Drie tips om een beslissing van uw baas in twijfel te trekken
18 augustus 2010 -
Mensen bij Apple zeiden tegen Steve Jobs dat de nieuwe iPhone antenneproblemen had waar naar gekeken moest worden. De boodschap kwam niet over en Apple bracht een ondeugdelijk product op de markt. Het is niet eenvoudig om het oneens te zijn met de baas, zeker niet als het zo’n gedreven en charismatisch type is als Jobs.
Toch is het uw verantwoordelijkheid als manager om op te staan als er plannen of beslissingen worden gepresenteerd die niet goed zijn. Bill Rosenthal, CEO van Communispond, geeft op Forbes drie tips om een beslissing van uw baas in twijfel te trekken – en het te overleven.
1. Zorg dat u alle feiten hebt
Is de beslissing echt verkeerd? Misschien zitten er redenen achter die u niet kent of begrijpt. Misschien reageert de organisatie zo op een stap van de concurrentie, een financiële crisis, veranderde wetgeving, een fusie of overname of andere redenen die u niet kent.
Een open discussie hierover bereikt u het best door goed te luisteren naar de aankondiging en uw baas uit te laten praten, niet door er meteen keihard tegenin te gaan en al helemaal niet als u dat publiekelijk doet of woest wordt. Vraag naar de achterliggende redenen van de beslissing, niet alleen naar een verklaring daarvan, hoe tegenstrijdig dit ook klinkt. Zoek uit wat het doel ervan is en welke harde bewijzen en welke aannames eraan ten grondslag liggen. Stel open vragen over de gevolgen ervan voor het personeel, de leveranciers, de financiën, de reputatie, enzovoort.
Zeg dat u het eens bent met de doelstellingen van de baas, of met de vereiste veranderingen, of dat er delen van de beslissing zijn die u goed in de oren klinken. Vraag toestemming om het nader te onderzoeken en er later op terug te komen. Maak een afspraak om dat te doen. Verzamel zoveel mogelijk informatie zodat u met een alternatieve oplossing waarmee hetzelfde doel bereikt wordt maar waarmee de problemen voorkomen worden.
2. Maak een plan
Hiervoor hoeft u heus niet van voor af aan te beginnen. Zoek eerst uit wat wel goed is aan het plan van uw baas. Probeer deze onderdelen te behouden. Niet alleen omdat ze goed zijn, maar ook omdat uw baas zich dan nog steeds zal herkennen in uw oplossing. Wees creatief. Bedenk allerlei andere manieren waarop het gewenste doel bereikt kan worden.
Maak gebruik van uw netwerk om ideeën te verzamelen en te toetsen. Vraag collega’s of ze nog iets aan uw plan toe te voegen hebben. Doe ook rondvraag bij leveranciers. Maak tijdens deze gesprekken steeds duidelijk dat u het idee van uw baas wilt verbeteren, niet ondermijnen of vervangen door het uwe.
Test uw plan vervolgens met behulp van enkele vertrouwelingen. Zij zien misschien dingen die u niet ziet. Misschien leidt het niet snel genoeg tot winst, misschien gaat u uit van middelen die niet langer beschikbaar zijn. Uw adviseurs kunnen wellicht ook vertellen of er iemand kan zijn die zich bedreigd gaat voelen door uw plan en het tegen zal proberen te houden. Praat met die persoon en probeer zijn/haar steun te krijgen.
Denk ook na over de persoonlijke motieven van uw baas. Misschien speelt hij op safe omdat zijn pensioen nadert, of misschien is hij bereid om veel risico te nemen om een grote bonus in de wacht te slepen. Als u toch bezig bent, denk dan ook even na over uw eigen motieven. Bent u tegen het plan omdat u er op een of andere manier door geraakt wordt? Omdat u niet om advies gevraagd is? Omdat uw baas een hork is die onmogelijk een goed idee kan hebben?
3. Presenteer uw plan
Bereid vast goede antwoorden voor op mogelijke vragen uw baas kan gaan stellen. Schrijf een samenvatting die u na afloop kunt overhandigen. Presenteer uw plan zelfverzekerd en enthousiatst, want als u niet laat zien dat u erin gelooft, doet uw baas dat ook niet.
Begin met de voordelen van uw plan en ga dan pas dieper in op de details en de uitwerking. Verzand echter niet in teveel details, tenzij uw baas daar expliciet om vraagt. Is uw baas tevreden met het antwoord, staak uw uitleg dan en ga verder met uw presentatie. Zorg dat u niet teveel afdwaalt van uw boodschap en vermeld ook niet welke kritiek anderen op het oorspronkelijke plan hadden.
Kies uw woorden zorgvuldig. Zeg nooit dat u het oneens was met het originele plan. Daarmee strijkt u uw baas alleen maar tegen de haren. Zelfs een ‘maar’ kan het doen overkomen alsof u het idee van uw baas in twijfel trekt. Spreek liever in termen als ‘aanbevelingen’ of ‘suggesties’ dan ‘conclusies’. Dat laatste komt arrogant over.
Test
Ondanks al uw inspanningen kan het zijn dat uw baas erop staat dat zijn eigen plan uitgevoerd wordt. U kunt dan nog proberen het eerst te mogen testen. Zorg in dat geval wel dat die test eerlijk verloopt en niet zodanig opgezet wordt dat alle zwakke punten benadrukt worden. Leg elke stap vast. Vraag collega’s die geen belang hebben bij de uitkomst te helpen bij de evaluatie. Noem hun medewerking in het testverslag.
Altijd prijs
En als de baas nog steeds niet overtuigd is? Als het plan onethisch of onrechtmatig is, kunt u weigeren eraan mee te werken. In andere gevallen kunt u het beter loslaten en blij zijn dat u uw verantwoordelijkheid genomen hebt. Laat zien dat u bereid bent vooruit te kijken en uw werk toegewijd en enthousiast uit te voeren.
Elke manager is het weleens oneens met de baas. Of uw verzet tegen een beslissing nu succesvol is of niet, door uw mond open te trekken laat u zien dat u leiding kunt geven, creatief bent, kunt onderhandelen en dat het belang van het bedrijf u aan het hart gaat. Dat werpt sowieso zijn vruchten af.
Helemaal als je baas tijdens je sollicitatie allerlei loze beloftes doet. Je daar een jaar later op terug komt en de man ontkent. Je hiermee weer naar zijn baas gaat en deze hier niets mee doet, terwijl deze baas weet hoe het karakter van de man is. Nog frustrerende is als je na een jaar ontdekt dat je baas zijn capriolen al 20 jaar uithaalt en diverse medewerkers hiermee op het verkeerde been heeft gezet. Je daarna beseft dat je onder valse voorwendsels bent binnen geloodst. Dat de heren van de hogere rangorde het spel meespelen en je beseft terecht gekomen te zijn in een soort maffia praktijk gericht groot concern, waar de mens slechts een rugnummer krijgt. Een doekje voor het bloeden als je merkt dat de mensen waar jij weer je leiding aan geeft hun tranen de vrije loop laten als jij als hun laatste strohalm vertrekt. Een ervaring rijker, een illusie armer en zo blijft de deksel op de beerput. Het kan allemaal.
