In communicatietrainingen wordt vaak veel nadruk gelegd op het aangaan en onderhouden van contacten. Het beëindigen van een gesprek is een ondergeschoven kindje. Elk gesprek heeft drie fases. In de eerste fase wordt gewerkt aan contactopbouw en sfeerbepaling. In de tweede fase vindt de kern van de bespreking plaats. En in de derde fase zou plaats moeten zijn voor een gedegen afronding. In deze fase kunnen essentiële zaken worden samengevat en dienen er vervolgafspraken gemaakt te worden. Verder is dit het moment om afscheid te nemen en op een natuurlijke manier uiteen te gaan. Vaak wordt vergeten hier voldoende tijd voor in te ruimen. Wellicht gaat u dan uit elkaar met het gevoel dat het niet af is.
Plotseling verbroken Heeft u wel eens meegemaakt dat uw telefoongesprek om technische reden werd verbroken? U was eigenlijk wel uitgepraat, maar het plotselinge einde kwam als een onaangename verrassing. Sommige mensen kunnen zich er wel bij neerleggen dat het gesprek ineens voorbij is en zien wel verder. Veel anderen bellen opnieuw om het gesprek toch goed af te ronden. Een goede afronding is noodzakelijk om dingen duidelijk te laten zijn. Belangrijke conclusies uit het gesprek worden dan even herhaald. Er worden vervolgafspraken gemaakt. Soms wordt even kort over iets anders gepraat om in een goede sfeer uiteen te gaan en er wordt gegroet.
Sfeerbepaling aan het begin en het einde Hoe een contact begint en wordt beëindigd, bepaalt voor een groot deel de sfeer van de bijeenkomst. In veel besprekingen komt men niet meteen ter zake, maar is er eerst ruimte voor informele uitwisselingen. Door gebruik te maken van humor en smalltalk aan het begin van een gesprek kunt u een meer informele atmosfeer creëren. De kern van de bespreking kan zeer zakelijk zijn, maar een luchtige start en afsluiting bepalen de ambiance. Even praten over koetjes en kalfjes is nodig om een ontspannen contact te leggen en dit weer te beëindigen. Na een spannende bijeenkomst kunnen de deelnemers met een geheel ander gevoel naar huis vertrekken als er tijd is genomen even na te praten. Een borrel kan daarom een welkome en natuurlijke afronding zijn van een lange dag brainstormen. En ook aan het einde van zo’n borrel of bij feestjes en recepties moet er ruimte zijn voor een bewust afscheid. U kent dit waarschijnlijk wel van verjaardagsfeestjes en informele partijtjes. Voordat de gasten definitief naar huis gaan, wordt er vaak nog lang nagesproken in de hal of de deuropening. Soms wordt er verschillende keren afscheid genomen en begint het gesprek weer opnieuw. Als u de bezoekers een drankje of een stoel aanbiedt zullen ze antwoorden dat ze ‘nu écht’ vertrekken, om vervolgens hun gesprek weer te vervolgen.
