De toekomst vraagt om kantoren die samenwerking stimuleren
17 augustus 2011 -
Er bestaat een kloof tussen de mate waarin bestaande kantoorruimtes teamwerk ondersteunen en de behoefte aan collectieve ruimtes in 2020. Kantoormedewerkers gaan ervan uit dat ze in de toekomst vaker zullen werken in collectieve ruimten, waarin technologieën beschikbaar zijn zoals interactieve digitale schermen, touch screens en live video streaming vanuit locaties over de hele wereld.
Dat blijkt uit onderzoek van Johnson Controls Global Workplace Solutions (GWS) onder 1.700 respondenten in zeven landen. Deze verschuiving naar werken in virtuele teams, met gebruik van tal van technologieën, gaat gepaard met een daling van het aantal uren dat werknemers verwachten door te brengen aan hun bureau, de telefoon of in traditionele vergaderzalen.
Samenwerking biedt strategisch voordeel
"We weten dat samenwerking tussen medewerkers een drijvende kracht is voor creativiteit, innovatie en dus strategisch voordeel biedt. Het stelt teams in staat meer te worden dan de som van hun delen," verklaart Dr. Marie Puybaraud, directeur Global WorkPlace Innovation bij Johnson Controls GWS. "Hoewel er al collaboratieve technologieën worden gebruikt, toont het onderzoek een kloof tussen de behoeftes die er momenteel zijn en die in 2020. Wanneer er niet wordt geïnvesteerd in deze technologieën en in aangepaste kantoorruimtes zal de productiviteit hieronder lijden. Dat heeft gevolgen voor wie nieuwe kantoren ontwerpt of bestaande ruimtes renoveert."
Technologische hulpmiddelen
Een vijfde van de respondenten zegt momenteel teamruimtes, uitgerust met technologische hulpmiddelen, frequent te gebruiken. Gevraagd naar hun verwachtingen voor 2020 stijgt dat aantal tot 52 procent frequente gebruikers. Het gebruik van de traditionele vergaderzaal daalt fors: 40 procent gebruikt ze nu regelmatig, slechts 27 procent verwacht dat in 2020 nog steeds te doen. Ook het gebruik van de vaste telefoon op kantoor daalt: nu belt nog de helft geregeld met de vaste telefoon, tegen 2020 is dat nog een derde.
Andere kijk op vastgoed
"Uit het onderzoek blijkt ook dat een standaard kantoorindeling minder efficiënt is dan een op maat gemaakte kantoorruimte. Elke organisatie is anders en moet dus zijn kantoren aanpassen aan zijn specifieke businessmodel en bedrijfscultuur. De evolutie naar teamwork zal de kijk van bedrijven op hun vastgoed veranderen. Een groot deel van de werkvloer zal worden ingericht om samenwerken te vergemakkelijken. Dit veronderstelt een goed begrip van de interactie tussen mensen, de vastgoedportfolio, de technologieën en de werkpraktijk," aldus Dr. Puybaraud.
Veel meer technologie
Het gebruik van videocommunicatie en real-time technologieën zal de komende jaren sterk toenemen. Werknemers verwachten dat ze tegen 2020 veel vaker gebruik zullen maken van webconferenties, instant messaging en videoconferenties. Het aantal mensen dat op regelmatige basis webconferenties houdt, zal verdriedubbelen van negentien procent naar 57 procent. Werknemers denken ook vaker een beroep te doen op collaboratieve technologieën die nu nog in de ontwikkelingsfase zitten. Zo verwacht bijna de helft van de respondenten (44 procent) dat ze in 2020 gebruik zullen maken van 3D videoconferenties. Met deze technologie kunnen ze diepte waarnemen op het scherm en krijgen ze een realistischer beeld.
Verschuivingen in technologie
Enkele belangrijke resultaten wat betreft het gebruik van technologieën en werkruimtes nu en in 2020:
• Webconferentie: negentien procent gebruikt het al frequent, terwijl 57 procent een frequent gebruik verwacht in 2020
• 2D videoconferentie: achttien procent nu, 51 procent in 2020
• Groepsruimtes met ingebouwde collaboratieve technologieën: twintig procent nu, 52 procent in 2020
• Aparte kantoorruimte voor teamwerk: achttien procent nu, 36 procent in 2020
• Instant Messaging: 33 procent nu, 54 procent in 2020
• Klassieke vergaderruimte: 40 procent nu, 27 procent in 2020
• Vaste telefoon op kantoor: 50 procent nu, 33 procent in 2020
• 3D videoconferentie: 44 procent van alle kantoorbedienden verwacht een intensief gebruik hiervan in 2020.
Technologische hulpmiddelen zijn handig bij het proberen om samen te werken maar misschien moet de hedendaagse managers meer kijken naar de wil om samen te werken. Veelal heerst er onderling een concurrentiestrijd en wil niemand meer samenwerken omdat men bang is dat de ander er met het ''idee'' van door gaat!
