31 maart 2011 -
Notuleren van een vergadering lijkt eenvoudig: u schrijft op wat er gezegd wordt, maakt er een verslag van en stuurt het rond naar de deelnemers van de vergadering. Voilá! Toch komt er meer bij kijken. Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! geeft tips.
Belangrijk is dat u van tevoren het kader kent voor de notulen. Stel daarom de volgende vragen:
1. Wat is het doel van de vergadering? Wat is het doel van de notulen? Voor wie notuleert u?
2. Wat voor soort verslag past hierbij? Wil de vergadering een uitgebreid verslag, een samenvattend verslag of is een besluitenlijst voldoende? Of moet het woordelijk uitgewerkt worden en krijgt u een band waarop de vergadering opgenomen is?
3. Is het belangrijk dat u notuleert wie wat zegt? Of is een beschrijving van de discussie, de besluitvorming en het besluit beter?
4. Gebruikt u voornamen of achternamen?
Vier tips 1. Maak altijd een actielijst, met daarop welke activiteit door wie wordt gedaan en wanneer het klaar is.
2. Zorg dat de notulen ruim voor de volgende vergadering bij de deelnemers zijn, vergezeld door de agenda voor de volgende vergadering.
3. Zet in de notulen duidelijk zichtbaar de datum, tijd en plaats van de volgende vergadering.
4. Notuleer in een sjabloon. De agendapunten heeft u al, zet die erin met ruimte om de notulen eronder te zetten.
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
'10 tips over besluitvorming.'
Ik heb dit artikel met aandacht gelezen, omdat ik vaker moet ik vaker moet notuleren en dat graag goed doe. Ik vat uw punt 4 niet. Hoe notuleert men in een sjabloon?
Indien het notuleren niet intern gehouden wordt is het inderdaad verstand met een vast format te werken en de werknemer goed te informeren. Wat ik zelf merk is dat organisaties ervan uitgaan dat mensen objectief en geordend kunnen notuleren, terwijl hier meer bij komt kijken dan men denkt.
Ik ben het helemaal met je eens: notuleren is een vak. Dat wordt veel te weinig erkend. Niet iedereen met een pen en een vel papier kan goede notulen maken. Het vraagt kennis en ervaring.
Bovenstaand artikel schreef ik bijna 4 jaar geleden. In die tussentijd heb ik veel workshops over vergaderen gegeven, onder andere aan notulisten, en digitale cursussen voor voorzitters en voor notulisten gemaakt. Ik geef nog steeds dezelfde tips.
