3 januari 2011 -
Conference calling is essentieel voor bedrijven met vestigingen en klanten over de hele wereld. Op die manier worden relaties onderhouden en kan het proces continu in de gaten en desgewenst bijgestuurd worden. Subhi Khudairi, vice president van de Khudairi Group, geeft op Choosewhat vijf tips om deze gesprekken tot een succes te maken.
1. Stel vooraf een agenda op
Als u van tevoren vaststelt waar u het over gaat hebben, verlopen conference calls sneller en effectiever. E-mail de agenda aan alle deelnemers voorafgaand aan de telefonische vergadering zodat iedereen zich goed voor kan bereiden.
2. Dwaal niet af Structuur is erg belangrijk bij (internationale) conference calls, met name als u communiceert met partijen in opkomende economieën (structuur creëren waar nog geen structuur is). Een goede manier om structuur te realiseren is een schema opstellen en u daar vervolgens ook aan houden. Hierin zet u hoe laat het gesprek begint, wanneer het eindigt en hoeveel tijd er aan ieder onderwerp besteed mag worden.
3. Geef het goede voorbeeld Medewerkers hebben de neiging het gedrag van hun manager te kopiëren. Geef dus het goede voorbeeld. Wees op tijd en houd u aan de agenda.
4. Plan tijd in voor vragen en opmerkingen Geef iedere deelnemer de kans hun vragen te stellen en hun mening te geven. Op deze manier komen ook degenen aan het woord die dat eerder niet kwamen. Ook kunnen ze zo zaken onder de aandacht brengen die wel belangrijk zijn maar (nog) niet op de agenda stonden.
5. Stuur na afloop een samenvatting Stuur iedere deelnemer na afloop de notulen van de vergadering. Breng ook betrokkenen die niet aanwezig waren op de hoogte van wat besproken is. Vermeld meteen de vervolgstappen en actiepunten.
De genoemde punten gelden natuurlijk ook voor gewone meetings.
Ik zou daar graag aan toevoegen:
6. plan niet te veel deelnemers (max 6-8 mensen)
7. maak afspraken over de mute functie van de telefoon, zodat achtergrond geluiden niet onbedoeld de call blijft verstoren.
Goed artikel en reactie. Een conference call is een hele goede manier van vergaderen binnen een organisatie met vestigingen. Het scheelt je enorm veel tijd.
Zelf kom ik uit organisaties waar veel gebruik werd gemaakt van conference calls en je dwingt elkaar gewoon wat zakelijker de zaken af te wikkelen. Je hebt een duidelijke agenda en structuur en na afloop ontvangt een ieder nog eens een 'afschrift'.
Overige zaken kunnen vrij eenvoudig per mail worden afgedaan en het zet mensen beslist aan tot nadenken over wat wel of niet moet worden geagendeerd.
Bij de Shell ben ik onder meer ook betrokken geweest bij de implementatie van video conference rooms. Nu is het zo dat het houden van videocalls wat gecompliceerder ligt als men meerdere vestigingen tegelijk 'on line' wil zetten. Twee contactpunten hoegenaamd gaat geweldig.
Vrijwel elke laptop bevat tegenwoordig een ingebouwde cam waardoor het gebruik van video conferencing ook een heel goed alternatief word.
