30 september 2010 -
Tele- en videoconferenties zijn een effectieve en goedkope manier om uw collega’s op andere lokaties te spreken. Maar ze brengen ook uitdagingen met zich mee. Zo zijn er andere dingen waar u rekening mee moet houden dan wanneer u fysiek tegenover elkaar zou zitten.
1. Let op uw lichaamstaal
Wanneer u niet in dezelfde kamer bent, gaan nonverbale signalen die wijzen op ongemak, verwarring, instemming of een meningverschil vaak verloren. Wees daarom extra waakzaam zijn voor misverstanden. Kijk recht in de camera en gebruik dezelfde lichaamstaal en gezichtsuidrukkingen als in een face-to-face gesprek.
2. Wees even verantwoordelijk
Deelnemers aan een virtuele vergadering voelen zich vaak minder verantwoordelijk. Bij een face-to-face meeting komen mensen vaker echt opdagen, niet alleen fysiek maar ook mentaal. In een virtuele vergadering doen mensen soms dingen die ze face-to-face nooit zouden doen, zoals het checken van sportuitslagen, een niet gerelateerd gesprek voeren met iemand anders of zelfs nagels knippen of haren kammen.
3. Blijf bij de les
Zit u in een virtuele bijeenkomst waar u alleen hoeft te luisteren, dan mag u best een beetje multitasken. In alle andere gevallen is het het beste om niets anders te doen. Als u steeds moet vragen of iets herhaald of verduidelijkt kan worden, wekt u de indruk niet erg geïnteresseerd te zijn en komt u niet professioneel over.
4. Wees voorbereid
Bereid u voor, wees betrokken, stel vragen en geef uw mening. Vooral in videoconferenties wordt er vaak gewacht tot iemand anders het voortouw neemt. Wees niet om diegene te zijn.
5. Gebruik de mute knop
Gebruik de mute knop om achtergrondgeluiden te blokkeren. Zeker als u gaat eten of even naar het toilet moet, kan dit genante situaties voorkomen.
6. Houd rekening met de vertraging
Er zit vaak een korte vertraging op de stem tijdens een videoconferentie waardoor mensen soms door elkaar heen gaan praten. U kunt echter best deel gaan nemen aan een discussie zonder onbeleefd te zijn, door eerst een teken te geven bijvoorbeeld. Zeg iets als ‘excuseer’ of ‘ik heb een vraag’ en wacht dan enkele seconden voor u verdergaat. In een videoconferentie verschijnt de spreker vaak groot in beeld en de rest meestal in een kleiner scherm. In dat geval kunt u ook uw hand opsteken.
7. Let op uw kleding
Vermijd streepjes, die worden niet goed weergegeven op beeld en kunnen door de camera ook gezien worden als beweging waardoor deze zichzelf blijft ‘refreshen’. Opzichtige blinkende juwelen zijn ook niet aan te raden omdat die op het scherm vaak licht reflecteren. Draag bij voorkeur effen kleding met enkele opvallende accenten (goed vor de herkenbaarheid). Let verder vooral op uw publiek. Bij een advocatenkantoor bijvoorbeeld is een stropdas vaak een must, in de wetenschappelijke wereld niet.
8. Houd het kort
Virtuele vergaderingen moeten korter zijn dan face-to-face bijeenkomsten. Mensen verliezen namelijk sneller de aandacht. Ziet u dat mensen rond beginnen te kijken of hoort u dat ze aan het rommelen zijn, spreek ze dan aan. Zeg bijvoorbeeld: ‘u lijkt een beetje onrustig, kan ik misschien iets verduidelijken?’
Bron:6Minutes
Een goed begin, maar met zulke ''virtueel'' gesprekken is de intercultureel dynamiek meerdere malen vergroot. Let ook op jouw cultureel kennis en vaardigheden.
