Voor cursussen timemanagement is nog altijd voldoende belangstelling. Dat is niet zo gek, want de economie trekt aan en de perceptie van werkdruk neemt toe. Daarom willen we liefst meer--doen-in-minder-tijd. Timemanagement lijkt een makkelijk te leren vaardigheid. ‘Lijkt’, want in de praktijk gaat het toch vaak fout.
Voor dummies
Time-Management is in principe niet zo moeilijk. Het komt het in wezen neer op vijf simpele stappen:
Doelen bepalen
Prioriteiten stellen
Plannen
Uitvoeren
Reflecteren
En zo eenvoudig als het lijkt, zo weerbarstig is het in de werkelijkheid. Er is altijd wel iets waardoor we ons van de wijs laten brengen en daardoor in de problemen raken. Veel van de mensen die ik op werkstress mag coachen, blijken eerder al eens een cursus te hebben gedaan. Voor mij als coach is het belangrijk om te weten waar het dan precies niet goed gaat. Meestal zit dat in één van de stappen hierboven. Wat kom ik tegen?
Vage doelstellingen
Wie geen duidelijke doelstellingen heeft, verdwaalt. Want wie zijn taken en verantwoordelijkheden niet scherp heeft, weet niet waarop ‘ie wordt afgerekend. In plaats van tijd voornamelijk te besteden aan taken die hen richting hun doel beweegt, laten ze zich daarvan afhouden. Door van alles dat tijd consumeert zonder dat het iets oplevert. Zo zijn ze in feite druk met tijdrovers.
Te grote stappen
Bij anderen ontbreekt het precieze overzicht van wat er aan concrete taken voorligt. Ze hebben wel een lijstje, maar niet anders dan in hun hoofd. Dat geeft druk, want ons geheugen is niet feilloos. Er komt telkens wat bij en de volgorde verandert steeds. Of ze realiseren zich niet dat een doel niet meer is dan een stip op de horizon. Ze vergeten er afzonderlijke, uitvoerbare taken van te maken. Een takenlijst kan dan helpen om er behapbare brokken van te maken en overzicht te krijgen.
Verkeerde prioriteiten
Weer anderen kunnen geen prioriteiten stellen. Wie het zonder stress al moeilijk heeft om onderscheid te maken in wat nú moet en wat tot later kan wachten, krijgt het in de hectiek flink voor z’n kiezen. Die kan niet bepalen wat het belangrijkste is, als ‘ie te maken krijgt met de urgentie van anderen.
Niet actief plannen
Nog een categorie maakt geen concrete dag- of weekplanning. Als je afspraken en toezeggingen niet opschrijft en niet bijhoudt of je ze bent nagekomen, ben je zijwindgevoelig. De hele dag door immers loop je het risico dat iemand je herinnert aan een verplichting die je bent aangegaan en zo onvoorzien je tijd claimt. Actief plannen begint met tijd reserveren voor het voorbereiden en organiseren van taken.
Verkeerde werkhouding
Het overgrote deel van mijn coachees heeft een verkeerde werkhouding: zijn uiterst dienstbaar en kunnen geen "nee" zeggen. Wie niet kan omgaan met verwachtingen die onredelijk zijn of buiten de eigen taken vallen, komt zelden aan z’n eigen kerntaken toe. Die zit waarschijnlijk het werk van anderen te doen. Ze kunnen daardoor hun eigen werkdruk niet goed hanteren. Ze hebben immers geen enkele regie over onderbrekingen en ad hoc zaken.
Uitstellen
Uitstel kennen we allemaal, want maar weinig mensen hebben een reëel tijdsbesef. Sommigen leven in de veronderstelling dat er op enig ander moment méér tijd is dan nu. Om die reden stellen ze uit. Een andere reden ervoor is dat ze iets moeilijk vinden, of vervelend.
Het enige dat helpt is de takenlijst in de volgorde van prioriteiten afwerken.
Niet terugkoppelen
Haaks op uitstelgedrag staat neiging om blind door te gaan, terwijl de wereld om ons heen van moment tot moment verandert. Wie geen tussentijdse reflectie inbouwt, loopt daarom de kans ingehaald te worden door z’n eigen lijstje. Een wekelijkse review van doelen helpt, evenals een dagelijkse review van taken.
Het middel erger dan de kwaal
Voor wie geen last denkt te hebben van de zeven oorzaken hierboven, is er maar één ding erger dan niet kunnen omgaan met je tijd. En dat is dénken dat je goed omgaat met je tijd. Want wie dat niet erkent als z’n probleem, houdt daardoor ook aangeboden hulp af. Die rationalisatie kan zitten in ‘werkdruk hoort erbij’, ‘iemand moet het doen’ en ‘zo gaat het hier nu eenmaal’. De conclusie is dan dat een cursus niet geholpen heeft. Wat in zekere zin klopt, want het resultaat blijft uit.
Zorg voor balans
Onderzoeken waar het succes zich in de weg laat zitten, kan veel opleveren. Want wie goed met z’n tijd omgaat, is in staat zijn werkdruk zelf te reguleren. Daardoor alleen al blijft werkstress buiten de deur. Stress ontstaat immers als er onvoldoende eigen regelmogelijkheden zijn. Wie zelf zijn stress kan reguleren raakt niet overspannen of burnout. Die kan schakelen tussen inspanning en ontspanning. Tussen activiteiten die energie kosten en activiteiten die energie opleveren. Die kan zelf zorgen voor een goede balans. En zo veel productiever zijn en meer plezier beleven aan werk.
Je neemt jezelf mee
Mijn cliënten hou ik voor dat je in timemanagement altijd eerst jezelf meebrengt. Daarom zou timemanagement niet moeten gaan over technieken om tijd te beheersen. Of om je agenda in je greep te krijgen. Of om zoveel mogelijk te kunnen doen in zo min mogelijk tijd.
Eerder zou het moeten gaan over jouw eigen valkuilen. Dat is dan ook wat ik recht op de man af vraag: wat doe je niet? Wat laat je na? Wat doe jij om jezelf te saboteren? Want mijn ervaring is dat als iemands timemanagement niet werkt, hem dat iets oplevert. Het biedt misschien kansen om te freewheelen, zich aan gezag te onttrekken, dingen te vermijden waarin ‘ie niet echt gelooft… De diversiteit aan vluchtroutes die ik in de afgelopen twintig jaar hebt gehoord is eindeloos. Uiteraard zijn dat keuzes die mensen onbewust maken. Daar zijn ze dan uiteindelijk zelf ook wel nieuwsgierig naar….Op het snijvlak waar trainen ophoudt en coachen begint, hebben we het samen in de regel snel boven water.
Aan de slag
Met wat zelfreflectie kom je ook al een heel eind. Hieronder wat vragen die ik je zou kunnen stellen in een gesprek. Uiteraard kun je het zelf ook eens proberen:
Wat zou je doen als je meer tijd had?
Wat zou je doen als je minder tijd had?
Wat doe jij dat je zou moeten overlaten aan anderen?
Wat laat je aan anderen over, dat jij zelf zou moeten doen?
Wat is een succesvol recept om iemand in dezelfde situatie te doen belanden als jijzelf?
Wat zou jij doen als je iemand zou coachen die jouw probleem heeft?
Verwerk je antwoorden en ga ermee aan de slag. Als je weerstand bespeurt, vraag je dan af wat je tegenhoudt. Ik wens je er veel succes bij. Eigenlijk ben ik ook wel benieuwd naar je antwoorden!
