28 september 2011 -
Om het verwerken van bedrijfskritische documenten te verbeteren, is een miljardeninvestering noodzakelijk. Uit onderzoek van Ricoh blijkt dat Europese bedrijven hier 147 miljard euro in moeten stoppen. Deze ondernemingen lopen nu nog een te groot risico op fouten wegens verouderde processen. Ruim een derde geeft toe wel eens gevoelige informatie te zijn kwijtgeraakt. Ook kosten deze processen bijzonder veel mankracht.
Ricoh heeft het onderzoek uitgevoerd onder 500 Europese ondernemingen die meer dan 1.000 werknemers in dienst hebben. Het internationale concern heeft de resultaten verwerkt in de Ricoh Process Efficiency Index.
Winstgevendheid onder druk
De prestaties van een bedrijf lijden onder het verwerken van gevoelige documenten. De winstgevendheid en de mogelijkheden om te reageren op de behoeften van klanten komen onder druk te staan. Studies tonen echter aan dat bedrijven geen grondige audits uitvoeren om de knelpunten in deze processen bloot te leggen. En als ze wel controles uitvoeren, handelen ze daar niet altijd naar.
Tijdverslindende werkzaamheden
Het verwerken van bedrijfskritische informatie is een tijdrovende en arbeidsintensieve bezigheid. Gemiddeld bewaren ondernemingen 42,5 procent van alle kritische gegevens uitsluitend op papier. De betrokken werknemers kunnen volgens Ricoh beter aan de slag met activiteiten die bijdragen aan het nettoresultaat. Ze kunnen zich daarnaast beter concentreren op de behoeften van klanten als ze niet met tijdverslindende werkzaamheden bezig zijn.
Optimalisatie leidt tot winst
De winst stijgt in totaal 46 miljard euro dankzij optimalisatie, zo komt uit het Ricoh-onderzoek naar voren. Het merendeel van de onderzochte ondernemingen wil de veiligheid vergroten (67 procent), de kennisdeling verbeteren (67 procent) en de arbeidseffectiviteit laten toenemen (65 procent) door hun processen te verbeteren.
Ricoh pleit ervoor dat Europese ondernemingen actie ondernemen. Een herstructurering van het beheer van bedrijfskritische documenten vergroot de beveiliging, leidt tot een betere concurrentiepositie en bereidt bedrijven voor op de werkplek van de toekomst.
Een herstructurering van het beheer van bedrijfskritische documenten vergroot de beveiliging, leidt tot een betere concurrentiepositie en bereidt bedrijven voor op de werkplek van de toekomst.
Hiermee slaan we de spijker bijna op zijn kop. Alleen het woord herstructurering is hierin wat overdreven. Bedrijven moeten goed kijken waar zij hun data bewaren. Herstructurering is hierbij vaak niet eens een noodzaak. Bedrijven moeten data zien als het DNA van de organisatie. Hier moet voorzichtig mee worden omgegaan. Het veilig en efficiënt opslaan van data is voor een bedrijf van belang, maar een miljardeninvestering lijkt wat overdreven. Bedrijven die zich willen voorbereiden op de toekomst, hebben zich naar alle waarschijnlijkheid verdiept in cloud computing. Cloud storage vormt hierin een belangrijk onderdeel. Een van de mogelijkheden van cloud storage is het uitbesteden van bedrijfsapplicaties en -data aan een externe serviceprovider. Die zorgt voor een veilige dataopslag en maakt alle voorzieningen (zowel de kritische bedrijfsinformatie als ondersteunende applicaties) via een cloudmodel vanaf iedere locatie, op ieder moment beschikbaar. Deze centrale storage verhoogt niet alleen de beschikbaarheid, maar levert tevens de nodige kostenbesparingen op – onder meer op het gebied van beheer en hardware. Optimaliseren van databeschikbaarheid is dus veel meer een investering in het verlagen van de beheerlast dan het maken van extra kosten.
Ricoh heeft wel een punt. De betrokkenheid en besef dat men beter en zorgvuldiger om moet gaan met bedrijfsgevoelige en kritische data is nog steeds een actueel onderwerp. Dat dit een investering zou moeten vergen? Hier stelt Ricoh mij dan weer teleur.
Paperless Office
Al sinds het begin van de ontwikkeling van de PDF halverwege de jaren negentig, en de implementatie van de multifunctionals, zijn er veel verschillende initiatieven geweest tot de implementatie van de 'Paperless Office'.
De reden tot dergelijke implementatie is dat men de papier berg met +60% reduceren kan binnen de organisatie. Enig idee wat dat voor besparing aan kantoorruimte met zich mee zal brengen?
Door de implementatie van de paperless office te combineren met iets simpels als de clean desk policy, draagt elke werknemer er toe bij dat er opgeruimder en veiliger om wordt gegaan met alle soorten data. Het moet namelijk een bewustzijns verandering zijn over de hele linie, anders verwateren dergelijke initiatieven.
Encrypty mogelijkheden
Het versleutelen van data kost steeds minder en is steeds eenvoudiger te implementeren en te beheren. JAmmer dat daar nog steeds weinig tot niet gebruik van wordt gemaakt. Meer dan het overdenken zeker waard.
In ieder geval kan met de huidige stand van zaken van IT, binnen elke organisatie dit meteen worden geimplementeerd en de kostenreductie onmiddellijk worden ingezet.
Tenslotte is de implementatie gratis waar een aanzienlijke reductie financieel als beloning tegenover staat. En dat is waar IT uiteindelijk voor dient. Besparen.
johan
|
|
28
-
09
-
2011
|
15
:
32
uur
Rico heeft een mooi project verzonnen om geld te genereren voor Rico.
147 miljard investeren om 46 te verdienen lijkt me niet echt winstgevend.
