Nooit meer in de file, nooit meer te laat, altijd productief
28 februari 2011 -
Medewerkers die in hun achtertuin in het zonnetje op hun laptops rapporten schrijven of met hun smartphones in de trein conference calls voeren, het klinkt idyllisch, maar het kan. Medewerkers die zelf hun werktijden bepalen of buiten de spits naar het werk reizen, ook allemaal mogelijk. Het Nieuwe Werken wint steeds meer terrein. En dat heeft een positief effect op de mobiliteit.
Dat schrijft Astrid Standhardt van Care4HR. Het Nieuwe werken is een trend. Het krijgt steeds meer aandacht en wordt steeds vaker toegepast. "Het is effectief. In bepaalde situaties is het bijvoorbeeld handiger om thuis te werken, als je bijvoorbeeld een moeilijk rapport moet schrijven. Thuis ben je productiever en heb je minder afleiding van collega’s. Bovendien hoef je minder te reizen waardoor je ook meer productiviteit genereert," vertelt Jolanda Samuels, directeur van bureau Mobiliteit op Maat (MOM). "MOM hanteert geen strakke definitie voor het Nieuwe Werken. Waar ik aan denk bij de term? Flexibel werken, spitsmijden, thuiswerken, later beginnen. Zo zie ik het. Maar het Nieuwe Werken is voor iedere organisatie weer anders." Harold Van Gerven, partner bij Care4HR: "Het Nieuwe Werken is inderdaad een trend aan het worden. Veel bedrijven zoeken oplossingen voor de wensen van medewerkers om privé en zakelijk beter met elkaar te kunnen combineren en voor de fileproblematiek. Het Nieuwe Werken lijkt een antwoord op deze vraagstukken. Maar het is meer dan het aanpassen van de werktijden, OV- kaarten regelen en kantoortuinen met flexplekken maken."
De was doen "Het klopt wat Jolanda over het Nieuwe Werken zegt," knikt Harold van Gerven. "Iedere organisatie kijkt er weer anders naar. Maar bij het Nieuwe Werken moet bij iedereen een gedragsverandering plaatsvinden. Veel managers in Nederlandse organisaties sturen nog erg aan op de aanwezigheid van medewerkers in plaats van op het werk dat zij verzetten. Arbeidsrelaties zijn gebaseerd op de omvang van het aantal contracturen in plaats van op de resultaten die een medewerker behaalt. Maar bij thuiswerken kun je niet beoordelen of de werknemer genoeg uren maakt. Dit moet uiteindelijk blijken uit goed afgeleverde producten. Een medewerker die thuis werkt doet misschien wel eens een was in de wasmachine. Maar als die medewerker een kwartier met de was bezig is, werkt hij gewoon een kwartier langer door om goed werk af te leveren. Dat vindt niemand erg."
Meer asfalt Een gedragsverandering dus. Daar zullen best veel leidinggevenden voor openstaan, maar het lijkt makkelijker gezegd dan gedaan. Is het niet eenvoudiger om alle snelwegen in Nederland te verbreden zodat er meer ruimte is om door te rijden? Vast een geruststelling voor leidinggevenden die toch liever hun medewerkers op kantoor houden.
Samuels vindt van niet: "Snelwegverbreding zorgt in het begin voor betere doorstroming, maar het is slechts een tijdelijke oplossing. Je moet niet alleen de infrastructuur aanpakken, maar meerdere kansen aangrijpen om de bereikbaarheid te verbeteren. Het is geen zaak van of of, maar een zaak van en en én! Én de infrastructuur verbeteren én bewuster omgaan met reistijd én de trein aanmoedigen in plaats van de auto én werktijden spreiden énzovoort."
Liever de auto Volgens Samuels ontdekken steeds meer bedrijven de kracht van het openbaar vervoer: "Bedrijven raken ervan doordrongen dat het ’s ochtends heel druk is op de weg en dat het een pre is om dichtbij het Centraal Station te zitten, om OV-vriendelijk te zijn. Werknemers van een bedrijf dat dichtbij een Centraal Station is gevestigd, zijn met het OV sneller op het werk dan met de auto. Ze staan niet in de file, hoeven niet oeverloos rondjes te rijden op zoek naar een parkeerplek…" Toch lijkt het ondenkbaar dat leaserijders hun auto laten staan voor de trein, geeft ook Samuels toe. "Om mensen uit de auto te krijgen is inderdaad een gedragsverandering nodig. En misschien wel meer. De trein biedt vooral overdag een snelle verbinding, ik kan me voorstellen dat je ’s avonds liever de auto pakt. Of dat je sommige trajecten liever met de auto aflegt."
