Vraag "Ik geef leiding aan een team van elf mensen met wie ik regelmatig één op één spreek en vier keer per jaar een beoordelingsgesprek voer. Ik zou graag de rollen eens omdraaien. Ik wil weten hoe zij vinden dat ik het doe en waar mijn verbeterpunten liggen. We hebben binnen het bedrijf wel een medewerkertevredenheidsonderzoek, maar dit vind ik veel te algemeen. Hoe zorg ik dat ik alle feedback krijg, zonder dat mensen 'bang' zijn dat het invloed heeft op hun functioneren?"
Vraag Je houdt vrij regelmatig de vinger aan de pols. Kwantiteit zegt helaas niets over de kwaliteit. Het is zeker mogelijk dat je de gesprekken minder frequent en toch effectiever kunt voeren.
Frequentie Ik vind de frequentie van de beoordelingsgesprekken te hoog. Dat je regelmatig gesprekken voert is prima, maar het doel moet duidelijk zijn. Mensen moeten een gesprek in een kader kunnen plaatsen, vooral in werkverband. Beoordelingsgesprekken vinden plaats om (eenzijdig) te kunnen oordelen over iemands functioneren en daar hangt een beloningsvorm (salaris, promotie of degradatie) mee samen. Als je dergelijke zaken te vaak voert dan vrees ik dat medewerkers inderdaad niet alles uitspreken. Ik stel voor dat je de beoordelingsgesprekken terugbrengt naar één perjaar en daarbij ook één per jaar een functioneringsgesprek voert, om ook formeel een open en neutraal gesprek te voeren met elkaar.
Structuur en functies gesprekken Als jeformele gesprekken met het personeel voert, doe het dan met een doel dat bij hen bekend is. Gesprekken kunnen verschillende functies hebben. Hierbij de voor jou relevante gespreksvormen.
Functioneringsgesprekken Het doel hiervan is het zo goed mogelijk evalueren van het functioneren van het personeelslid in een open tweegesprek, waarin ook de elementen uit de werksituatie die van invloed zijn aan de orde komen en waarbij die evaluatie het toekomstige functioneren dient. Het doel om over te gaan tot invoering van functioneringsgesprekken is dus meestal tweeledig:
- het verbeteren van de kwaliteit van de producten/diensten op korte, middellange en lange termijn; - het verbeteren van de motivatie van de medewerkers.
Het initiatief voor het gesprek kan uitgaan van beide partijen, maar de manager behoudt de verantwoordelijkheid voor het plaatsvinden van het gesprek. In het gesprek is ook het functioneren van de leidinggevende onderwerp van bespreking (in tegenstelling tot beoordelingsgesprekken).
Een functioneringsgesprek is bedoeld als een neutraal gesprek tussen personeel en manager. Gebruik voor het gesprek een functioneringsformulier.
Beoordelingsgesprekken Het doel hiervan is om met de medewerker te bespreken waar hij of zij zich nog verder in zou kunnen ontwikkelen en/of verbeteren. Het gesprek richt zich op de prestaties van een medewerker in de afgelopen periode, waarbij de medewerker wordt beoordeeld op het vervullen van zijn of haar concrete taken die van tevoren zijn omschreven. Het gesprek gaat veel meer over de ontwikkelingen die in het functioneren zijn geconstateerd dan over alle zaken die verbetering behoeven.
Het beoordelingsgesprek heeft uiteindelijk tot doel om een positieve bijdrage te leveren aan de prestaties, de ontwikkeling, de motivatie en de tevredenheid van de medewerker. Beoordelingsgesprekken worden veelal eenzijdig gevoerd en aan de hand van formulieren met vastgestelde criteria, variërend van meetbare prestaties tot gedrag op het werk.
Op basis van beoordelingsgesprekken worden salarisverhogingen en andere beloningsvormen toegekend. De gesprekken worden veelal aan het einde (of het begin) van het jaar gevoerd.
Gesprekken tussendoor Dit zijn de gesprekken die je regelmatig met de medewerkers voert moeten ook een doel dienen. Ik kan bijvoorbeeld aan projectevaluaties, instrueren, motiveren, werkoverleg of gewoon een informeel gesprek.
Haal diverse vormen van gesprekken niet door elkaar, anders wordt het onduidelijk voor het personeel waar je naar toe wilt en ook wat zij aan de gesprekken hebben. Zorg daarom dat er zo spoedig mogelijk een duidelijke structuur van de gesprekken komt en hou de frequentie van de formele gesprekken zo laag en effectief mogelijk.
Ga vooral na wat je beoogde doel was van de één-op-één gesprekken. Je zult merken dat die gesprekken uiteindelijk minder nodig zijn.
Angst verminderen door duidelijkheid Ik kan me voorstellen dat de medewerkers bang zijn dat de gesprekken die je tot dusverre met ze voerde beoordelingsgesprekken waren. Ken je rollen in de diverse soorten gesprekken, varieer van houding, gedrag, tonatie. De ene keer zul je meer de ander aan het woord laten, zoals bij een functioneringsgesprek, de andere keer zal je houding iets formeler zijn, bijvoorbeeld als je mensen aanspreekt wanneer ze hun werk niet goedhebben gedaan. Ook hier geldt: duidelijkheid lost een heleboel op.
Ga ook na of je wellicht te veel controle nodig hebt richting de medewerkersen waarom je het nodig acht(te)om veel gesprekken te voeren.
Alles uit je team halen begint met duidelijke communicatie Onderzoek de effectiviteit van je gespreks- en communicatietechnieken (verbaal en non-verbaal). Een goede, open, duidelijke communicatie, is cruciaal als je alles uit je team wilt halen.
Vertel om te beginnen wat de doelstellingen zijn van de gesprekken die je met de medewerkers voert en maak hun eigen rol ook duidelijk. Blijf vervolgens feedback vragen, zodat je weet wat er echt leeft. Als de medewerkers in de gaten krijgen dat de gesprekken geen consequenties hebben voor hun beoordeling, behalve het beoordelingsgesprek, dan zullen ze meer openheid tonen en dan komt er ook ruimte vrij om meer uit je team te halen.
Asha Kalijan
Vraag het Asha Heeft u een vraag voor Asha, stuur deze in. U ontvangt direct antwoord per email. Later wordt de vraag volledig anoniem en niet herleidbaar op de site geplaatst. Klik hier om uw vraag in te sturen.
