In het bedrijf waar ik als communicatieadviseur werk is behoorlijk gereorganiseerd. Deze reorganisatie verloopt met veel onduidelijkheid en frustraties. De managers hebben dit allemaal achter hun buro bedacht en hebben geen rekening gehouden met de impact op hun medewerkers. Nu moet ik samen met P&O een communicatieplan schrijven voor deze medewerkers. Maar ik vind eigenlijk dat de managers op een andere manier met hun personeel om moeten gaan. Hoe kan ik zo'n gedragsverandering bij het management bereiken?
Vraag: In het bedrijf waar ik als communicatieadviseur werk is behoorlijk gereorganiseerd. Deze reorganisatie verloopt met veel onduidelijkheid en frustraties. De managers hebben dit allemaal achter hun buro bedacht en hebben geen rekening gehouden met de impact op hun medewerkers. Nu moet ik samen met P&O een communicatieplan schrijven voor deze medewerkers. Maar ik vind eigenlijk dat de managers op een andere manier met hun personeel om moeten gaan. Hoe kan ik zo'n gedragsverandering bij het management bereiken?
Antwoord: De vraag om een communicatieplan zie ik als een goede mogelijkheid om het gehele proces weer in goede banen te leiden en ook voor elkaar te krijgen wat jij beoogt. Grijp deze kans aan om je visie handen en voeten te geven. Zie het ook als een kans.
Gedragsverandering managers geen primair doel Concentreer je op dit moment in jullie situatie niet op gedragsverandering van de managers. Daarmee raak je namelijk te veel tijd kwijt om het daadwerkelijke probleem van de reorganisatie adequaat op te lossen. Verbindt die twee zaken wel met elkaar, want dat geeft meerwaarde.
Hoe? Door je op de huidige problematiek van de reorganisatie te richten, kun je feitelijk aantonen dat de werkwijze van het management niet het juiste resultaat oplevert. Ze weten dat al, anders vragen ze niet om een communicatieplan. En daarin ligt je opening en kans. Als je in je plan de reorganisatieproblemen in de juiste context plaatst, stuur je richting de gewenste en benodigde oplossingen.
De meerwaarde is van deze werkwijze is dat de verandering in het managementhandelen ook volgt, zonder dat het een doel op zich wordt. Je neemt de managers als het ware mee in het proces en je maakt ze bewust van wat wel en wat niet werkt. Je omzeilt het hele stuk weerstand wat bij (opgelegde) gedragsverandering aan de orde kan zijn, zeker in hun positie. De ervaring is dat managers voor resultaat gaan! In dat proces ontwikkelen ze zich ook. Dat werkt, dus gebruik het.
Valkuil reorganisaties Je hebt natuurlijk gelijk dan de gekozen aanpak niet doordacht was. De managers hebben zich in de valkuil van reorganisatietrajecten gestort. Ze zijn top-down gaan werken en hebben geen draagvlak gecreëerd. Kortom ze hebben niet over de implementatie nagedacht.
Op een eerlijke, duidelijke en respectvolle manier omgaan met veranderingen, maakt een hoop goed in de organisatie. Ook als er mensen ontslagen moeten worden. Medewerkers vormen het kapitaal van de organisatie en ook ex-medewerkers kunnen een waardevolle ambassadeur zijn van de organisatie. Mits ze naar omstandigheden goed behandeld zijn.
Meerjaren communicatieplan In je communicatieplan kun je het hebben over de structurele verbetering van de interne communicatie. Daar valt het omgaan met en informeren van personeel ook onder. Ik zou het een meerjarenplan maken, net natuurlijk het accent op de reorganisatie. Als de managers inderdaad niet goed met het personeel omgaan, kun je deze reorganisatie aanpakken om hen dat bewust te laten worden. Voorbeelden en feiten waar ze nu tegen aan lopen zijn je beste opties om op te pakken.
Je analyse is het belangrijkste stuk. Daarmee haal je de organisatie en de managers over. Wat speelt er, waar is het mis gegaan en waar kan welke communicatievorm een rol spelen? Dus ook: hoe hadden we het anders kunnen doen, wat kunnen we er van leren en hoe gaan we het nu wel effectief aanpakken. En wat is daarvoor nodig!
Haal het reorganisatieplan er bij. Als die er niet is, dan moet iemand dat alsnog schrijven, als zitten jullie al midden in het proces en zijn veel dingen wel 'duidelijk'. Dat geldt ook voor een implementatieplan. En verder ben jij misschien in deze fase degene die daar een leidende/adviserende rol in speelt.
Een goed begin is het halve werk. Zorg dat je het communicatieplan goed neerzet. Presenteer je bevindingen aan alle managers en zorg dat er een brainstorm ontstaat, waarin iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt. Het gaat niet om een schuldvraag. Zorgt voor management-commitment en groenlicht voor je plan. Daarna kun je samen met het management het wederzijdse vertrouwen met de buitendienst stap voor stap gaan herstellen.
Communicatie & P&O ; het hart van organisaties Ik ben erg te spreken over je contact en wellicht samenwerking met P&O. Voor mij vormen deze twee disciplines het hart van de organisatie. De software waar een organisatie op draait. Ik ben ooit begonnen als HRM-& Communicatiemanager, omdat ik 11 jaar terug al de kracht van die combinatie zag in veranderende en groeiende organisatie. Het blijft actueel, want al hou ik me nu met organisatieontwikkeling en persoonlijke ontwikkeling bezig, die twee disciplines vormen voor mij altijd de basis. Helaas is het nog steeds zo, dat bij veranderingstrajecten deze disciplines pas aangesproken worden als het mis gaat. Zoals nu bij jullie.
De rol van communicatie is essentieel in reorganisatietrajecten; onderschat die niet. Je zit duidelijk op de goede weg en ik zou een stevig communicatieplan schrijven. Wees niet bang om duidelijk te zijn en risico’s te nemen.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Asha Kalijan is directeur van Adimco en houdt zich op het gebied van organisatie- en persoonlijke ontwikkeling bezig met advies, implementatie en coaching. De wederzijdse invloed tussen mens en organisatie staat centraal in haar benadering. Ze coacht tevens managers bij het verbeteren van hun persoonlijke effectiviteit.
Vraag het Asha Heeft u een vraag voor Asha, stuur deze in. De vraag wordt volledig anoniem en niet herleidbaar op de site geplaatst. U kunt onderstaand formulier gebruiken (naam en emailadres worden niet op de site gepubliceerd). Velden met een * zijn verplicht. Naam
Emailadres * (op dit adres ontvangt u direct het antwoord van Asha)
