4 februari 2011 -
Er zijn veel verschillende voorzitters. Het varieert van een voorzitter van een grote organisatie of een bedrijf die een paar keer per week een vergadering voorzit tot iemand die af en toe een vergadering voorzit. De taakomschrijving en de verantwoordelijkheden zijn natuurlijk anders.
Onderstaande tips van Carla van den Bosch van Vergaderen doe je zo! zijn algemeen en bruikbaar voor elke voorzitter.
Voor de vergadering
1 - Kijk welke discussieonderwerpen er liggen en verzamel nieuwe punten Stel de agenda op. Maak een tijdschema en hou daaraan vast.
2 - Behandel eerst de discussiepunten en daarna de kleine (praktische) agendapunten
Iedereen is dan geconcentreerd en helder bij het belangrijkste deel van de vergadering.
Tijdens de vergadering 3 - Benoem het doel van de vergadering, licht de agenda en het tijdschema toe Licht ook elk agendapunt kort toe en benoem de discussiepunten.
4 - Hou het proces in de gaten
Onderscheid doel/werkwijze, verleden/heden/toekomst en personen en zaken.
5 - Hou vast aan de lijn van het agendapunt en kap lange zinloze discussies af Noteer interessante zijlijnen voor een andere discussie. Kort tijdrovende punten in of schuif het door.
6 - Probeer de verschillen en overeenkomsten helder te krijgen
Doe een rondje langs alle deelnemers om ideeën helder te krijgen. Vraag om oplossingen en brainstorm indien nodig.
7 - Betrek de deelnemers bij de vergadering
Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.
8 - Kijk naar non-verbale communicatie Hoe zit men? Is iedereen er met de aandacht bij? Wordt alles gezegd?
9 - Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet en sluit agendapunten af.
10 - Zorg voor sfeer, luister goed en bevorder besluitvaardigheid en creativiteit.
Meer tips zijn welkom op de website van Vergaderen doe je zo! Hier kunt u ook het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming' aanvragen.
Ik vind het een loffelijk streven. Ik vraag mij af of deze afspraken zijn te hanteren als er minder geoefende ''vergadertijgers'' deelnemen. Uiteraard zijn de bovenstaande punten bevorderlijk voor een goede vergadering. Maar ik mis de aspecten emoties en draagvlak. Ter verduidelijking: in het lange verleden was ik voorzitter van een OR. We hadden een training ''effectief vergaderen'' gehad. Iedereen spande zich in om zich aan de afspraken te houden. Maar niet iedereen kon zijn emoties kwijt. Resultaat: een korte effectieve vergadering met besluitvorming. Maar achteraf begonnen steeds meer leden hun ongenoegen te uiten. Uiteindelijk gevolg: we hebben de vergadering overgedaan om een wat minder effectieve wijze, waarbij iedereen zijn emoties kwijt kon en er veel draagvlak ontstond voor de uiteindelijke besluitvorming. De les die ik toen heb geleerd was dat er een goed evenwicht moet zijn tussen effectiviteit en het uiten van emoties. Het strak hanteren van een tijdschema is dan niet altijd mogelijk.
Beste WCM,
de '10 Tips voor voorzitters' komt 2 weken nadat ik een artikel, ook voor Managersonline, heb geschreven over emoties tijdens vergaderingen.
Erg mooi dus dat u dit aanhaalt. Want natuurlijk zijn ook emoties en draagvlak belangrijk in een vergadering.
Ik schrijf elke 2 weken een artikel over vergaderen. In ieder geval staan de artikelen op de website van Vergaderen doe je zo! en hopelijk ook bij Managersonline.
Met vriendelijke groet,
Carla van den Bos
wcm
|
|
4
-
02
-
2011
|
22
:
47
uur
Beste Carla,
Bedankt voor de tip. Ik ga zeker de andere artikelen nog bekijken.
Met vriendelijke groet,
Wim van Kasteren
