20 januari 2011 -
Heeft u weleens meegemaakt dat tijdens een vergadering een groep heel erg vóór een voorstel is en een andere groep heel erg tegen? Bij een workshop Effectief vergaderen brachten twee deelnemers zo'n vergadersituatie in. Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo schreef er dit artikel over.
De twee workshopdeelnemers zitten in het bestuur van een wooncomplex. Het project is heel moeizaam tot stand gekomen. De onderhandelingen tussen de gemeente, de woningbouwcorporatie en de bewoners duurden jaren. Uiteindelijk is het een heel mooi complex geworden. Bijna zoals de bewoners steeds wilden. In de tuin staat een kunstwerk, geschonken door de architect. Het stond vlak voor het gemeenschappelijke gebouw. Het struikelblok werd het soms genoemd.
Compromis
Bij dit voorbeeld was de grote meerderheid voor. Iedereen in de vergadering vond het kunstwerk oerlelijk. Het stond flink in de weg. De grote meerderheid was voor het weghalen. Toen waren de poppen aan het dansen. Juist een groot deel van de mensen die er al lang wonen waren niet op de vergadering geweest. Zij wilden het kunstwerk niet weg hebben. Het kunstwerk stond voor hen symbool voor hun gevecht om het wooncomplex te realiseren. Er kwam een volgende vergadering, waarin werd geprobeerd een compromis te bereiken. Er was een impasse. Mensen wilden het weg hebben en anderen juist niet. Het bestuur had geen grip op de vergadering en veel mensen werden heel emotioneel. Uiteindelijk besloten ze het te verplaatsen naar een minder opvallende plek in de tuin. Het is een oplossing waar niemand blij mee is.
Open mind
Herkent u een soortgelijke situatie? Zet dan eerst alle mogelijkheden op een rij. Want het is natuurlijk niet het één of het ander. Als bij deze voorstellen niets was waar veel bewoners gelukkig mee waren dan is een methode om één voorstander en één tegenstander met elkaar te laten brainstormen. Een open mind helpt daar natuurlijk bij. Er zijn zeker allerlei ideeën die nu helemaal niet naar voren zijn gekomen. Iedereen bleef vast houden aan 'voor' of 'tegen' zijn. Dat is een enorme belemmering voor het oplossen van een probleem. Het kunstwerk stond symbool voor een moeilijke tijd, de overwinning en de uiteindelijke realisatie van het project. Er is met goede wil en creativiteit wel iets anders te bedenken dat die symboolfunctie over kan nemen. Een mooie opening daarvan zorgt voor verbondenheid tussen de bewoners. Nu zijn de emoties heel hoog opgelopen. Dat is nog lang van invloed op de onderlinge verhoudingen.
Ontlading en verbinding
Bewust ruimte bieden aan oplopende emoties kan een ontladend en verbindend effect hebben. Als u merkt dat mensen heel emotioneel worden: las een pauze in. Bespreek in het bestuur wie met wie praat, luister naar hen en laat ze hun emoties in een gesprek uiten. Probeer zo de zware lading en de emoties uit de vergadering te krijgen. Alles is op te lossen als u er maar open voor staat en als u het niet al heel ver een verkeerde kant op hebt laten gaan. Woorden zijn moeilijk terug te nemen.
Meer weten?
Meer weten over effectief vergaderen? Ga naar vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.
Je zal dan verbaasd zijn in hoeveel vergaderingen mensen een standpunt innemen gebaseerd op emoties zonder dat daar verder op ingegaan wordt. Als gevolg daarvan krijg je mensen die slecht naar elkaar luisteren en komen groepen tegen over elkaar te staan. Een voorzitter zou dit moeten zien en benoemen wat er gebeurt. Helaas gebeurt dat veel te weinig.
@TJ Enerzijds eens met deze kwestie. Vergaderen is immers mensenwerk, daarom is ruimte voor emotie evaluatie essentieel. Anderzijds zien we in de praktijk vaak dat dit soort vergaderingen stranden zonder dat er daadwerkelijk actie is ondernomen. Mijns inziens dient er na de vergadering een evaluatiemoment te zijn. Om op die wijze beide kanten te bedienen.
Ricardo Armand
|
|
25
-
01
-
2011
|
12
:
49
uur
Als vooropgesteld wordt dat iedereen bereid is goed naar elkaar te luisteren en voornemens is een oplossing te vinden zal een emotioneel discussie toch door ratio worden geleid. Uiteindelijk ligt een compromis beter binnen handbereik.
Mijn tip: gebruik de methode van de Zes Denkhoeden van Edward de Bono. Daarmee doe je recht aan de emoties van de groepsleden en maak je het tot (een) onderdeel van de vergadering. Emotie is één van zes denkwijzen om een probleem te bekijken. De denkhoeden is een eenvoudige en effectieve methode die alle deelnemers begrijpen, Ik heb er goede ervaringen mee in diverse organisaties en bijeenkomsten (vergaderingen, evaluaties, strategiesessies).
hallo Annet,
Ook ik gebruik de methode met de Zes Denkhoeden van De Bono om tijdens workshops en trainingen inzicht te geven in verschillende manieren waarop mensen reageren. Natuurlijk kan je met de hele vergadering een workshop of training volgen als je merkt dat sommige dingen niet zo goed lopen. Ik geef bovenstaande tips om moeilijke situaties tijdens een vergadering op te kunnen lossen.
Met vriendelijke groet,
Carla van den Bos
