Zes tips om in te spelen op een overbelaste medewerker
27 juni 2011 -
Een van de medewerkers van uw afdeling, zit niet goed in zijn vel de laatste tijd. Hij is overbelast, gestrest en dat heeft een negatieve invloed op het hele team. En u weet als manager: een goede werksfeer op de afdeling is erg belangrijk, want dat zorgt naast werkplezier voor uw medewerkers, ook voor een hogere inzet en voor minder ziekteverzuim.
Typerend voor overbelaste mensen is, dat zij het liefst alleen werken en daardoor minder open staan voor samenwerking en collega's, zo stelt Nell van de Ligt van Ligtpunt.nl. U merkt dat er ergernis ontstaat bij teamleden, omdat samenwerken moeizamer gaat. De overbelaste medewerker maakt steeds meer fouten, belooft meer dan waar wordt gemaakt, komt vaak te laat. Dat alles maakt goede samenwerking lastig. Als dit frequent voorkomt, raakt het geduld bij collega's op.
Verstrekkende gevolgen
Daarnaast is de medewerker minder creatief en innovatief. Hij of zij doet wat er gedaan moet worden, maar er is verder geen ruimte meer voor andere dingen. Als deze situatie lang aanhoudt, heeft de overbelasting en de stress van de medewerker niet alleen gevolgen voor hem/haar zelf (kans op uitval), maar verstoort het ook de teamsfeer, de samenwerking. En dus uiteindelijk de kwaliteit van het product of de productie zelf.
Tijdig ingrijpen
Kern van het probleem is dat de medewerker een schakeltje in het geheel is dat niet meer goed functioneert. Hierdoor wordt de samenwerking (de werking van de ketting) die nodig om het eindresultaat neer te zetten, verstoord. Belangrijk is dus om als leidinggevende tijdig in te grijpen en de overbelasting en stressklachten serieus te nemen. Zo blijft de ketting draaien en wordt erger voorkomen. Denk daarbij niet alleen aan de korte termijn oplossingen, maar kijk ook naar de lange termijn. Er kan een enorm verschil zitten tussen beide oplossingen, dus kijk ook of de oplossingen goed aansluiten.
Zes stappen
Wat kunt u doen met deze situatie :
1. Plan een gesprek op zeer kort termijn, waarin u aangeeft wat u ziet gebeuren en wat hiervan de gevolgen zijn. Benader de situatie positief en maak uw verhaal niet te zwaar.
2. Luister naar wat de ander u aangeeft en neem het verhaal serieus. Luister tussen de regels door, vraag door. Waar krijgt uw medewerker stress van en waardoor raakt hij/zij het overzicht kwijt?
3. Bekijk samen wat maakt de medewerker niet toekomt aan het werk. Schakel hier eventueel een coach in, want het is moeilijk om de vinger op de juiste plek te leggen. Dat vraagt weer andere vaardigheden, waarin u als manager niet of onvoldoende geschoold bent.
4. Zoek samen naar een tijdelijke oplossing om de medewerker te ontlasten en om uitval te voorkomen. Vaak heeft een medewerker zelf genoeg ideeën hierover. Hoe krijgt de medeweker weer greep op de agenda en taken? Hoe komt er weer overzicht?
5. Zorg voor een structurele oplossing. Wat heeft de medewerker nodig om herhaling van dit probleem te voorkomen. Kijk dus niet alleen naar een korte termijn oplossing, maar ook naar een duurzame.
6. Kan de medewerker probleem zelf oplossen of is er hulp van buiten nodig om tot een goede duurzame oplossing te komen. Kan de medewerker voldoende reflecteren naar zichzelf in deze situatie? Ook hier is verwijzing naar een coach een juiste keus.
Denk aan uw eigen grenzen
Denk trouwens niet dat u als leidinggevende het probleem voor de medewerker moet oplossen. Kijk hoe u kunt helpen om weer overzicht te krijgen. Beperk u tot de taken en verantwoordelijkheden die u als leidinggevende hebt, weet waar uw grenzen liggen.
Vraag het gratis e-boek '7 tips om ziekteverzuim door stress en burn-out te voorkomen' aan op www.ligtpunt.nl.
Laat werkstress niet de baas spelen in je leven.Door personal coaching onderbouwd door een pschylogisch prestatieonderzoek kan je aan werkstress hantering doen.
Heeft u werkstress klachten? Bang voor een burn-out? Bent u de balans tussen werk en prive kwijt? Zorg dat u weer grip krijgt op uw leven!
Met behulp van een personal coach en arbeidskundige:
- vergroot u uw zelfinzicht
- herkent u werkstress signalen
- krijgt u meer grip op uw leven
- kunt u uw tijd beter en effectiever indelen
- krijgt u weer plezier in uw werk
- hervindt u de balans tussen werk en prive