Portemonnee Het is dus een toer om werknemers uit hun auto te halen. Samuels: "Het is lastig ze te laten spitsmijden, in de trein te krijgen of op de fiets te laten stappen. Je moet ze financieel belonen, dat stimuleert. Als mensen er voordeel uit kunnen halen, kiezen ze eerder voor een andere optie. Als je alle OV-kosten wel vergoedt en niet meer de autokilometers, dan pakken mensen wel de trein. Zodra ze het in hun portemonnee voelen hebben ze er wel wat voor over. Je kunt er dus voor zorgen dat mensen de auto niet pakken, maar dan moet je ze wel iets bieden."
Beter voor het milieu "Eigenlijk zouden werknemers persoonlijke mobiliteitsbudgetten moeten hebben, dan kunnen ze kiezen tussen een treinabonnement, de fiets of de auto", vervolgt Samuels. "Want laat je de keuze bij de werknemer, dan kiest hij soms eerder voor het openbaar vervoer dan voor een auto. Heeft hij al een leaseauto voor de deur staan, dan is hij niet meer geneigd om geld uit te geven voor het openbaar vervoer. Bovendien vergoeden veel werkgevers geen aanvullende OV-kosten aan autorijdende werknemers." Maar er gloort hoop volgens Samuels: "Gelukkig passen steeds meer leasemaatschappijen hun contracten aan op de mogelijkheid om met het openbaar te reizen. Soms is het praktischer om met de trein te reizen. Zo reis je bijvoorbeeld binnen vijftien minuten van Alphen aan den Rijn naar Leiden, terwijl je er met de auto minstens een half uur over doet." Een ander voordeel dat voor velen vast niet de hoofdreden vormt om de auto te laten staan of er bewuster mee om te gaan, is dat buiten de spits reizen of thuiswerken ook goed is voor het milieu. Samuels: "Als alle werknemers in Nederland één dag in de week zouden thuiswerken scheelt dat ontzettend veel autokilometers en dus CO2-uitstoot."
Afspraken maken Harold van Gerven: "Bij Care4HR zijn we druk bezig met het Nieuwe Werken. Zo krijgen werknemers een laptop en een smartphone van de zaak zodat ze altijd hun werkmail kunnen lezen en overal kunnen werken. Zo kunnen ze bijvoorbeeld thuis vergaderen door middel van conference calls en is het niet meer nodig om naar kantoor te komen." "En dat is voordelig, want dan kun je bijvoorbeeld kleinere kantoorruimtes huren", vult Samuels aan. "Je moet alleen wel goede afspraken maken over bereikbaarheid." Want hoewel het in sommige functies noodzakelijk is altijd bereikbaar te zijn, is dat meestal niet het geval. Samuels: "Door de huidige ontwikkelingen bestaat het risico dat je dag en nacht bereikbaar bent en dus altijd aan het werk kunt." Duidelijke afspraken over de bereikbaarheid van medewerkers zijn dus van absoluut belang. Want er zijn maar weinig werknemers die dag en nacht bereikbaar willen zijn voor hun baas.
Ochtend- of avondmens "Als je het goed aanpakt, levert het Nieuwe Werken niet alleen door gewijzigde werktijden en reizen buiten de spits tijdwinst en flexibiliteit op, maar ook veel andere voordelen," vertelt Van Gerven. "Precies. Wat Harold opsomt is nog niet alles," vult Samuels aan. "Thuiswerken geeft ook een bepaalde rust. Werknemers hebben de keuze hoe ze te werk gaan. Ideaal voor ochtend- of avondmensen. En als hun kind ziek is, kunnen werknemers thuiswerken. Ondanks de zorg voor het kind zijn er dan meer productieve uren." "Een veel betere oplossing dan dat werknemers zich ziek melden om voor hun zieke kroost te kunnen zorgen. Het Nieuwe Werken creëert een goede balans tussen werk en privé," vindt Van Gerven.
Nooit meer naar kantoor De voordelen die het Nieuwe Werken biedt zijn dus legio. Het is tijd- en kostenbesparend, efficiënt, milieuvriendelijk, verhoogt de productiviteit en ga zo maar door en het bedrijfsleven speelt er goed op in. Van Gerven: "Van flexplekken tot werknemers hun eigen werktijden laten kiezen en van smartphones en laptops van de zaak tot conference calls en treinabonnementen, noem maar op."
Gaan we een toekomst tegemoet waarin we nooit meer naar kantoor hoeven? "Nee," zegt Samuels. "Werkgevers moeten hun kantoor wel houden. Hoe kan anders een nieuwe medewerker ingewerkt worden? Daarnaast moeten werknemers hun collega’s kunnen ontmoeten. Die sociale band is voor veel werknemers nog steeds heel belangrijk. Want werken via telefoon of e-mail is fantastisch, maar soms wil je toch ‘echt’ contact. Dat menselijke aspect, juist dat hoort ook bij werk."
Het heeft ook heel veel voordelen en ben er absoluut een voorstander van. Maar enerzijds kunnen niet alle banen zo ingevuld worden en anderzijds is er nog een grote groep managers die het maar 'eng' vinden als de mensen thuiswerken. Uitgaan van wantrouwen ''zouden ze wel werken?'' is een veelgehoorde uitspraak.
