Vorige week heeft u negen typen managers leren kennen, die elk op hun eigen manier met hun papierwinkel om gingen. De definitie van overzichtelijk en opgeruimd blijkt nogal te verschillen. Een goed systeem van de ene persoon, blijkt het werk voor de ander alleen maar onoverzichtelijk te maken. Met computerbestanden is dat niet veel anders. De types van vorige week blijken ook elk op hun eigen manier met computerbestanden om te gaan. Hierbij vind je veel overeenkomst met de manier waarop ze met papier omgaan.
Niet iedereen hanteert dezelfde systematieken in zijn werk. Vorige week heeft u negen typen managers leren kennen, die elk op hun eigen manier met hun papierwinkel om gingen. De definitie van overzichtelijk en opgeruimd blijkt nogal te verschillen. Een goed systeem van de ene persoon, blijkt het werk voor de ander alleen maar onoverzichtelijk te maken. Met computerbestanden is dat niet veel anders. De types van vorige week blijken ook elk op hun eigen manier met computerbestanden om te gaan. Hierbij vind je veel overeenkomst met de manier waarop ze met papier omgaan.
Een virtuele kantooromgeving De PC is een virtueel kantoor geworden, waarin je als het ware ook onoverzichtelijke stapels en verspreide informatie kunt treffen. Er is echter een verschil met de papieren chaos. Stapels papieren en los gebladerte liggen op een gegeven moment in de weg en worden dan opgeruimd. In computers blijft de oude rommel vaak nog lang aanwezig. Omdat de schijfruimtes steeds groter worden, hebben managers en hun personeel de neiging om alles wat op de computer staat maar te bewaren. Deleten van mails en documenten is extra werk dat gemakkelijk uitgesteld wordt. Laat dus maar staan! Maar ja, op een gegeven moment heb je zoveel, dat er niet meer uit te komen is. Hoe gaan de types die ik de vorige week heb beschreven met deze chaos om? Kijk voor een goed vergelijk nog even naar dit artikel.
1. De stapelaar De stapelaar werkt gewoonlijk met stapels waarin de gegevens geordend worden door documenten heen en weer te schuiven. In de computer doet hij dat niet anders. Hij maakt gebruik van verschillende werkmappen die titels kunnen hebben als: 'belangrijk', 'deze week', 'overige', 'reserve', 'oktober'… Tussen deze mappen schuift hij documenten heen en weer. Het mapje met de naam 'onbelangrijk' zul je trouwens niet treffen, want stel je voor dat er een opdrachtgever binnenkomt die ziet dat zijn informatie in deze map zit. De stapelaar weet echter zelf heel goed dat in het mapje 'overige', de zaken te vinden zijn die nou niet echt prioriteit hebben.
Door het geschuif met documenten kan er nog wel eens wat mis gaan, vandaar dat er een kopie van het document wordt opgeslagen in de map 'reserve'. En waarom dan ook niet vast een exemplaar van het laatste werk opslaan in de map van de huidige maand? Op deze manier ontstaan er soms verschillende versies van eenzelfde document. Heeft u het wel eens meegemaakt dat u een stuk te lezen kreeg dat vol zat met fouten? Uit de verontschuldigingen bleek dat u een verouderd document in handen had. Hier maakte u kennis met een stapelaar.
2. De spreider De spreider behoudt graag overzicht over al het werk waar hij mee bezig is. Hij werkt niet uit verschillende mappen, maar heeft alles op een grote hoop. Alleen zaken die écht afgehandeld zijn, krijgen een andere plek. Maar daar moet hij wel een opruimbui voor hebben, want meestal blijft alles nog lang staan. Hij is een van de weinige personen die werkt met meerdere geopende vensters naast elkaar. Het is voor hem belangrijk om in één oogopslag te kunnen zien wat hij heeft. Daartoe hebben zijn bestanden een herkenbare - soms erg lange - naam zoals: Rapport_ van_ buren_september_2005.doc.
3. De archivist De archivist is ook een mapjestype. Hij bewaart zijn stukken in archieven op jaar en datum. Zijn documenten worden eerder genummerd of gecodeerd, dan van een leesbare naam voorzien. Op deze manier voorkomt hij dat er dubbele bestanden (redundantie) bestaan. Hij beseft namelijk dat daardoor fouten kunnen ontstaan. Zijn bestanden bevinden zich in een mapje - in een mapje - in een mapje. Hij weet zelf perfect waar hij alles kan vinden, maar als een ander met zijn bestanden moet werken ontbreekt het deze persoon geheel aan bewegwijzering. Deze laatste zal alle mappen en subcategorieën moeten doorlopen en stuk voor stuk elk document moeten openen om te zien waar dat over gaat. De archivist heeft ook in zijn mailbox allerlei mapjes in mapjes met voor de leek weinigzeggende benamingen.
