De technologie biedt u steeds meer mogelijkheden om vlot informatie uit te wisselen. Met behulp van bijvoorbeeld e-mail, kunt u in korte tijd veel mensen bereiken. Toch biedt deze ontwikkeling niet alleen maar voordelen. Een e-mailtje is snel gestuurd; soms te snel. Vaak worden e-mails naar te veel of naar de verkeerde mensen gestuurd. Soms hebben ze een te emotionele lading. En in steeds meer gevallen wordt e-mail gebruikt, waar een persoonlijk contact beter op zijn plek zou zijn geweest. In dit artikel vindt u richtlijnen om beter met behulp van e-mail te communiceren.De voordelen van e-mail
Binnen bedrijven en instellingen wordt op steeds grotere schaal gecommuniceerd met behulp van e-mail. Het biedt dan ook verschillende voordelen. Met dit medium kunt u iedereen die achter een computer zit binnen enkele seconden bereiken. In tegenstelling tot een telefonische boodschap hoeft u niet bang te zijn de ander te storen in zijn werkzaamheden. Uw boodschap staat meteen zwart op wit. Als u uw mail helder heeft geformuleerd kunt u later altijd naar de inhoud refereren. De mail dient meteen als geheugensteuntje voor de ontvanger. En dan vooral niet te vergeten: u kunt veel mensen tegelijkertijd bereiken met uw boodschap.
Niet altijd geschikt E-mail is dus een handig communicatiemiddel als het gaat om effectiviteit en tijdsbesparing. De voordelen zorgen er tegelijkertijd voor dat e-mail te vaak en te snel gebruikt wordt. E-mail is niet voor elk doeleind het meest gunstige medium. Bovendien zorgt de gemakkelijke verspreiding van boodschappen voor een bijkomend effect. Via e-mail ontvangt u vaak een overkill aan informatie die overigens niet altijd (alleen) voor u bedoeld is. Zo komt het regelmatig voor dat werkgerelateerde informatie die bedoeld is voor één bepaalde werknemer, als cc naar andere medewerkers wordt verzonden. Dan weten die er tenminste ook van, is het idee. Het komt zelfs voor dat bij verzenden van kritische opmerkingen in de richting van de leidinggevende ook de collega’s van de verzender een kopie ontvangen. Deze actie lijkt dan de boodschap kracht bij te zetten. De leidinggevende kan het probleem dan niet meer afdoen in een onderonsje met de medewerker. Het is immers een groepsaangelegenheid geworden.
Emoties Een e-mail is snel verzonden. Daarmee is het ook een middel geworden dat soms gebruikt wordt om irritaties te laten blijken of elkaar verwijten te maken. Een e-mail wordt soms verzonden in een boze opwelling, die pas is weggezakt nadat op de verzendknop is geklikt. Daarbij speelt het een belangrijke rol dat bij deze manier van communiceren de mogelijkheid tot nuanceren en relativeren beperkt is. Tijdens een face-to-face contact kunt u een te bitse opmerking wat nuanceren door middel van non-verbaal gedrag. U kunt forse kritiek leveren en tegelijkertijd de relatie herstellen door even te glimlachen, uw handen te kantelen of uw schouders op te trekken. Ook kunt u meteen de reactie van de ander peilen en daar uw presentatie op afstemmen. Bij e-mail ontbreekt de directe feedback. Ook mist u de lichaamscommunicatie die normaliter een essentiële rol speelt bij de uitwisseling van gevoelige informatie.
