie als laatste. En dat er daarna weer gelegenheid is om op hen te reageren.
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming en de 2-wekelijkse VergaderSter met tips.