4. De behanger De behanger houdt van decoratie. Zoals ik vorige week al aangaf maakt hij niet alleen gebruik van zijn monitor voor het lezen van elektronische informatie. Zijn beeldscherm is rondom volgeplakt met memoblaadjes, die hem eraan herinneren wat hij nog moet doen. Maar ook aan de binnenkant van zijn computer is het kleurrijk. De map waar hij uit werkt is het bureaublad van zijn computer zelf. Als hij zijn computer opent kun je zien dat zijn bureaublad gevuld is met icoontjes van allerlei programma's en bestanden.
5. De ruimer De ruimer heeft een speciale relatie met de deleteknop. Hij bewaart zijn documenten niet langer dan absoluut nodig is. Notulen en agenda’s print hij éénmalig uit en verwijdert dan het bestand. Als hij mail binnenkrijgt selecteert hij vaak al op afzender of onderwerp of hij het überhaupt wel opent. Zijn prullenbak leegt zichzelf bij het afsluiten. Het is dus eigenlijk een elektronische versnipperaar. Weg is weg! Dit is zijn manier van overzicht bewaren.
6. De eeuwige bewaarder In een computer van alles bewaren is geen kunst, maar de eeuwige bewaarder doet er bewust van alles aan dat zijn bestanden niet verdwijnen. Natuurlijk heeft hij allerlei mapjes waarin hij verschillende versies van diverse stukken bewaart, maar eigenlijk heeft hij daar niet zoveel vertrouwen in. Hij weet dat computers kunnen scratchen en het is zijn grootste angst dat hij daardoor van alles kwijt is. Voor de zekerheid bewaart hij alles nog extra. In zijn kast vind je dan ook een grote doos met diskettes waar alle gegevens van de afgelopen tien jaar wel op terug te vinden zijn. Van documenten met recentere informatie zijn er bij hem altijd één of meerdere papieren versies. Deze persoon bewaart alle post die binnenkomt. Ook mailtjes van het kaliber: ‘ga je mee lunchen?’ worden maandenlang bewaard. Als de grootte van zijn mailbox een fysieke beperking kent, zal hij zijn oude mailtjes opslaan op zijn harde schijf en voor de zekerheid ook nog ergens op het netwerk.
7. De sjouwer De sjouwer neemt zijn kantooromgeving onder de arm als hij naar huis vertrekt. Op zijn laptop staan niet alleen zijn eigen documenten, maar ook veel zaken die hij van het netwerk heeft gedownload. Je weet immers niet of je het nodig hebt! Dit is zijn nieuwe manier om zijn werk mee naar huis te nemen. De komst van de laptop heeft het leven een stuk prettiger gemaakt voor de rug van de sjouwer. Een groot nadeel is dat deze mensen dagelijks met alle bedrijfsinformatie over straat lopen. En dan mag je nog blij zijn als ze hun computer niet bij het grofvuil plaatsen als deze is afgeschreven.
8. De overwerker Overwerkers blijven soms lang doorwerken om overzicht te krijgen in het werk dat nog gedaan moet worden. Met de computer is dat niet veel anders. Thuis willen deze mensen écht vrij zijn, dus nemen ze geen werk mee. Maar er zijn nog andere redenen om over te werken. Sommige mensen werken over om hun relatie thuis te ontlopen, al weten ze dat soms zelf niet eens. Er zijn ook overwerkers die dat doen om bij hun collega’s in de gratie te komen: kijk eens wat ik hard werk! Deze laatste types zetten met trots al hun werk op de mail. En van elk mailtje dat ze sturen, gaat ook een kopie door de hele organisatie. Hierdoor lopen mailboxen over. De medewerkers krijgen van alles te lezen wat niet speciaal voor hen bestemd is. Om deze reden selecteren steeds meer mensen hun post als de ruimer. Maar helaas komen deze mailtjes ook bij de eeuwige bewaarders terecht, zodat er spoedig verschillende versies van een zelfde document circuleren.
9. De systemist De systemist weet het meest van computers. In zijn werk gebruikt hij functies van programma’s die de meeste mensen niet kennen. Zo gebruikt hij geavanceerde methoden om zijn computerbestanden te rangschikken. Hij is zeer vertrouwd met de betekenis van bestandsextensies, wat het hem gemakkelijker maakt om dingen te categoriseren. Hij maakt gebruik van zoekfuncties, sorteermogelijkheden en query’s om zijn stukken te vinden. Van alle types heeft hij het minst last van een ongeorganiseerde chaos. Hij weet documenten altijd snel te vinden, ook voor anderen. Hij wordt daarom steeds te hulp gevraagd. Hij weet redundantie te voorkomen door zijn stukken op een vindbare plaats op het netwerk te plaatsen en in zijn mails en documenten hyperlinks daarnaar op te nemen. Zo worden er niet telkens verschillende versies van een document geopend. De systemist heeft als nadeel dat hij er soms vanuit gaat dat zijn kennis universeel is. Hij verwacht dat anderen zijn werkwijze kennen en gebruiken en kan zich nogal ergeren aan mensen die in zijn ogen computeranalfabeten zijn.
