3 maart 2011 -
Niet alleen de inhoudelijke kant beïnvloedt de effectiviteit van een vergadering. Ook de locatie, hoe men zit en wie naast wie zit heeft invloed. Door de ruimte dynamisch in te zetten om het vergaderproces te prikkelen, wordt beter en sneller resultaat bereikt. Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! geeft tips.
1. Let op de vorm van de tafel Een ronde tafel is ideaal bij een vergadering. Iedereen is gelijkwaardig en iedereen kan elkaar zien. Andere vormen tafels zijn bruikbaar als de gezagsverhoudingen dat verlangen. Voor een korte vergadering met een kleine groep kan zelfs staand vergaderd worden.
2. Kies voor rechte stoelen Zachte stoelen waar u diep in wegzakt maken minder alert. U praat minder makkelijk en kunt niet of nauwelijks aantekeningen maken. Rechte, stevige stoelen hebben de voorkeur bij een vergadering.
3. Speel met de tafelschikking U gaat waarschijnlijk altijd naast dezelfde persoon zitten. Mensen die het eens zijn met elkaar zitten vaak naast elkaar. Tegenover elkaar zitten versterkt de tegenstelling. Zo kunt u bewust of onbewust een blok vormen in een vergadering. Als u zorgt dat iedereen regelmatig naast en tegenover iemand anders zit krijgt u een heel andere vergaderdynamiek.
4. Zorg voor voldoende licht en een behaaglijke temperatuur Onderzoeken wijzen uit dat in een saaie ruimte zonder ramen mensen de vergadering sneller saai vinden en sneller afgeleid zijn. Alles wordt aangegrepen om maar aan wat leukers te denken. Als het in de vergaderruimte te warm is vallen mensen (bijna) in slaap. Te koud wordt als ongemakkelijk ervaren. Genoeg licht, een sfeervolle ruimte met de juiste temperatuur geeft daarentegen een fijne vergadersfeer.
5. Besteed aandacht aan details Water op tafel is een aardig gebaar en kost niks. Zorg dat er koffie en thee is. Zorg voor een rustige ruimte. Vermijd opvallende en drukke elementen in de vergaderruimte. Die leiden af. Een veelkleurig schilderij hoort niet in een vergaderruimte.
6. Zorg dat de technische hulmiddelen werken Heeft u deze nodig, test ze van te voren en zorg dat ze het doen.
7. Zet bloemen neer Uit onderzoek van de Universiteit van Wageningen blijkt dat een goed verzorgd boeket op een vergadertafel de uitkomst positief beïnvloedt. Overdrijf echter niet: te veel bloemen zorgen voor onrust. En van te sterk geurende bloemen raken mensen afgeleid. Groene planten in een ruimte zorgen voor rust, geborgenheid en warmte.
Meer tips zijn welkom! Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.'
Deze zeven tips zijn heel goed, als mannelijke collega's vergeten wij vaak om aan deze aspecten te denken, zeker in een situatie waar je vaak aan crisismanagement moest doen!
heel grappig dat jullie een foto van een vergaderruimte erbij hebben gezet met geen ronde tafel. Zie tip 1.
De tafel op deze foto zorgt ervoor dat een groot deel van de mensen elkaar niet kan zien tijdens de vergadering. Ik pleit echt voor een ronde tafel.
Met vriendelijke groet,
Carla van den Bos