Kijk naar de productiviteit en je bent er uit, is mijn devies ... maar helaas is op dat gebied nog veel te doen.
Ik ga er nog maar eens van zuchten. Het Nieuwe Werken is NIET nieuw. Men doet nu wel zo hyperig maar nieuw is het allerminst.
In 1995 is de rabo, met de toen bestaande standaarden en middelen al bezig geweest met projecten genaamd de flexibele werkplek. Je kon op eenvoudige manier, thuis al met werken beginnen, teleconferencing was toen net een beetje in zwang.
De duurdere posities konden het zich veroorloven een peperdure lijn rechtstreeks naar 'de zaak' aan te laten leggen en te telewerken. Dit om productiviteit te verhogen en na de file te gaan rijden.
In 1998 en 1999 hebben we voor de Shell Global de flexibele werkplek geïmplementeerd. Laptops hadden een modemcard en men con vrijwel overal waar er een telefoonlijn lag, verbinding maken met het netwerk. Uiteraard moest je toen niet proberen zware bestanden over een telefoonlijntje te halen maar voor kleine zaken, documenten en email was het perfect.
Meer bedrijven in Nederland zoals AKZO en Unilever hadden soortgelijke initiatieven en toen was één van de redenen al geen last te hoeven hebben van de file. Met name zeer ambulante posities werden er het eerst mee uitgerust.
De techniek en de mogelijkheden, en daarmee ook de snelheid, zijn toegenomen en men kan nu overal, vrijwel zonder beperkingen gebruik maken van de netwerken en productie leveren.
Toch blijft met dit het nieuwe werken noemen terwijl het niets met een nieuwe manier van werken van doen heeft maar slimmer gebruik maken van bestaande mogelijkheden. Noem het dan niet het nieuwe werken maar.....
S.L.I.M.M.E.R. W.E.R.K.E.N.
Je doet namelijk iets waarvoor IT en telefonie zijn bedoeld i.c.m. Je gaat ervoor zorgen dat je meer productie kunt leveren met minder inspanning. Dat is namelijk waar de IT voor staat.
S.L.I.M.M.E.R. W.E.R.K.E.N.
Dus. Misschien kunnen we dat met zijn allen hypen want dan heb je werkelijk iets nieuws. ;O)
De term Het Nieuwe Werken is inderdaad niet nieuw, maar door bijvoorbeeld maatschappelijke verandering en continue technologische vooruitgang haalt dit onderwerp steeds weer de actualiteit.
Voortbordurend op het stukje in bovenstaande artikel onder het kopje 'afspraken maken': Ja, je kunt als werknemer met beschikking over laptop + internetverbinding tegenwoordig overal werken; handig dat bedrijven dit mogelijk maken met alle voordelen (en in sommige gevallen nadelen) voor zowel werkgever als werknemer vandien.
Als 'Modern werkgever' is het dan ook belangrijk er aan te denken om managers en medewerkers de tools te bieden danwel om andere zaken van buitenaf te kunnen regelen zoals 'online declareren' en 'verlof inzien en aanvragen'.
Ik zeg dit met mijn Raet-pet op, maar in discussies rondom HNW lees je veel rondom 'productiviteit' en 'flexibiliteit' ten aanzien van werk uitvoeren rondom het primaire proces in organisaties. HNW moet je ook benaderen vanuit onderliggende en faciliterende secundaire processen, zoals bijvoorbeeld HRM. Er zijn veel oplossingen in de markt om op dit gebied Het Nieuwe Werken te faciliteren.
Jasper Kramers
|
|
2
-
03
-
2011
|
14
:
26
uur
Het Nieuwe Werken is nieuw in die zin dat tegenwoordig iederéén het kan en niet alleen de 'duurdere posities', zoals NumoQuest ze noemt. Voorheen was het bij lange na niet voor iedere werknemer weggelegd om thuis te werken, of ergens anders dan op kantoor. Omdat het nu een maatschappelijk fenomeen is geworden, is er ook een etiket op geplakt: het Nieuwe Werken.
Maar het is ook daadwerkelijk een nieuwe manier van werken. Blackberries, iPhones, laptops, iPads, het zijn allemaal instrumenten die ingezet kunnen worden voor HNW. En bazen en werknemers maken er graag gebruik van. Ook de politiek ziet het zitten. Welke partij wil nou niet het fileprobleem oplossen? Volgens mij wil het kabinet zelfs een apart fonds oprichten voor thuiswerkers. Die krijgen dan geld van hun werkgever om hun werkplek thuis in te richten. Ook nieuw.
En wat ook nieuw is - maar waarschijnlijk wat meer tijd en moeite kost dan de aanschaf van een laptop of Blackberry - is de gedragsverandering waar in het artikel over wordt gerept. Kunnen alle bazen het wel aan dat hun werknemers af en toe uit hun zicht thuis zitten te werken? Ik ben benieuwd.
