Vijf oefeningen om beter te communiceren tijdens vergaderingen
22 juli 2011 -
Heeft u ook wel eens het gevoel dat iedereen altijd hetzelfde zegt tijdens een vergadering? Denkt u dat de standpunten vastliggen en dat die bijna bij elk agendapunt uit de kast gehaald worden? Als dat zo is, heeft Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! vijf oefeningen voor u.
1. Weet u echt wat iemand zal gaan zeggen?
Vertel per agendapunt wat u denkt dat u linkerbuurman of – vrouw van het onderwerp vindt en vooral waarom. Controleer of het klopt. Bespreek ook waarom u dacht dat hij of zij dat zou zeggen.
2. Kijk goed hoe iemand iets zegt.
Schrijf op wat u daaruit af kunt lezen. Wat leidt u af uit zijn of haar gebaren? De gezichtsuitdrukking? Hoe ont- of gespannen zit iemand erbij? Waarom denkt u dat? Controleer of uw waarnemingen kloppen.
3. Luister eens zonder (direct) te reageren
Schrijf op wat er is er gezegd en wie wat zei. Bedenk wat u over het onderwerp zou willen zeggen en schrijf dat ook op. Waarom wilde u dat zeggen? Bedenk of het iets toevoegt aan het verloop van de discussie. Zorgt uw bijdrage dat u met zijn allen de materie beter begrijpt of dat u sneller een besluit neemt?
4. Schrijf vooraf op wat iedereen gaat zeggen over elk agendapunt
Controleer of het klopt.
5. Observeer een paar vergaderingen een willekeurig iemand
Dat kan op eigen initiatief, maar ook met een soort sinterklaaslootjessysteem. Gooi alle namen in de hoge hoed en iedereen trekt briefjes. Diegene die u heeft getrokken observeert u tijdens de volgende vergaderingen. Tijdens de vergadering schrijft u op wat hij of zij zegt. Waarom zegt hij of zij dat? Vindt u het nuttige bijdrages? Wat zijn de non-verbale signalen die u ziet? Hoe wordt er op hem of haar
gereageerd? Hoe is de interactie met de andere deelnemers aan de vergadering? Heeft u tips voor hem of haar om beter te communiceren tijdens de vergadering?
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.'
Ik meen dat de intentie van een vergadering is deze zo goed mogelijk te sturen. Mij irriteert meer de langdradigheid waarmee mensen aan het woord willen blijven. Ook hoe deze in herhaling vallen. Nu is de een wat sneller in zijn uitleg dan de ander maar dan nog is het de taak van de voorzitter dit in te korten. Deze heeft een belangrijke rol in het geheel. Men legt immers beslag op de tijd van anderen die op het eind van de vergadering genoodzaakt zijn hun reactie in te korten. Degenen die te vaak het woord nemen doen het vaak om gewoon iets te willen zeggen, gegrond of ongegrond. Ook een vorm van een stukje aandacht. Benader eens een keer degenen die uiteindelijk nooit hun mond open doen. Misschien voelen zij zich wel ondergesneeuwd door dit soort wauwelaars.
Willem van Druten
|
|
22
-
07
-
2011
|
10
:
59
uur
Grappig maar zal het wel niet snappen.
Volgens mij zijn dit juist punten om niet (te hoeven) communiceren.
En daar kun je wel wat mee.
Per slot van rekening is de moderne opvatting van management nl. Leiderschap.
En een leider communiceert minimaal en observeert en intervenieert maximaal.
Staccato, dirigerend en vooruit.
De tijd verdoen met deze vijf punten ontneemt je de mogelijkheid om persoonlijk te scoren in al die kort-door-de-bocht meetings die je op één dag kunt hebben.
We zitten per slot van rekening in een soort hit and run tijdperk.
En de week heeft maar zo weinig werkuren!
