28 februari 2011 -
Het succes van een reisprogramma valt of staat met de bereidwilligheid van de zakenreizigers om de regels te volgen. Dit blijkt uit onderzoek van Egencia onder 348 travel managers wereldwijd. 95 procent van de respondenten beoordeelt het volgen van het reisbeleid door de reizigers als belangrijk tot zeer belangrijk voor het succes van hun reisprogramma in 2011.
Wanneer reizigers het reisbeleid onvoldoende opvolgen, kan dit ertoe leiden dat ondernemingen kansen missen om te besparen. De ondervraagde travel managers noemen het niet tijdig boeken van vluchten (68 procent) als het belangrijkste punt waarop de reizigers niet geneigd zijn het reisbeleid te volgen. Andere 'verstoringen' van het reisbeleid komen, doordat reizigers niet bij preferente luchtvaartmaatschappijen boeken of niet kiezen voor de laagste, geschikte tarieven (42 procent), duurdere hotelkamers reserveren dan toegestaan (32 procent) en niet-preferente hotels boeken (30 procent).
Communicatie
Om de reizigers aan te moedigen zich aan het reisbeleid te houden, communiceert 50 procent van de travel managers actief wanneer er zich wijzigingen voordoen in het reisbeleid van de onderneming; slechts zestien procent van de respondenten communiceert driemaandelijks, elf procent jaarlijks en vier procent communiceert nooit. Volgens een recent gezamenlijk onderzoek van Egencia en GBTA kan een bedrijf met een zorgvuldig uitgewerkt en consequent opgelegd reisbeleid de jaarlijkse reiskosten met minstens 45 procent verlagen.
Goedkeuringssysteem
Op de vraag hoe de travel managers in hun bedrijf de verantwoordelijkheid voor de reisuitgaven hebben geregeld, antwoordt 56 procent dat zij een goedkeuringssysteem hebben opgezet om reizen goed- of af te keuren voordat deze geboekt worden. 37 procent zegt reizigers, die zich niet aan het reisbeleid houden, te identificeren en hen er persoonlijk op aan te spreken. 36 procent van de respondenten geeft afdelingsmanagers een specifiek reisbudget te beheren.
Aandringen
De ondervraagde travel managers vinden 'erop aandringen dat de reizigers de laagste logische tarieven gebruiken’ de meest doeltreffende manier om kosten te drukken. 55 procent beoordeelde deze tactiek als effectief tot zeer effectief. Maar ook het toepassen van een autorisatiesysteem (51 procent), het gebruik van hotels die kortingen/extra voordelen aanbieden (47 procent) en van onafhankelijke, niet-ketengebonden hotels (25 procent), alsmede het gebruik van de laatste-kamerbeschikbaarheidclausule (17 procent) als tactieken om kosten te vermijden.
Onderhandelen
Corporate travel managers zijn zich steeds meer aan het toeleggen op het onderhandelen van extra voordelen of betere voorwaarden in hun hotelcontracten. 49 procent van de respondenten zegt dat zij deze tactiek gebruiken om vermoedelijke verhogingen van de hoteltarieven voor te zijn in het komende jaar. Het vaakst gebeurt dit door te onderhandelen over een gratis ontbijt (56 procent) in de hotelcontracten, gevolgd door gratis Wi-Fi (55 procent), gratis parkeren (39 procent), de mogelijkheid om kosteloos te annuleren op de dag van aankomst (36 procent) en laatste-kamerbeschikbaarheid (24 procent). Het merendeel van de respondenten (57 procent) communiceert niet regelmatig over beschikbare hotelvoordelen of bijkomende diensten die in de tarieven zijn inbegrepen. Dit is volgens Egencia erg jammer, want wanneer reizigers op de hoogte worden gehouden van de beschikbaarheid van deze voordelen, verhoogt dit de kans dat de reizigers deze tarieven en voordelen zullen gebruiken.
Bron:Zakenreis.nl
