Ik ben sinds drie jaar werkzaam als communicatiemanager in een non-profitorganisatie en geef op dit moment leiding aan één medewerker. Deze medewerker werkt nogal eens op de automatische piloot. Ze denkt op dat moment niet meer goed na bij wat ze doet. Hierdoor is ze niet scherp waardoor ze veel fouten maakt en kansen mist. Hoe kan ik haar stimuleren zonder haar onzekerder te maken dan ze al is?
Vraag: Ik ben sinds drie jaar werkzaam als communicatiemanager in een non-profitorganisatie en geef op dit moment leiding aan één medewerker. Deze medewerker werkt nogal eens op de automatische piloot. Ze denkt op dat moment niet meer goed na bij wat ze doet. Hierdoor is ze niet scherp waardoor ze veel fouten maakt en kansen mist. Hoe kan ik haar stimuleren zonder haar onzekerder te maken dan ze al is?
Antwoord: Op de automatische piloot functioneren, zou alleen kunnen als iets zodanig beheerst wordt, dat er niet over hoeft worden nagedacht. Bijvoorbeeld bij routinematige zaken. Het is ook niet erg waarschijnlijk dat een onzeker iemand op de automatische piloot functioneert.
Ik denk daarom dat er iets anders aan de hand is. Alvorens feedback te geven, zou je eerst enkele punten vanuit de organisatie kunnen bekijken.
Inwerkproces Het goed inwerken van nieuwe medewerkers is belangrijk om goed aan de slag te gaan in de organisatie. Duidelijkheid over de functie, de verwachtingen, de werkwijze, en het omgaan met elkaar is nodig om je als nieuwe medeweker wat zekerder en vertrouwd te voelen in een nieuwe functie. Daarom zou je kunnen terugkijken op het inwerkproces.
Onder of boven haar kunnen? Een reden van niet goed functioneren kan ook zijn dat iemand boven of onder haar kunnen werkt. De functie kan dan niet vervuld worden naar verwachting, waardoor ook de motivatie kan afnemen. Haar opleiding en werkervaring kunnen hierin wat duidelijkheid verschaffen. Komt in haar functie een reële inschatting van haar kunnen terug? Samen met de aanwijzingen waar wel of niet goed gefunctioneerd wordt, zijn er dan mijn inziens voldoende aangrijppunten voor feedback.
Feedback Ik ben een voorstander van wederzijdse feedback. Dat houdt in dat je ook feedback vraagt. Medewerkers appreciëren het vaak als je op een oprechte manier feedback geeft en ontvangt.
Feedback geef je vanuit je eigen waarneming. Het gaat om gevoelens en feiten en het is nooit een be- of veroordeling. Vraag om te beginnen naar de beleving van haar functie en de organisatie. Daarmee heb je direct informatie over hoe iemand zelf in het werkt denkt te staan of staat. Vertel daarna wat je goed vindt gaan en wat minder goed gaat in haar functie-uitoefening. Bij de verbeterpunten zul je in details moeten treden over wat je verwachtingen zijn en hoe die eventueel op te lossen zijn. Vraag haar verder zelf of ze onzeker is. Pas als duidelijk is wat er aan de hand is, kunnen er conclusies worden getrokken over haar functioneren met bijpassende oplossingen.
Stappen Als er meer uitdaging of begeleiding nodig is, dan kunnen jullie bespreken hoe daaraan voldaan kan worden. Als blijkt dat de medewerker het werk niet aankan, dan kan overwogen worden om stappen te ondernemen op het gebied van coaching, training, functie-eisen etcetera. En mocht blijken dat het de verkeerde organisatie is voor de medewerker, dan is het verstandig om dat zo spoedig mogelijk duidelijk te maken.
Klik hier voor de 25 laatst verschenen artikelen op Managersonline.nl.
Asha Kalijan is directeur van Adimco en houdt zich op het gebied van organisatie- en persoonlijke ontwikkeling bezig met advies, implementatie en coaching. De wederzijdse invloed tussen mens en organisatie staat centraal in haar benadering. Ze coacht tevens managers bij het verbeteren van hun persoonlijke effectiviteit.
Vraag het Asha Heeft u een vraag voor Asha, stuur deze in. De vraag wordt volledig anoniem en niet herleidbaar op de site geplaatst. U kunt onderstaand formulier gebruiken (naam en emailadres worden niet op de site gepubliceerd). Velden met een * zijn verplicht. Naam
Emailadres * (op dit adres ontvangt u direct het antwoord van Asha)
