Hoewel daar niet voor opgeleid, ben ik verantwoordelijk voor personeelszaken in het maatvoerderbureau van mijn man en zijn compagnon. Inmiddels zijn er ongeveer 40 mensen in dienst. Het bedrijf behoort tot de top in de branche. De twee directeuren managen met 'gezond verstand' en dat gaat goed, maar ze hebben wel behoefte aan meer feedback en willen graag weten hoe het personeel ze beoordeelt. Hoe pak ik dat aan?
Vraag: Hoewel daar niet voor opgeleid, ben ik verantwoordelijk voor personeelszaken in het maatvoerderbureau van mijn man en zijn compagnon. Inmiddels zijn er ongeveer 40 mensen in dienst. Het bedrijf behoort tot de top in de branche. De twee directeuren managen met 'gezond verstand' en dat gaat goed, maar ze hebben wel behoefte aan meer feedback en willen graag weten hoe het personeel ze beoordeelt. Hoe pak ik dat aan?
Antwoord: Ik lees verschillende punten in je vraag. Feedback geven aan de directie door jou en/of andere personeelsleden en beoordeling van de directie door jou en/of personeelsleden. Ik ga er vanuit dat er wel een beoordelingssysteem is voor het personeel.
Opleiding Allereerst wil ik je aanraden om toch een opleiding of cursussen op het gebied van personeelsmanagement te gaan volgen, al ben je na 10 jaar natuurlijk al een ware ervaringsdeskundige. Hoewel ik ervaring vaak belangrijker vind dan een opleiding, is theoretische kennis van het steeds complex wordende en veranderende vak van personeelszaken wel handig. Het internet is een prima medium, maar de informatie zul je zelf in de juiste context moeten plaatsen.
Ook raad ik je aan om lid te worden van een brancheorganisatie op personeelsgebied, als je dat al niet bent. Je hebt dan volop mogelijkheden om te klankborden met vakgenoten. En klankborden (= feedback geven en ontvangen) hebben we allemaal op zijn tijd nodig.
Feedback, beoordelen en functioneringsgesprekken Er is een verschil tussen beoordelen en feedback geven. Het beoordelen (het woord oordeel is evident hierin) is eenzijdig vanuit de werkgever/leidinggevende en heeft een directe relatie met de beloning/financiële waardering van medewerker. Je kijkt vaak een jaar terug op het functioneren van iemand, meet dat en waardeert dat in de vorm van een salarisverhoging en/of promotie.
Bij het geven van feedback en bij het voeren van functioneringsgesprekken gaat het nog niet om salarisverhogingen. Feedback geven kan op ieder moment, waarbij een concrete situatie of een concreet gedrag zich voordoet. Het gesprek is dan tweezijdig, een dialoog (met structuur), waarbij het aan de ontvanger is of hij/zij er iets mee doet. Uit een ander artikel weet je misschien dat ik er een voorstander van ben om minstens één keer per jaar een functioneringsgesprek te houden. Dan kijk je samen met de medewerker naar hoe het nu gaat en welke afspraken gemaakt kunnen worden voor de toekomst. Daar kun je bij beoordelingsgesprekken ook op terugkomen.
Feedback geven Van het geven en ontvangen van feedback worden we allemaal beter, als individu en als organisatie. Voor jou als personeelsmedewerker is het geven van feedback sowieso belangrijk. Voordat je feedback gaat geven, aan wie dan ook, is het belangrijk om eerst goed over je argumenten en punten na te denken. Wat wil je bereiken? En vanuit welke invloed, relatie cq bevoegdheid en verantwoordelijkheid wil je spreken? Wat is je belang en het belang van de ontvanger over het punt dat je wilt maken. Je relatie tot diegenen waar je de feedback aan geeft is belangrijk. Als je aansluit op die relatie dan komt je boodschap ook beter aan en zorg je voor draagvlak. Pas je communicatievorm aan aan degene waar je feedback aan geeft. De kunst van het geven en ontvangen van feedback luistert nauw, maar in het algemeen geld voor feedback geven in relatie tot je vraag als personeelsfunctionaris:
Kies voor het juiste moment; het voeren van het gesprek moet beiden goed uitkomen
Spreek altijd vanuit de ik-vorm
Benoem eerst wat jij goed vindt gaan
Benoem of beschrijf het gedrag dat je hebt waargenomen objectief/concreet (het liefst direct volgend op het gedrag)
Geef de ander de ruimte om te reageren/check of de boodschap is overgekomen
Vraag de ontvanger of hij /zij er iets mee kan doen
De ontvanger bepaalt of hij/zij iets doet met de feedback
Werk eventueel samen naar oplossingsrichtingen/wenselijk en effectief gedrag
Je directie beoordelen Ik ben benieuwd waarom je de directie feedback wilt geven en/of beoordelen, als je toch ook aangeeft dat ze het goed doen en het bedrijf een prima concurrentiepositie heeft. Wat is je boodschap of visie? Dat is relevant. Ik kan me voorstellen dat het externe stuk wel goed gaat, maar dat je wellicht vindt dat de interne organisatie, met name op het gebied van personeelszaken beter kan. Vaak gaat dat zo bij snel groeiende organisaties.
