Nederland blijft gek op vergaderen, maar faalt in projectmanagement
17 september 2010 -
Het Nederlandse bedrijfsleven blijft onverminderd vaak en lang vergaderen om samenwerking te bevorderen. Hoewel dit voornamelijk gebeurt tussen collega's van verschillende kantoren in Nederland, worden vergadertools als webconferencing nog nauwelijks ingezet.
Samenwerken op projecten verloopt in beginsel meestal goed, maar na verloop van tijd blijken veel projectmanagers last te hebben de voortgang te bewaken. Dit blijkt uit onderzoek geïnitieerd door Mindjet naar de status van productiviteit en samenwerken in het Nederlandse bedrijfsleven.
Vergadergewoontes
Bijna 700 managers werkzaam in zowel het mkb als bij grote ondernemingen zijn ondervraagd over hun vergadergewoontes, het gebruik van vergadertools en de voortgang van projecten. Mindjet wil met het onderzoek achterhalen hoe communicatie-tools kunnen bijdragen aan eenvoudige en efficiënte uitwisseling van informatie. Door de flinke toename van het e-mailverkeer is een informatieovervloed ontstaan, waarvan de productiviteit en het samenwerken niet altijd hebben geprofiteerd.
Projectmanagement
Voor de meeste respondenten (64,4 procent) geldt dat ze meestal een duidelijk zicht hebben op mogelijke valkuilen binnen een project. Tweederde vindt het daarnaast makkelijk om prioriteiten voor zichzelf of teamleden op te stellen en aan te passen. Bijna driekwart (73,2 procent) van de respondenten vindt dat hun teamleden meestal goed geïnformeerd zijn aan het begin van een opdracht. Op basis van deze uitkomsten lijkt de opzet van een project voor de meeste mensen geen problemen op te leveren. Daartegenover zegt 'slechts' 41,9 procent dat statusupdates en voortgangsverslagen meestal goed zichtbaar zijn. Meer dan de helft (53,9 procent) geeft aan moeite te hebben duidelijkheid te scheppen in de enorme hoeveelheid beschikbare informatiebronnen. Een meerderheid van de respondenten (60,6 procent) geeft bovendien aan moeite te hebben een project met steeds veranderende deadlines te beheren.
Vergaderen
Uit de vragen rondom het thema vergaderen blijkt onder andere dat de meeste vergaderingen als efficiënt worden ervaren, maar dat de opvolging te wensen overlaat. Zo zegt bijna de helft van de respondenten (44,5 procent) dat de notulen soms of zelden direct na de vergadering wordt verstuurd naar alle deelnemers. Dat geldt ook voor de actiepunten die voortkomen uit de vergadering. Maar liefst 40,2 procent geeft aan dat actiepunten die duidelijk maken wie verantwoordelijk is voor welke actie soms of zelden direct na de vergadering worden doorgestuurd.
Vergadertools
Slechts een tiende van de respondenten (8,9 procent) maakt regelmatig gebruik van webconferencing-tools. Meer dan de helft (52,1 procent) zegt nog nooit gebruik te hebben gemaakt van deze tools. Uit de resultaten blijkt echter dat bijna driekwart van de werknemers wel tijd denkt te kunnen besparen door gebruik te maken van webconferencing.
Het is een hele bijzondere en gemiste kans dat decentrale organisaties het nut, of misschien het belang in willen zien van middelen zoals teleconferencing en in het verlengde daarvan videoconferencing. Beide middelen bestaan er namelijk uit tijd en geld enorm te besparen en zeker in een land dat toch al aardig dreigt overbevolkt te raken.
Het voorkomt dat je perse in de file zou moeten gaan staan want met een skype of een msn, die heel goed toepasbaar is, wil je het dan toch 'low-budget' houden, dan weet je in elk geval dat er weinig kans bestaat op 'inbraak' van buitenaf of persoonlijke bezwaren.
In 1999 ben ik op verschillende projecten van o.m. de Shell in Europa bezig geweest met de inrichting van video conference rooms. Men was onmiddellijk 45% van de totale reiskosten kwijt. Het is maar even een voorbeeld. Of de inrichting hiervan duur zou moeten zijn? Laat ik u mededelen dat je zelfs vanaf je laptop kunt videoconferencen. Tegenwoordig heeft elke laptop wel zo ongeveer een ingebouwde webcam.
Met een kleine extra tool, of gewoon de email, kunnen rapportage, presentaties, of notulen moeiteloos worden bijgehouden. Zo hoeft iemand vanuit Rotterdam niet zomaar even naar Hoog Catherijnen in Utrecht voor een meeting van een anderhalf uur.
Project management.
Project management is een totaal ander artikel. De stelling is deels waar, voor zover het Nederland betreft. Kan het beter? Als je alles beschouwd kan er veel beter maar we hoeven in Nederland gelukkig niet al te pessimistisch te zijn waar het projectmanagement betreft.
Waar zitten de valkuilen veelal?
Die zitten verrassend vaak in het gegeven dat mensen in projectteams wel een bepaalde methodiek, noen even een prince 2, maar de rest van de betreffende gemeente nog helemaal niet. Daar krijg je vervolgens flinke discussies van waar andere zich of achtergesteld of buitengesloten voelen.
Met name mensen die je altijd nodig hebt, denken veel managers nog steeds, zou je dan niet moeten informeren maar gewoon opdrachten laten uitvoeren.
Dit is een bijzonder grote valkuil. Een projectmanagement methode moet door de hele gemeenschap worden gedragen, zelfs door een 'vage secretaresse' zo iemand die je vrijwel niet opvalt. Waarom? Omdat die dan ook begrijpt op welke wijze er wordt gewerkt en omdat zij ergens in tijd, deel uit zal maken van de scope van een project een keer.
Veel wrijving kan worden voorkomen door ervoor te zorgen dat een bepaalde wijze van projectmanagement word gehanteerd binnen een organisatie. Ik noemde als voorbeeld even Prince 2 omdat die als methodiek relatief eenvoudig is en schaalbaar. Het geeft je een set handvatten die je beslist niet allemaal zou moeten gebruiken.
ik geef de projectmanagers onder ons graag even het volgende mee. COMMUNICATIE! Ik zet het hier fors aan omdat er nog heel veel managers rond lopen die denken boven de kudde verheven te zijn en dat die kudde wel gaat lopen in de richting die ze word gewezen. Ik kan u uit eigen ervaring vertellen dat niet NIET zo is.
Tipje misschien?
Gebruik intranet en email voor vooraankondigingen en mensen gaan zich werkelijk betrokken voelen als je dat aanvult met poster campagnes. Dan weten ze dat er 'iets' aan staat te komen en waar ze rekening mee moeten houden. Gaan projecten altijd helemaal goed? Neen. In elk project kom je verbeterpunten tegen en dat hoort nu eenmaal gewoon bij ordinary project management.
Last but not least, vergeet nooit dat elke persoon binnen een project belangrijk is. Immers, zelfs het kleinste korreltje zand kan de grootste tank tot stilstand brengen. ;O)
Opmerkelijk dat het zo lang duurt voordat iets nieuws waarvan blijkt dat het geld en tijd spaart, geaccepteerd wordt.
Leuke reactie Civile, interessant!!
