Tien tips om uw band met de raad van bestuur te verstevigen
22 oktober 2010 -
Het spreekt voor zich dat het voor een CEO van belang is om een goede relatie te hebben met de raad va bestuur, helemaal nu het vertrouwen tot een historisch dieptepunt is gedaald. Open en eerlijke communicatie is hierbij de sleutel.
1. Communiceer Niets is belangrijker dan de manier waarop u communiceert met de raad van bestuur. In deze tijden waarin transparantie en regelgeving de boventoon voeren, is de communicatie tussen directie en bestuur niet langer vrijblijvend, maar cruciaal voor goede prestaties.
2. Houd uw verhaal eenvoudig Een van de makkelijkste manieren om transparant te zijn is uw communicatie zo eenvoudig en begrijpelijk mogelijk te houden. De meeste directeuren en managers denken dat het bestuur meer weet dan daadwerkelijk het geval is. Hetzelfde geldt trouwens voor de directie zelf. Zorg er daarom voor dat u uw verhaal van begin tot eind vertelt – duidelijk, beknopt en eerlijk.
3. Verval niet in teveel details Als u nieuwe onderwerpen ter sprake bent, zorg dan voor de juiste balans tussen strategie, tactiek en het grote geheel enerzijds en details anderzijds. Vermeld cijfers in hun context zodat ook niet-financiële experts ze begrijpen. Ga uit van een strategisch raamwerk en vermeld de benodigde details, maar beantwoord specifieke vragen pas achteraf of bewaar die voor de commissie die het onderwerp behandelt.
4. Leer elkaar kennen Vertrouwen en openheid worden verstevigd middels persoonlijke relaties. Ga eens bij elkaar op bezoek. Probeer erachter te komen wie van de bestuursleden met name geïnteresseerd is in cijfers, en wie in de menselijke aspecten. Wie wil details weten, en wie kijkt met name naar het grote geheel? Kom erachter hoe ieder bestuurslid het liefst communiceert: via e-mail, telefoon, of face-to-face. Pas uw communicatie daarop aan.
5. Leer de ander begrijpen Door de tijd te nemen elk bestuurslid te leren kennen, gaat u ook begrijpen waarom hij of zij op een bepaalde manier reageert. Als iemand het niet met u eens is of twijfel of woede uit, weet u waar dat vandaan komt en kunt u er veel passender op reageren. 6. Zet een bestuurslid nooit voor schut Directeuren en managers (vooral de pas aangestelde) hebben wel eens de neiging vragen razendsnel te beantwoorden om te laten zien dat ze ‘er bovenop zitten’ en om de raad te bewijzen dat ze er goed aan hebben gedaan hem of haar aan te stellen. Dit heeft echter vaak een averechts effect. Bestuursleden die doordachte vragen stellen, kunnen op die manier het gevoel krijgen dat u ze probeert af te troeven en voor gek te zetten voor het oog van hun collega’s.
7. Neem nooit zomaar iets aan Stap nooit een bestuursvergadering binnen met ongefundeerde aannames over bepaalde onderwerpen. U denkt misschien dat u gelijk heeft, maar dat wil niet zeggen dat het bestuur dat perspectief deelt. Aannames kunnen ertoe leiden dat u zich onvoldoende voorbereid en dat er de verkeerde beslissingen worden genomen omdat u zaken over het hoofd ziet. Schets het hele beeld voor het bestuur zodat zij alle stappen die u genomen hebt ook daadwerkelijk begrijpen. Sta open voor input. Maak aantekeningen. Geef ruimte om vragen te stellen. Doe iets met suggesties en communiceer uw voortgang. Als u stappen overslaat, is de kans des te groter dat uw voorstellen van tafel geveegd worden.
8. Voorkom verrassingen Dit sluit aan bij het voorgaande. Verras het bestuur niet met plotselinge beslissingen waarvan ze de achtergrond niet kennen. U wekt daarmee de indruk dat u achter hun rug om besluiten neemt en dingen doet waar het bestuur het misschien niet mee eens is.
9. Bereid u (en het bestuur) voor Ga er nooit van uit dat wat u weet ook bekend is bij het bestuur. Ga er evenmin van uit dat omdat u een bestuurslid geïnformeerd hebt, dat het hele bestuur wel op de hoogte zal zijn. Houd ook contact tussen de bestuursvergaderingen door om de bestuursleden op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen. Stuur achtergrondinformatie voorafgaand aan bijeenkomsten. Houd slecht nieuws niet achter. Als het bestuur dit hoort voordat u hen ingelicht heeft, is hun vertrouwen in u weg. En dat kan u wel eens uw baan kosten.
10. Vertel de waarheid – en niets dan de waarheid Het kan verleidelijk lijken om dingen achter te houden, maar daar betaalt u uiteindelijk gegarandeerd de prijs voor. Houd niets achter en vertel het hele verhaal, inclusief de negatieve componenten. Wacht nooit met het vertellen van de waarheid. Doet u dat wel, dan verliest u het vertrouwen dat men in u heeft en dat komt uw positie niet ten goede.
