28 september 2011 -
Een document management systeem (DMS) is duur, alleen voor grote concerns en lastig te integreren met andere applicaties. Er bestaan volgens Jeroen Uittenbosch van Hostaccess Solutions Nederland tal van mythes rond document management systemen. Volgens hem kan een goed geïmplementeerd DMS organisaties veel direct voordeel en gemak opleveren. "Maar het is net als in de Griekse mythologie; hoe minder men ervan weet, des te makkelijker kan men erover fantaseren."
In tijden waarin veel bedrijven onder financiële druk staan, neemt de roep om efficiency en productiviteit toe. Eén van de oplossingen daarvoor is de invoering van een document management systeem. Het vastleggen, raadplegen en archiveren van elektronische documenten - als word-, excel, CAD bestanden, maar ook gescande formulieren, facturen, contracten, foto's en afbeeldingen - vraagt via een DMS slechts een enkele handeling.
Efficiencyvoordelen
"Wanneer een DMS op de juiste wijze geïmplementeerd wordt, kan dit een organisatie veel voordeel opleveren", vertelt Jeroen Uittenbosch, manager bij Hostaccess Solutions Nederland. "Een DMS zorgt er namelijk niet alleen voor dat documenten snel terug te vinden zijn, vanaf één centrale plek, maar ook dat processen beter beheersbaar zijn." Een DMS biedt managers in no-time relevante bedrijfsinformatie, biedt efficiencyvoordelen, levert ruimtebesparing op, en is klantgerichter en veiliger. "En dat vertaalt zich eenvoudig in financieel voordeel."
Eenvoudige implementatie
Veel organisaties hikken aan tegen de veronderstelde hoge implementatiekosten van een DMS. "Ervan uitgaande dat de systemen ontworpen zijn voor grote concerns, prijzig zijn en de implementatie niet alleen veel geld maar ook een aanzienlijke investering vraagt in het opleiden van medewerkers. Door een redelijke prijs en eenvoudige implementatie van huidige systemen, kunnen tegenwoordig kleine bedrijven ook profiteren van dezelfde voordelen als de grote concerns."
Internationale standaarden Een hardnekkige misvatting is volgens Uittenbosch dat document management duur is. De realiteit is dat er betaalbare, volwaardige, stabiele document management systemen bestaan, die aan alle internationale standaarden en normen voldoen. "Deze systemen zijn eenvoudig te koppelen met bestaande systemen waar organisaties al jaren mee werken. Dat werkt wel zo vertrouwd."
Bestaande applicaties
Uittenbosch ontkracht in eenvoudige bewoordingen mythes als dat bedrijven zouden moeten kiezen tussen een Cloud-gebaseerde of een ‘thuis’, on-premise document management implementatie. "DMS biedt gebruikersgemak, waardoor geen dure uren aan trainingen verloren gaan. Bovendien, en dat is het grote voordeel voor MKB’ers, integreert een uit Finland afkomstig DMS moeiteloos met bestaande applicaties."
Begrijpelijk
Griekse mythologie is complex. Net als de wereld van document management. Toch kan het snel begrijpelijk worden gemaakt. Hostaccess Solutions Nederland organiseert op dinsdag 22 november een kostenloze lezing voor managers die documentstromen beter beheersbaar willen maken. Meer informatie over de lezing vindt u hier.
De mythes zijn ontkracht, iedere manager wordt hier een stuk wijzer van. Of is dit per ongeluk een advertentie die op nieuws terecht is gekomen?
Mark Boessenkool
|
|
28
-
09
-
2011
|
20
:
15
uur
Aangezien in mijn mening in dit artikel de mythes lang niet ontkracht zijn. Geef ik hier mijn mening die ik in het verleden als gebruiker en systeembeheerder had.
DMS zorgt NIET perse voor efficienter werken:
In mijn ervaring is met en zonder DMS werken per saldo net zo snel.
Een DMS heeft voordelen (alles in 1 locatie) maar ook nadelen, je kunt niet makkelijk door een dossier bladeren in vergelijking met een papieren dossier in je vingers hebben.
En een kleine krabbel op een document is makkelijk gemaakt, via een DMS moet je ergens klikken, het typen, en dan op opslaan klikken.
Documenten kunnen in een DMS ook verloren raken. En mogelijk is dat ook moeilijker terug te vinden.
Als bij een papieren dossier een document bij het verkeerde dossier komt, dan komt dat waarschijnlijk wel naar voren bij de eerst volgende keer dat iemand dat dossier pakt. Bij een DMS open je waarschijnlijk alleen de documenten die je nodig hebt, de verkeerde documenten in een dossier zie je dan niet.
Er zijn wel degelijk (verborgen) kosten bij een DMS:
Ten eerste hou er rekening mee dat het aantal printjes enorm stijgt. Denk maar eens aan dossiers die je in een vergadering gebruikt, of meeneemt naar een klant. Mogelijke oplossing daarvoor is een tablet/laptop met internet toegang, maar die kosten ook geld en niet iedereen wil daarmee werken.
Daarnaast moet er ook rekening gehouden met het feit dat er een extra monitor nodig is. Immers je werkt nu al op minimaal 1 monitor en een documenthouder voor je papieren document. Aangezien dat papieren document verdwijnt zal er een extra monitor moeten komen om de werk effecientie niet naar beneden te halen.
Hierboven staan een heel aantal negatieve punten omtrent een DMS. Maar dat wil niet zeggen dat ik tegen een DMS ben, absoluut niet. Alleen bovenstaande punten worden meestal niet serieus genomen of zelfs niet gezien.
Wat ik het grote voordeel van een DMS vind is de backup. Als je een archief hebt en het gebouw brand af ... weg archief. Bij een DMS is er, als het goed is, een backup.
Een ander voordeel is dat een dossier door meerdere mensen tegelijk te gebruiken is.
