Slimmer inzetten van ICT bij overheid levert enorme besparing op
15 april 2011 -
Het slimmer inzetten van ICT en in veel mindere mate het bezuinigen op ICT biedt volop kansen voor de overheid om minder geld uit te geven. Van de ambtenaren is 68 procent van mening dat het beter gebruikmaken van de ICT-mogelijkheden de grootste besparing oplevert.
Dit blijkt uit het onderzoek ‘Bezuinigen op óf met ICT’ van Ernst & Young onder 601 ambtenaren naar de mogelijkheden om te bezuinigen op ICT of te besparen door het slimmer inzetten van ICT binnen de overheid.
Structurele kostenbesparing
Ambtenaren geven aan dat bezuinigen op ICT weinig gaan opleveren. Om een structurele kostenbesparing bij de overheid te realiseren is het belangrijker om te innoveren met behulp van de mogelijkheden die ICT biedt. Ruim 41 procent van de ondervraagden geeft aan dat de mogelijkheden van procesinnovatie met behulp van ICT te weinig worden benut. Guill van den Boom, Partner bij Ernst & Young: "Procesinnovatie kan bijdragen aan besparingen omdat het streeft naar het efficiënter inrichten van processen. Een voorbeeld hiervan is het bundelen van meerdere vergunningsaanvragen in één digitale aanvraag van een burger of bedrijf. De aanvraag wordt vervolgens geautomatiseerd gesplitst en neergelegd bij je juiste afdeling of instantie. Dit is een voorbeeld waarbij de onnodige stappen in de keten worden verwijderd."
Overheden delen te weinig op ICT gebied Binnen de overheid bestaan al diverse samenwerkingsverbanden op ICT terrein tussen onder andere gemeenten. Wat opvalt is dat 49 procent van de ondervraagde ambtenaren van mening is dat overheden te weinig worden gestimuleerd tot het aangaan van samenwerkingverbanden. Ook vindt 43 procent dat de eigen organisatie te weinig deelt op ICT terrein. Het gevolg hiervan kan zijn dat het wiel opnieuw wordt uitgevonden en er dan ook onnodig geld en tijd wordt verspild. Volgens de meerderheid van de ondervraagde ambtenaren levert regionale samenwerking lokale overheden een grotere besparing op dan landelijke samenwerking. Van den Boom: "Wanneer overheidsinstanties worden gestimuleerd om aan te haken bij elkaars ontwikkelingen, kunnen zij kosten besparen. Een uniforme uitvoering van processen biedt de meeste samenwerkings- en - besparingsmogelijkheden. Samenwerking in de regio kan een eerste logische stap zijn naar verdere centralisatie van standaard toepassingen."
Standaardisatie
Van de ambtenaren is 64 procent het erover eens dat een kostenbesparing kan worden gerealiseerd door één standaard informatiesysteem voor standaardprocedures bij lokale overheden toe te passen. Dit is een opvallend resultaat, omdat de mogelijke besparing door landelijke centralisatie van informatiesystemen door de respondenten als veel kleiner werd beschouwd. Van den Boom: "Standaardisatie zou meer aandacht moeten krijgen binnen de overheid. Met standaardisatie wordt een gemeenschappelijke basis gecreëerd, waarbinnen de diverse overheidsorganen de benodigde bouwstenen uit deze basis kunnen gebruiken. Met deze basis kunnen systemen ook eenvoudiger aan elkaar worden gekoppeld. Daarnaast wordt met standaardisatie het aantal betrokken partijen (zoals leveranciers) aanzienlijk beperkt en kunnen interne en externe kosten daarmee ook lager uitvallen."
Aansturing op ICT gebied
Een ruime meerderheid van de respondenten is van mening dat de rijksoverheid meer sturing moet geven op het gebied van ICT, om zo onnodige of dubbele uitgaven te voorkomen. Van de ambtenaren vindt 65 procent het aanstellen van een CIO wenselijk om de juiste prioriteiten te kunnen stellen en realiseren. Het belang wordt vergroot doordat 52 procent van de ondervraagden vindt dat bestuurders van de eigen organisatie te weinig bezig zijn met kostenbesparingen door het slimmer inzetten van ICT.
Focus op het slimmer inzetten van ICT
Van den Boom: "Om bezuinigingen te realiseren is een overheidsbrede ICT-visie noodzakelijk. Sterkere sturing vanuit zowel de centrale overheid als binnen specifieke overheidsorganisaties blijkt wenselijk. Uit het onderzoek blijkt dat de Rijksoverheid meer sturing moet geven op ICT-gebied. Het aanstellen van een CIO binnen overheidsorganisaties blijkt wenselijk om de juiste prioriteiten te stellen en realisatie van de doelstellingen te bewaken. Een cultuuromslag is nodig om de focus te krijgen op de overeenkomsten tussen organisaties en mogelijkheden om samen te werken in plaats van de verschillen te benadrukken en het accent te leggen op de onmogelijkheden. De focus van besparingstrajecten zou moeten liggen op het slimmer inzetten van ICT. Wanneer tevens op ICT wordt bezuinigd, dan mag dit niet ten koste van de innovatie gaan. Nu slim investeren kan namelijk in de toekomst een besparing opleveren. Realiseer de besparingen door de geplande reducties in bezetting als gevolg van inzet van nieuwe technologie ook daadwerkelijk door te voeren."
Het eerste exemplaar van het onderzoek ‘Bezuinigen op óf met ICT’ zal worden uitgereikt tijdens de Beurs Overheid & ICT in de Jaarbeurs Utrecht op 20 april aanstaande.
Ik denk dat de intentie van dit artikel zeker waar is. Waar gaat het dan telkens fout vraag je je af? Daar kunnen we heel kort en bondig over zijn.
Persoonlijke Impotentie en incompetentie
Sinds mensenheugenis is de politiek en ambtenarij een bolwerk van impotente incompetentie. Hier mogen we even helder in worden.
Even een aantal eenvoudige voorbeelden. Kamp en voorgangers worden Ministers van Defensie maar geen van hen heeft affiniteit of binding met de materie. Het is een kwestie van ambtelijke/politieke stuivertjes in het juiste gleufje.
Het tweede probleem word dan ook meteen helder. Wanneer je mensen die ter zake onkundig zijn op een cruciale plek zet, kun je er op wachten dat er enorme overbudgettering het gevolg zal zijn.
Natuurlijk ligt men hiervan niet altijd even makkelijk want heel eenvoudig wordt er geschermd met lessen te leren voor de toekomst. Voor de duidelijkheid; Ambtenaren en Politici leren telkenmale deze les NIET! Zij bestaan namelijk door zelfvalidering ter ere en meerdere glorie van zichzelf. Zie de laatste voorbeelden de 'beloningen' van onder meer Bos en Balkenende.
Alleen hun netwerk zou zakelijk interessant zijn want in hun loopbaan heeft men zaken danig laten liggen dat de gemeenschap hier telkenmale voor op mag draaien.
Van IT Portfolio management heeft men vrijwel geen kaas gegeten want als materie staat dat nog steeds in de kinderschoenen vaak. Wellicht de grootste fout die 'Managers' het meest maken is dat zij denken dat Management en IT Management dezelfde is. En dat is dan misschien wel de grootste denkfout.
IT is er om kosten te besparen als instrument en vehikel en om dat te kunnen bereiken heb je de juiste mensen op de juiste plaats nodig. Ook bij de overheid. Anders blijft het alleen maar bij impotente goede intenties waar alleen het bedrijfsleven de vruchten van plukt i.p.v. de overheid die moet bezuinigen.