Mijn ervaring is dat directieleden niet direct openstaan voor een personeelsbeoordeling door het personeel, zeker niet in de vorm van een ‘beoordeling’. Je komt wel steeds meer in bedrijven tegen, dat leidinggevenden en directeuren feedback willen of krijgen van het personeel, maar op directieniveau is het zeker geen regel. Dat heeft natuurlijk alles met hun positie te maken. Jullie doen management-reviews. Ik weet niet wat daaruit naar voren is gekomen en wat er mee gedaan wordt, maar als het zin heeft, dan kan dat instrument wellicht optimaler benut worden.
Concreet Directies staan vaak open voor signalen, feedback en dialoog. Begin daar eerst mee. Ook hier is de relatie die je hebt met hen leidend. Je kunt hetzelfde concept van feedback geven gebruiken, maar wees je er bewust van dat je hen in een directiepositie benadert. Het argument en het doel van de feedback is leidend. Wees concreet. Bijvoorbeeld dat je opmerkt dat iets niet goed gaat in de organisatie richting personeel en dat het ten koste gaat van bijvoorbeeld de productiviteit. Van daaruit kun je een dialoog aangaan en dan is er bijna vanzelfsprekend ruimte voor feedback. Vraag naar hun visie en mening over de zaken waarop je ze wilt aanspreken. Geef ze ruimte om met eigen oplossingen te komen en denk anders mee en kom met voorstellen. Als je kiest om te experimenteren met modellen voor leidinggevenden, dan raad ik je de 360-graden feedback methode aan. Die wordt o.a. gebruikt bij beoordelingen, loopbaan- en persoonlijke ontwikkeling en knelpunten. Deze methode is er op gebaseerd dat er feedback komt op het gedrag van de persoon vanuit een aantal personen uit verschillende invalshoeken, waardoor je een zo breed mogelijk beeld krijgt. Uiteindelijk beoordeelt de persoon zichzelf op zijn of haar eigen functioneren.
PZ-beleid Je rol als personeelsfunctionaris is belangrijk in deze. Denk aan de toekomst van het personeel en het bedrijf vanuit je discipline. Met de juiste bevoegdheden en verantwoordelijkheden kun je vervolgens zelf personeelsinstrumenten voorstellen en invoeren. Vraag je directie om feedback of vraag een functioneringsgesprek aan. Dan kun je je punten in het kader van personeelsmanagement ook bespreken.
Maak de directie gesprekspartners van je beleid en ga innovatief aan de slag. Dat vraagt wel van je dat je je nek uitsteekt, maar risico nemen hoort ook bij het vak en daar ben jij wel klaar voor is mijn inschatting.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Asha Kalijan is directeur van Adimco en houdt zich op het gebied van organisatie- en persoonlijke ontwikkeling bezig met advies, implementatie en coaching. De wederzijdse invloed tussen mens en organisatie staat centraal in haar benadering. Ze coacht tevens managers bij het verbeteren van hun persoonlijke effectiviteit.
Vraag het Asha Heeft u een vraag voor Asha, stuur deze in. De vraag wordt volledig anoniem en niet herleidbaar op de site geplaatst. U kunt onderstaand formulier gebruiken (naam en emailadres worden niet op de site gepubliceerd). Velden met een * zijn verplicht. Naam
Emailadres * (op dit adres ontvangt u direct het antwoord van Asha)
