Drie tips om uw vergadering effectief voor te bereiden
12 januari 2011 -
Hoe beter u uw vergadering voorbereidt hoe meer er uit komt. Dat lijkt een open deur. Maar toch gaan veel mensen nog steeds onvoorbereid naar een vergadering en laten ze het maar over zich heen komen. Dat is jammer. Hiermee mist u de kans om tijdens de vergadering uw mening te geven en de mogelijkheid om goed onderbouwde kritiek of aanvullingen te geven.
Dit stelt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Hoe beter u een vergadering voorbereidt hoe zekerder u ook wordt dat u de onderwerpen goed begrijpt en invloed kunt hebben op de besluitvorming. Met goed voorbereide mensen gaat een discussie sneller en kan een besluit goed onderbouwd genomen worden.
Onnodig tijdverlies Iedereen kent waarschijnlijk wel de situatie dat iemand iets helemaal uitgelegd wil krijgen, ondanks dat het op papier staat en rondgestuurd is. Of dat iemand vraagt om een leespauze omdat hij of zij een stuk nog niet gelezen heeft. Vaak worden ook agendapunten doorgeschoven naar een volgende vergadering omdat leden van de vergadering het (nog?) niet voorbereid hebben. Dat is niet nodig als iedereen tijd in de voorbereiding stopt.
Korter en effectiever vergaderen Met een goede voorbereiding vergadert u korter en effectiever. Het levert voor uzelf meer op om uw vergadering goed voor te bereiden. U vergadert korter en effectiever. Bovendien bespaart u anderen ergernis. Immers: als zij het voorbereiden en u niet remt u de vergadering en ervaren ze u niet als gelijkwaardige vergadergenoot.
Tips Drie tips voor een goede voorbereiding:
1. Zorg dat de notulen ruim voor de vergadering bij iedereen zijn Maak hierover afspraken met diegene die notuleert. Zorg voor een ruime voorbereidingstijd, zodat het echt mogelijk is voor iedereen om het goed voor te bereiden.
2. Lees de notulen en de stukken voor de vergadering aandachtig In de eerste ronde zijn alle gedachten goed. Dus dan laat u ook uw gevoel spreken. U hoeft uw reacties niet te onderbouwen. Schrijf op wat er bij u op komt. Vlak voor de vergadering bekijkt u uw aantekeningen opnieuw en maakt u er punten van. In deze tweede ronde onderscheidt u bijzaken en hoofdzaken. U onderscheidt procedures en inhoud. Als u een voorstel krijgt wat in de vergadering besproken zal worden zet u er in de eerste ronde bijvoorbeeld bij ‘mee eens’. In de tweede ronde bedenkt u waarom u het er mee eens bent, wat de voor- en nadelen zijn, wat problemen zijn waar u tegen aan kunt lopen, hoe die op te lossen zijn en hoe een en ander volgens u het best uitgevoerd kan worden. Of u realiseert u bij het lezen van de notulen bijvoorbeeld dat er uitgebreid ergens over gepraat is, maar dat er niets besloten is. Dan zet u in de eerste ronde erbij ‘besluit?’. In de tweede ronde formuleert u een besluit dat logischerwijs uit de discussie voortvloeit. Als u dit vervolgens inbrengt in de volgende vergadering is het makkelijk om snel alsnog een besluit te nemen.
3. Kom met oplossingen voor de problemen die u signaleert Het signaleren zelf is waardevol, maar door ook met een oplossing te komen verbetert u de vergadering. Als u niet direct een oplossing hebt zijn ook uw gedachten richting een oplossing vaak genoeg om met elkaar een oplossing te vinden. Positieve inbreng wordt meestal beter opgepakt dan alleen het signaleren van een probleem. Daarmee kan het probleem meteen opgelost worden.
Meer tijd, meer resultaat Deze manier van voorbereiden kost meer tijd, maar levert veel meer op. Begin dus ruim voor een vergadering de stukken te lezen en commentaar erop te geven. Hou er rekening mee dat het tijd kost. Maar ook dat vergadering zo veel meer oplevert en dat de vergadering zelf korter en effectiever verloopt. Vermijd anderen te verwijten dat ze niet goed voorbereiden. Wijs ze erop dat het nuttig is of geef ze dit artikel als tip.
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje '10 tips over besluitvorming.'
