Zes tips om stille deelnemers te betrekken bij een vergadering
17 februari 2011 -
Iedereen kent de stille deelnemer aan de vergadering. Zo iemand waarvan u weet dat er heel veel in zit, maar dat komt er niet uit tijdens een vergadering. Hij of zij zegt nauwelijks iets. Het is iemand die bij een rondje meestal meegaat met een voorstel of met wat voor hem of haar gezegd is.
Naar schatting heeft twintig tot 30 procent van de deelnemers aan vergaderingen last van sociale onzekerheid. Zij willen liever niet de aandacht op zichzelf vestigen en geven dus nauwelijks hun mening.
Nee zeggen
Dat stelt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Sommige mensen zijn te verlegen of te bang voor reacties van anderen om hun mening te durven geven tijdens een vergadering. Ze gaan dus mee met de mening van de grote groep. 'Nee' zeggen is veel confronterender dan 'ja'. Want bij 'nee' moet je beargumenteren waarom je dat zegt. Instemmen met een voorstel vraagt nauwelijks toelichting. Het voorstel ligt er en is al toegelicht door iemand anders. Kern van het probleem is dat niet iedereen zich op haar of zijn gemak voelt in een vergadering. Van den Bos geeft zes tips om dat te veranderen:
1. Praat erover Benoem het probleem en vraag in de vergadering om oplossingen. Doe meer rondjes over de agendapunten. Begin met de stille deelnemer en geef hem of haar heel veel ruimte en tijd om zich te uiten. Wees niet bang voor stiltes en luister goed naar elkaar.
2. Kijk naar non-verbale signalen Stille deelnemers 'zeggen' soms heel veel. Ga daar op in. Ziet u dat hij of zij knikt of nee schudt vraag dan om dat toe te lichten.
3. Praat in kleine groepen over de agendapunten In een kleine groep is de drempel om wat te zeggen veel kleiner en is men gelijkwaardiger. Laat alle kleine groepjes opschrijven waar ze over gesproken hebben. Iemand uit de groep vat het samen als iedereen weer bij elkaar is.
4. Betrek de stille deelnemer bij de voorbereiding Bespreek informeel de agendapunten van te voren. Door er meer bij betrokken te zijn praat iemand makkelijker. Als hij of zij tijdens de vergadering niets zegt wijst u op de goede ideeën die zij of hij had tijdens het voorgesprek.
5. Vraag om de meningen op te schrijven
Schrijven is vaak minder 'eng' dan praten. Als iedereen van te voren haar of zijn mening opschrijft is het duidelijk hoe men erover denkt. In de vergadering is er dan een discussie over. Het kan ook anoniem opgeschreven worden. Dan is het niet duidelijk wie wat vindt en durft iedereen zich te uiten.
6. Zie in dat ieders bijdrage onmisbaar is
Een vergadering bestaat niet voor niks uit de deelnemers die erbij zitten. De eerste stap naar een oplossing is beginnen het probleem te erkennen. Zoek met elkaar naar een oplossing. Elke vergadering is anders en elke deelnemer is anders. Blijf niet te lang trekken als iemand niet wil of durft te praten. Probeer het dan op één van de andere manieren.
- Stimuleer iedereen om mee te praten door regelmatig rondjes te doen en naar ieders mening te vragen.
- Kijk naar non-verbale communicatie en ga daarop in.
- Spreek samen van te voren de agendapunten door.
- Bespreek agendapunten in kleine groepen.
- Vraag mensen schriftelijk hun mening te geven. Dit kan zelfs anoniem.
Meer tips zijn welkom! Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.
Naast deze tips zijn er ook prachtige tools (Group Decision Support Systemen zoals Spilter) ontwikkeld die hierbij kunnen ondersteunen. Niet alleen zorgen ze dat de stille deelnemers veel bijdragen maar zorgen ook dat de discussie over de inhoud gaat. Bijkomend voordeel is dat je ook gelijk je notulen hebt.
Nog wat tips:
- Begin de vergadering met de mededeling dat ieders mening belangrijk is en dat je de mening van alle deelnemers wilt horen. Dat je zo nodig, mensen die veel zeggen afkapt en mensen die weinig zeggen, rechtstreeks om hun mening zult vragen. Daarmee manage je al de verwachtingen van de groep.
- Vraag eens, buiten de vergadering om, aan degene die weinig of niets zegt, waarom hij/zij zo stil is en laat je verrassen door het antwoord ;)
- Vertel, buiten de vergadering om, aan degene die weinig of niets zegt, waarom diens woorden zo waardevol kunnen zijn voor het proces. Bijvoorbeeld omdat diegene zo goed kan analyseren of omdat diegene bepaalde taken uitvoert, waarover informatie erg belangrijk is. Met een compliment nodig je mensen uit hun sterke kanten te laten zien.
Geeft nogmaals aan dat men diverse vergadermethode moet hanteren. Of spilter of Moderatiemethode of creatievere vergadermethoden met gebruik van de ruimte.
Vaak geeft een dergelijke methode ook nog energie en efficientie waardoor in minder tijd meer resultaat krijgt.
Dank jullie wel voor de aanvullende tips!
Ik neem ze zeker mee bij mijn workshops en trainingen die ik geef om organisaties en bedrijven effectiever te laten vergaderen.
